天加是一家全球領(lǐng)先的智慧潔凈環(huán)境及綠色能源的系統(tǒng)供應(yīng)商和服務(wù)商。早在2020年疫情爆發(fā)后，天加作為醫(yī)院潔凈空調(diào)行業(yè)的標(biāo)桿曾被選中為武漢火神山、雷神山醫(yī)院提供ICU、負(fù)壓手術(shù)室等核心區(qū)域的醫(yī)用凈化空調(diào)設(shè)備。如今，天加攜手電子簽約行業(yè)領(lǐng)跑者上上簽電子簽約，開(kāi)啟制造企業(yè)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
“我們是一家更多面向企業(yè)客戶（To B）的制造企業(yè)，近些年公司戰(zhàn)略上要求各部門重視數(shù)字化轉(zhuǎn)型，我們也一直在朝這個(gè)方向?qū)嵺`。”初見(jiàn)天加人資行政中心高級(jí)總監(jiān)周智英時(shí)，她就強(qiáng)調(diào)了這一點(diǎn)。
企業(yè)從2011年開(kāi)始啟動(dòng)了十年質(zhì)量精進(jìn)計(jì)劃，為能更好更快地推進(jìn)計(jì)劃落地，底層的組織建設(shè)擺在了首要位置，尤其是要解決組織支撐能力不足的問(wèn)題。于是“如何借助數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)組織能力的升級(jí)”成為了天加關(guān)注的話題。
為深度了解“制造企業(yè)人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型情況”，前不久，上上簽電子簽約邀請(qǐng)到了天加人資行政中心高級(jí)總監(jiān)周智英，圍繞“天加人力資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型”做了深度交流。
1. 從大概2015年開(kāi)始，HR圈反復(fù)提及VUCA時(shí)代“HR既要懂業(yè)務(wù)也要懂對(duì)數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用”，呼吁HR善用數(shù)字化工具將精力釋放出來(lái)做更有價(jià)值的工作。盡管大家知道這是一種趨勢(shì)，但是疫情的出現(xiàn)加速了HR對(duì)數(shù)字化應(yīng)用的重視。
天加HR在推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中都有哪些創(chuàng)新實(shí)踐？
周智英：隨著天加發(fā)展規(guī)模地不斷壯大，我們面臨一些異地化管理的問(wèn)題。秉持著“同一個(gè)天加，同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”的原則，我們希望從流程、規(guī)劃和效率三個(gè)角度打造HR數(shù)字化平臺(tái)。
目前我們已經(jīng)建成了員工自助平臺(tái)、HR管理平臺(tái)、招聘系統(tǒng)平臺(tái)、天加學(xué)院云平臺(tái)以及與上上簽合作的移動(dòng)簽核平臺(tái)。
未來(lái)我們還計(jì)劃在人才發(fā)展、績(jī)效管理等方面推進(jìn)信息化，為業(yè)務(wù)發(fā)展提供更多的決策依據(jù)。
2. 剛才您提到了跟上上簽合作的移動(dòng)簽核平臺(tái)，作為電子簽約項(xiàng)目的牽頭部門，當(dāng)時(shí)考慮上電子簽約的背景是什么？
周智英：一方面，剛才提到我們有很多異地管理的問(wèn)題，其中便包括銷售體系異地員工的基礎(chǔ)管理。因?yàn)楹芏噤N售在異地，甚至在海外子公司，所以異地紙質(zhì)簽署是非常大的痛點(diǎn)。
前期沒(méi)有上電子簽約之前，每家分公司都會(huì)有一位財(cái)務(wù)，類似于文員的角色，他們主要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作，同時(shí)也兼任行政人事角色。
像人事的基礎(chǔ)模塊，主要都是依托他們幫我們處理，比如簽訂勞動(dòng)合同，開(kāi)具一些證明之類的工作。
以入職為例，總部發(fā)過(guò)offer之后，員工會(huì)帶著offer去分公司找當(dāng)?shù)氐呢?cái)務(wù)人員報(bào)道，財(cái)務(wù)人員辦理完入職流程之后，會(huì)將勞動(dòng)合同寄給總部。
因?yàn)槿肼殕T工很多，如果各地分公司每家都要辦理入職流程郵寄文件，也是不小的工作量。
這還不是最主要的問(wèn)題，分公司的財(cái)務(wù)會(huì)變動(dòng)，一旦涉及財(cái)務(wù)離職，總部的HR就要給新同事重新介紹培訓(xùn)，如果中間溝通不到位，還會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。
比如寄錯(cuò)了合同，需要返回重新郵寄。
另外，也面臨可能員工實(shí)際已經(jīng)入職了，但是其勞動(dòng)合同還沒(méi)有郵寄過(guò)來(lái)的情況，這樣總部的HR并不知道員工具體的入職時(shí)間，會(huì)導(dǎo)致員工參保延誤的情況。
3. 除此之外，像天加作為制造企業(yè)是否也有勞務(wù)派遣的場(chǎng)景？在這塊是否存在簽約痛點(diǎn)？
周智英：我們有勞務(wù)派遣的場(chǎng)景，之前與一家南京本地的第三方勞務(wù)公司合作時(shí)都需要簽訂紙質(zhì)材料。員工入職時(shí)要簽紙質(zhì)合同，簽過(guò)以后我們會(huì)寄過(guò)去，非常不方便。
這還不是最主要的，因?yàn)榕汕膊恢幻嫦蚰暇┛偛浚竺嫔婕巴獾毓S也就是外地分公司也要引進(jìn)派遣員工時(shí)，就比較麻煩了。
當(dāng)時(shí)流程比較復(fù)雜，HR經(jīng)常要跟蹤追問(wèn)勞務(wù)公司：?jiǎn)T工的材料是否已經(jīng)簽好，何時(shí)簽完的，什么時(shí)候寄過(guò)來(lái)。另外還會(huì)溝通什么時(shí)候蓋章，因?yàn)閯趧?wù)公司的用印管理比較嚴(yán)格。后續(xù)HR蓋完章以后要寄還一份給勞務(wù)公司，然后再寄一份給員工，涉及多方。
后面考慮到各方面的原因，總部統(tǒng)籌之后選擇了另一家第三方公司，當(dāng)時(shí)對(duì)方已經(jīng)在用上上簽的電子簽約，后面勞務(wù)派遣業(yè)務(wù)我們使用了電子簽約就非常方便。
4. 所以這是天加第一次對(duì)電子簽約有了直觀的感受，后面在引入電子簽約時(shí)，比較關(guān)注哪些方面？
周智英：在上電子簽約項(xiàng)目之前，我們做了很多調(diào)研，詢問(wèn)了行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)使用電子簽約的情況，其中了解到像A.O.史密斯在與上上簽合作。目前電子合同服務(wù)商的水平良莠不齊，我們希望選擇一家可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商。
首先比較關(guān)注是否可以保障電子合同的安全有效，同時(shí)，電子簽約廠商的實(shí)力如何以及是否能為我們提供一站式的服務(wù)，高質(zhì)量地解決后續(xù)的一些問(wèn)題。
經(jīng)過(guò)考察，我們認(rèn)為上上簽的平臺(tái)還是足夠大的，無(wú)論是產(chǎn)品功能還是服務(wù)能力方面，在行業(yè)內(nèi)都是比較領(lǐng)先的。
從HR的操作角度來(lái)看也比較容易上手使用，最重要的是產(chǎn)品功能可以解決我們公司大部分的簽約問(wèn)題。
還有我們接觸下來(lái)覺(jué)得上上簽售后服務(wù)的水平和響應(yīng)速度還是比較快的，有問(wèn)題可以得到及時(shí)地解決和反饋，所以我們也期待后續(xù)能有一個(gè)更深入的合作。
5. 剛才您提到首先要考慮法律的合規(guī)，HR部門做了哪些工作，打消了其他部門的顧慮，保障了項(xiàng)目的順利上線推廣？
周智英：因?yàn)殡娮雍灱s對(duì)大家而言算是一個(gè)比較新的事物，所以在上線之前我們通過(guò)官微發(fā)文等形式讓員工知道什么是電子合同，普及了電子簽約的合法性以及電子簽約會(huì)給員工和公司帶來(lái)哪些便利性。這些可能需要我們HR提前進(jìn)行宣傳，然后跟管理者做好溝通。
同時(shí)我們也介紹了上上簽電子簽約平臺(tái)，讓員工感受到大平臺(tái)所帶來(lái)的安全保障。因?yàn)榇蠹乙矔?huì)擔(dān)心自己或者公司的信息數(shù)據(jù)安全。
在這過(guò)程當(dāng)中，我覺(jué)得跟上上簽的合作和溝通還是比較順暢的。
首先我們企業(yè)和供應(yīng)商之間能有一個(gè)比較深度的互動(dòng)，是我們關(guān)心的點(diǎn)，像現(xiàn)在上上簽?zāi)芙o我們及時(shí)提供一些解決方案，包括相應(yīng)的宣傳口徑、資料，讓我們和員工能快速地達(dá)成共識(shí)。
6. 現(xiàn)在天加的移動(dòng)簽核平臺(tái)已經(jīng)上線一段時(shí)間了，目前主要涉及哪些簽約場(chǎng)景？大家的反饋如何？
周智英：目前天加電子簽約運(yùn)用屬于一期上線，現(xiàn)階段我們重點(diǎn)推廣員工基礎(chǔ)管理。
入職管理：入職履歷表、入職合同、保密競(jìng)業(yè)等協(xié)議簽訂；在職管理：在職證明，居住證明開(kāi)具；異動(dòng)管理：異動(dòng)申請(qǐng)單簽署；合同管理：勞動(dòng)合同續(xù)簽；離職管理：辭職報(bào)告書簽署，離職證明開(kāi)具。
隨著系統(tǒng)逐步升級(jí)，電子簽約的應(yīng)用場(chǎng)景將會(huì)逐步拓展至HR其他場(chǎng)景。
我們?nèi)珖?guó)70多家分公司，之前散落在外地分公司文員手里的工作，現(xiàn)在上線電子簽約之后，基本上這部分兼職的情況已經(jīng)不需要了，人力得以完全釋放，全部集中到總部。但實(shí)際上我們總部也沒(méi)有增加人手，這是第一層面的節(jié)約。
第二點(diǎn)，如果簡(jiǎn)單從郵費(fèi)考慮，每月大概可以節(jié)省幾萬(wàn)元。而郵寄時(shí)間的節(jié)省直接影響入離職時(shí)間，我覺(jué)得招聘提效和員工體驗(yàn)也是比較可觀的。
7. 最后，您如何看待數(shù)字化技術(shù)對(duì)HR工作的影響？
周智英：以電子簽約為代表的數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展拓展了我們?nèi)肆Y源管理的邊界。
得益于數(shù)字化技術(shù)，HR工作更容易被追蹤和量化，比如招聘系統(tǒng)可以幫助我們了解不同招聘渠道的投入產(chǎn)出情況，基于相關(guān)數(shù)據(jù)我們可以反過(guò)來(lái)優(yōu)化前期的招聘行為。
又或者是電子簽約平臺(tái)，我們可以在后臺(tái)看到簽署狀態(tài)、用印頻次等相關(guān)數(shù)據(jù)，員工的簽署行為更加可視化，基于此我們可以分析不同分公司的簽約情況，推測(cè)問(wèn)題背后的原因等等。可以說(shuō)，人力資源工作的自動(dòng)化讓我們的決策能力更加智慧。
結(jié)語(yǔ)
在人才主導(dǎo)的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，出色的員工體驗(yàn)將為企業(yè)帶來(lái)優(yōu)勢(shì)。正所謂只有員工成功，客戶才能成功。于是越來(lái)越多的企業(yè)HR開(kāi)始關(guān)注員工從入職到離職整個(gè)生命周期的個(gè)人體驗(yàn)。
在上上簽服務(wù)的客戶中，大多情況下是HRSSC在牽頭電子簽約項(xiàng)目，這項(xiàng)實(shí)踐在提質(zhì)增效和提升員工體驗(yàn)方面被寄予厚望且取得了積極的效果。
