隨著科技進(jìn)步，智能制造正在世界范圍內(nèi)興起，智能制造水平成為邁向制造強(qiáng)國(guó)的標(biāo)志之一，中國(guó)制造業(yè)也正在通過智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型來(lái)尋求新突破。
作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要組成部分，通過構(gòu)建數(shù)字化辦公平臺(tái)，以助力企業(yè)管理水平的提升，亦得到眾多制造企業(yè)的重視。藍(lán)凌作為數(shù)字化工作專業(yè)服務(wù)商，近期舉辦了“數(shù)字化辦公——制造專場(chǎng)”線上直播活動(dòng)，并邀請(qǐng)到“LED上市企業(yè)”聚飛光電IT中心總監(jiān)鄧維軍分享聚飛光電的數(shù)字化辦公實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
以下將鄧維軍總監(jiān)的分享整理成文，以饗讀者。
談定位：OA是支撐公司運(yùn)營(yíng)的“半壁江山”
深圳市聚飛光電股份有限公司成立于2005年，專業(yè)從事SMD LED器件的研發(fā)、生產(chǎn)與銷售，主要產(chǎn)品包括背光LED、照明LED、燈條產(chǎn)品、車用LED、顯示屏LED及數(shù)碼管等全系列LED器件與產(chǎn)品，多年來(lái)公司始終是國(guó)內(nèi)背光LED的龍頭企業(yè)。公司于2012年在深交所正式掛牌上市，股票代碼：300303。公司現(xiàn)有員工3000多人，并擁有深圳總部、惠州聚飛、蕪湖聚飛三大基地。公司屢獲“廣東企業(yè)500強(qiáng)”“廣東創(chuàng)新企業(yè)100強(qiáng)”等多項(xiàng)榮譽(yù)。
▲圖片來(lái)源：聚飛光電官網(wǎng)
作為L(zhǎng)ED行業(yè)背光領(lǐng)域的龍頭企業(yè)，聚飛光電非常重視企業(yè)的IT信息化、數(shù)字化建設(shè)，在多年前通過對(duì)企業(yè)的IT現(xiàn)狀評(píng)估分析，構(gòu)建了相應(yīng)的IT規(guī)劃與實(shí)施規(guī)劃，并逐步上線了ERP、CRM、MES、SRM、PLM、WMS、EAM、APS、資金管理系統(tǒng)、OA等一系列業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
鄧維軍表示，在聚飛光電的IT規(guī)劃整體架構(gòu)中，OA起到非常重要的作用，它是除了SAP、MES兩大制造業(yè)核心的系統(tǒng)之外，另一大核心系統(tǒng)。聚飛光電將其定位為：?jiǎn)T工工作的統(tǒng)一入口、統(tǒng)一的流程（審批）平臺(tái)、業(yè)務(wù)功能集成平臺(tái)、知識(shí)平臺(tái)、BI平臺(tái)以及移動(dòng)端平臺(tái)的入口。“可以這樣評(píng)價(jià)，它是除了支撐我們公司業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)之外的其他運(yùn)營(yíng)的半壁江山。”
談選型：基于2大優(yōu)勢(shì)，選擇藍(lán)凌
為何要上OA系統(tǒng)？
鄧維軍表示，在2014年，聚飛光電決定構(gòu)建一套全新的協(xié)同辦公系統(tǒng)，主要基于以下幾方面的原因：
一是就IT現(xiàn)狀而言，隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，現(xiàn)有的IT支撐已然不能快速滿足業(yè)務(wù)單位日益增長(zhǎng)的管理類需求，急需配置可擴(kuò)展的二次開發(fā)平臺(tái)；
二是從公司戰(zhàn)略層面來(lái)說(shuō)，公司集團(tuán)化戰(zhàn)略對(duì)異地辦公提出了更高的要求，協(xié)同性工作日益增多；
三是從業(yè)務(wù)痛點(diǎn)層面考慮，公司的知識(shí)資產(chǎn)存在流失、存儲(chǔ)分散等痛點(diǎn)，以及各個(gè)業(yè)務(wù)部門亦急需借助信息化系統(tǒng)進(jìn)一步提升溝通協(xié)同、流程審批效率。
聚飛光電希望通過構(gòu)建全新的OA系統(tǒng)，幫助企業(yè)達(dá)成4大目標(biāo)：
● 建立公司的知識(shí)管理系統(tǒng)和制度，流程中的文檔資產(chǎn)、經(jīng)驗(yàn)積累在系統(tǒng)中匯集、分類、控制、查閱；
● 實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部90%的流程審批電子化；
● 實(shí)現(xiàn)KPI庫(kù)管理、績(jī)效管理、計(jì)劃管理、任務(wù)管理，讓精細(xì)管理過程一覽無(wú)遺；并提供豐富的報(bào)表和數(shù)據(jù)挖掘，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持；
● 實(shí)現(xiàn)考勤、會(huì)議、車輛、辦公用品等行政管理。
基于以上目標(biāo)，聚飛光電對(duì)幾大頭部OA廠商進(jìn)行了深入調(diào)研、選型對(duì)比，最終選擇攜手藍(lán)凌共同推進(jìn)OA項(xiàng)目的建設(shè)。“之所以選擇藍(lán)凌，第一要素是因?yàn)樗{(lán)凌的知識(shí)管理體系做得非常好，這與我們的第一目標(biāo)非常匹配；第二是因?yàn)樗{(lán)凌EKP的二次開發(fā)平臺(tái)架構(gòu)非常清晰、可擴(kuò)展性非常強(qiáng)，相較于其他廠商的平臺(tái)比較‘輕’，根據(jù)它的架構(gòu)，我們可以很方便地加入要擴(kuò)展的功能。”鄧維軍說(shuō)道。
談實(shí)施：構(gòu)建一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)
雙方經(jīng)過多期項(xiàng)目合作，通過不斷深化和完善各項(xiàng)應(yīng)用，聚飛光電打造了集知識(shí)管理、流程管理、項(xiàng)目協(xié)作管理、檔案管理、E-Learning管理、績(jī)效管理、集成管理、固定資產(chǎn)管理等多項(xiàng)功能于一體的協(xié)同辦公系統(tǒng)，為公司長(zhǎng)期的流程管理、知識(shí)沉淀學(xué)習(xí)、IT快速高質(zhì)量服務(wù)奠定了基礎(chǔ)，使公司事務(wù)性管理步入了新臺(tái)階。
● 知識(shí)管理
依據(jù)藍(lán)凌知識(shí)管理方法論，聚飛光電構(gòu)建了流程知識(shí)庫(kù)、專業(yè)知識(shí)庫(kù)、培訓(xùn)資料庫(kù)、外部資料庫(kù)4大知識(shí)庫(kù)，對(duì)公司的知識(shí)資產(chǎn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于管理和查詢。
▲知識(shí)中心后臺(tái)配置（圖片來(lái)源：聚飛光電，下同）
OA系統(tǒng)支持多類知識(shí)搜索形式，包括全文檢索、關(guān)鍵字檢索、標(biāo)簽搜索、多維組合條件搜索等。“我們的知識(shí)資料庫(kù)目前已經(jīng)累積了幾萬(wàn)份知識(shí)文檔，通過搜索即可快速地查找到想要的信息。”鄧維軍表示。
知識(shí)作為企業(yè)的核心資產(chǎn)，其安全性與保密性尤為重要。OA平臺(tái)擁有一套完善的知識(shí)安全機(jī)制，管理員可以針對(duì)不同用戶的系統(tǒng)訪問權(quán)限、模塊訪問權(quán)限、知識(shí)閱讀權(quán)限、附件下載權(quán)限等進(jìn)行不同級(jí)別的授權(quán)，以保障公司知識(shí)資產(chǎn)的安全。
鄧維軍介紹，依據(jù)知識(shí)管理平臺(tái)的基礎(chǔ)架構(gòu)，聚飛光電通過簡(jiǎn)單的二次開發(fā)，打造了檔案管理和職業(yè)健康安全信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了聚飛整個(gè)集團(tuán)（惠州、蕪湖、深圳3大基地）的檔案、安全信息的共享。
● 流程管理
聚飛光電攜手藍(lán)凌進(jìn)行了各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程、管理流程的梳理優(yōu)化與E化落地，通過規(guī)范流程管理，大幅提升了流程效率，減少了人工差錯(cuò)。
▲通過優(yōu)化、E化薪酬核算項(xiàng)目、流程，薪資核算周期大幅縮短
鄧維軍舉例說(shuō)道，就薪酬核算而言，以往薪酬核算的很多相關(guān)數(shù)據(jù)表單都是由員工手工填寫提交，再由人力資源部門的同事一一進(jìn)行核算。各項(xiàng)工資數(shù)據(jù)多達(dá)數(shù)十項(xiàng)，人工核算效率低、時(shí)間長(zhǎng)，人力資源薪資核算組從發(fā)薪前半個(gè)月開始就非常忙碌。“我們對(duì)薪酬核算項(xiàng)目、流程進(jìn)行了梳理優(yōu)化，并將整個(gè)流程E化管理，流程審批完成后，所有的數(shù)據(jù)自動(dòng)匯總生成工資核算的數(shù)據(jù)，并自動(dòng)提交至公司HR的工資核算模塊，效率大大提升，薪資核算周期從原來(lái)的12天縮短到2天以內(nèi)。”
▲OA與SAP的集成數(shù)據(jù)接口圖示
除了優(yōu)化一系列流程以外，聚飛光電還將OA平臺(tái)與SAP、PLM、HR、費(fèi)用報(bào)銷等各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了集成，將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的審批流統(tǒng)一在OA中進(jìn)行，流程審批通過后，相關(guān)數(shù)據(jù)回寫至各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，極大地提升了流程的審批效率。
● 二次開發(fā)
基于藍(lán)凌EKP強(qiáng)大的二次開發(fā)平臺(tái)，聚飛光電結(jié)合企業(yè)自身需求，優(yōu)化、開發(fā)了項(xiàng)目管理、固定資產(chǎn)管理、戰(zhàn)略績(jī)效管理等多項(xiàng)應(yīng)用。
在藍(lán)凌項(xiàng)目協(xié)作平臺(tái)的基礎(chǔ)上，聚飛光電增加了項(xiàng)目評(píng)審、項(xiàng)目評(píng)估等相關(guān)功能，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的閉環(huán)管理。“通過對(duì)項(xiàng)目的全程規(guī)范化管理，我們的客戶開拓量和訂單成功率有了較大的提升。目前公司建立項(xiàng)目數(shù)已經(jīng)超過2000個(gè)。”
通過二次開發(fā)，聚飛光電構(gòu)建了固定資產(chǎn)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了囊括資產(chǎn)代碼管理、采購(gòu)管理、付款申請(qǐng)管理、資產(chǎn)入場(chǎng)管理、資產(chǎn)驗(yàn)收管理、資產(chǎn)變更管理等全周期的管理。
為了更好地實(shí)現(xiàn)公司對(duì)各部門、員工的績(jī)效管理，聚飛光電開發(fā)了戰(zhàn)略績(jī)效管理平臺(tái)，囊括戰(zhàn)略地圖、工作計(jì)劃（組合和個(gè)人）、績(jī)效評(píng)估等多個(gè)板塊。
此外，值得一提的是，聚飛光電將BI、HR、ERP等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表統(tǒng)一集成到OA中，可通過OA的“報(bào)表查詢”入口統(tǒng)一查看。
談后續(xù)計(jì)劃：構(gòu)建知識(shí)地圖、打造移動(dòng)入口
談及OA應(yīng)用的后續(xù)推進(jìn)計(jì)劃，鄧維軍表示，主要包括3大方面：
一是在知識(shí)管理層面，計(jì)劃建立崗位知識(shí)地圖，以導(dǎo)航圖的形式，配合知識(shí)采集規(guī)則，將知識(shí)集中展現(xiàn)在一個(gè)頁(yè)面中，使知識(shí)更加有序化，方便員工掌握知識(shí)之間的邏輯關(guān)系，也便于員工快速定位到所需知識(shí)；
二是希望打造一個(gè)統(tǒng)一的移動(dòng)平臺(tái)入口，實(shí)現(xiàn)全員的移動(dòng)辦公需求；
三是在EKP上整合公司的KPI報(bào)表，實(shí)現(xiàn)量化KPI績(jī)效評(píng)估的自動(dòng)化。
關(guān)于藍(lán)凌
藍(lán)凌軟件成立于2001年，數(shù)字化工作專業(yè)服務(wù)商、阿里釘釘使命級(jí)戰(zhàn)略合作伙伴、阿里云知識(shí)管理與協(xié)同領(lǐng)域首家戰(zhàn)略合作伙伴，為大中型企業(yè)及成長(zhǎng)型組織，提供智能辦公、移動(dòng)門戶、知識(shí)管理、數(shù)字運(yùn)營(yíng)、財(cái)務(wù)共享、專有云等一體化解決方案；先后助力萬(wàn)科、小米、中信等眾多知名企業(yè)實(shí)現(xiàn)了智慧管理與高效辦公的工作變革，累計(jì)服務(wù)3000萬(wàn)+名用戶。
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