智能制造時代,供應(yīng)鏈數(shù)智化程度成為制造企業(yè)的核心競爭力。Gartner公司在《Gartner:2020年八大供應(yīng)鏈技術(shù)趨勢》報告中指出,為了更好地應(yīng)對后疫情時代各項業(yè)務(wù)的重啟,供應(yīng)鏈領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)進一步探索開發(fā)利用數(shù)字化的好處。必須找到具有顛覆供應(yīng)鏈運營模式潛力以及具備競爭優(yōu)勢的創(chuàng)新性技術(shù)。
某世界500強企業(yè)作為全球領(lǐng)先的技術(shù)和服務(wù)供應(yīng)商,業(yè)務(wù)領(lǐng)域涵蓋工業(yè)技術(shù)、能源與建筑、智能交通等領(lǐng)域,也將目光瞄準(zhǔn)供應(yīng)鏈數(shù)智化升級。去年引入上上簽電子簽約簽約管理系列產(chǎn)品,打造自己的電子簽約平臺,通過構(gòu)建生產(chǎn)經(jīng)銷合同自動化流轉(zhuǎn)流程,極大提升了供應(yīng)鏈的數(shù)智化程度,實現(xiàn)精益生產(chǎn)與敏捷制造能力的飛躍。
一、項目背景:構(gòu)建全集團簽約統(tǒng)一電子化改造
該企業(yè)對互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型十分重視,早在2019年該企業(yè)中國區(qū)就聯(lián)系上上簽電子簽約,準(zhǔn)備牽頭打造企業(yè)電子簽約平臺。通過此平臺,各個子公司及不同的業(yè)務(wù)線可以在此基礎(chǔ)上打造“上層建筑”,實現(xiàn)簽約統(tǒng)一電子化改造,助力企業(yè)降本增效。
二、痛點:銷售生產(chǎn)流程無法形成自動化閉環(huán)
制造企業(yè)的生產(chǎn)排期與銷售訂單息息相關(guān)。雖然該企業(yè)的生產(chǎn)排期流程有IT系統(tǒng)進行管理實現(xiàn)了智能化,但是從銷售訂單流轉(zhuǎn)到生產(chǎn)排期系統(tǒng)這一環(huán),仍然是以人工與紙質(zhì)合同進行處理,無法形成完整的自動化閉環(huán),影響了整個銷售生產(chǎn)體系的運轉(zhuǎn)效率。
1.銷售合同紙質(zhì)流轉(zhuǎn),無法精確排產(chǎn)排期
該企業(yè)對生產(chǎn)管理與物料采購管理嚴(yán)格,需要銷售部門確認(rèn)銷售合同簽署成功后,才能開始排產(chǎn)排期。在使用紙質(zhì)合同時,該企業(yè)從銷售簽約到排產(chǎn)排期的業(yè)務(wù)流程為:企業(yè)簽署→合同郵寄→經(jīng)銷商簽署→合同寄回→人工錄入系統(tǒng)→系統(tǒng)內(nèi)審核→排產(chǎn)排期。
產(chǎn)能和物資儲備是決定企業(yè)運轉(zhuǎn)效率的關(guān)鍵,多儲備一天的物料或提前一天進行排產(chǎn)將能節(jié)省大量資金。在采取紙質(zhì)合同進行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)時,該企業(yè)合同流轉(zhuǎn)周期短則一周多則數(shù)月,極其限制企業(yè)物料儲備和生產(chǎn)排期的效率,甚至出現(xiàn)合同丟失需重簽的情況,給排產(chǎn)排期管理造成很大損失。
2.簽署時間難確認(rèn),影響銷售激勵核算發(fā)放
該企業(yè)擁有一套清晰的銷售激勵管理制度,銷售獎勵依據(jù)合同簽署時間進行發(fā)放。以往的銷售激勵發(fā)放流程為:企業(yè)簽署→合同郵寄→經(jīng)銷商簽署→合同寄回→查詢紙質(zhì)合同簽署日期→發(fā)放銷售激勵。
使用紙質(zhì)合同簽署銷售訂單時,企業(yè)無法有效管理合同簽署時間。合同實際簽署日期與合同文本簽署日期不一致、合同正在郵寄無法確認(rèn)簽署時間、合同簽署時間修改或事后補充等問題,令發(fā)放激勵的管理人員承擔(dān)了大量核對工作,激勵發(fā)放過程中也出現(xiàn)過銷售人員和公司總部對合同簽訂日期理解不一致,需要反復(fù)溝通協(xié)商或上級介入裁判。
三、解決方案:簽約管理系列構(gòu)建電子合同自動化流轉(zhuǎn)全流程
上述問題已嚴(yán)重限制了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率,為此該企業(yè)引入了上上簽電子簽約平臺簽約管理系列,將銷售生產(chǎn)體系的合同流轉(zhuǎn)實現(xiàn)全流程電子化,同時將經(jīng)銷商管理工作實現(xiàn)了線上管理。
圖源自上上簽電子簽約云平臺簽約管理系列產(chǎn)品平臺首頁
1.生產(chǎn)排期流程實現(xiàn)自動化
借助電子簽約,該企業(yè)優(yōu)化后的生產(chǎn)排期流程為:線上簽約,數(shù)據(jù)同步→排產(chǎn)人員線上查看合同簽署狀態(tài)→生產(chǎn)排期,相比紙質(zhì)合同的7個流程節(jié)點,省去了4個節(jié)點,流程更加精簡。
通過上上簽電子簽約平臺,排產(chǎn)排期管理人員可在線查詢合同簽署狀態(tài),以便進行排產(chǎn)排期和物料儲備工作,使得物料周轉(zhuǎn)速率和排產(chǎn)排期效率得到提升。
圖源自上上簽電子簽約云平臺,管理人員可查詢合同簽署狀態(tài)
以往采用紙質(zhì)合同,從簽約到執(zhí)行排期,至少需要一到兩個星期。采用電子合同后,經(jīng)銷商簽署完畢,合同狀態(tài)數(shù)據(jù)立刻同步至系統(tǒng),不需審核即可開啟排產(chǎn)排期流程,平均可提前3-5天排期排產(chǎn),極大提高了生產(chǎn)效率與資金利用率,節(jié)省企業(yè)的生產(chǎn)成本,縮短生產(chǎn)周期。
2.激勵發(fā)放流程優(yōu)化,銷售激勵客觀可信
通過合同電子化,如今該企業(yè)的銷售激勵發(fā)放流程如下:線上簽約,數(shù)據(jù)同步→在線查看簽署日期→發(fā)放銷售激勵,流程節(jié)點降低為紙質(zhì)合同流轉(zhuǎn)時的二分之一。
結(jié)合電子簽約技術(shù)的不可篡改和高時效性,合同簽署完成后,激勵發(fā)放管理人員可以清晰地查詢到每一筆訂單的實際簽署時間。合同簽署時間無法人為更改,銷售激勵的獎勵發(fā)放更加客觀。
圖源自上上簽電子簽約云平臺,管理人員可查看合同簽署時間
如圖所示,激勵發(fā)放管理人員可以登錄上上簽電子簽約平臺,在合同管理模塊下查詢每一筆訂單的具體簽署時間,通過核對時間和合同金額發(fā)放激勵,同時系統(tǒng)也支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出功能,實現(xiàn)批量數(shù)據(jù)處理。
結(jié)語
供應(yīng)鏈數(shù)智化是制造企業(yè)未來數(shù)年數(shù)智化的重點。該制造企業(yè)中國區(qū)通過上上簽電子簽約簽約管理系列產(chǎn)品,實現(xiàn)了合同的簽、發(fā)、存、管、控等全流程電子化自動流轉(zhuǎn),特別是在銷售生產(chǎn)流程上補齊了自動化的最后一環(huán),優(yōu)化了供應(yīng)鏈上下游協(xié)同能力,從而提高了生產(chǎn)效率。
此外,生產(chǎn)增效與成本管控也是制造業(yè)面臨的普遍難題,通過借鑒該企業(yè)電子簽約應(yīng)用經(jīng)驗,其他制造型企業(yè)同樣可以實現(xiàn)銷售生產(chǎn)流程的自動化,帶來顯著的經(jīng)濟效益。
