近日,由中共中央辦公廳秘書局主管的《秘書工作》推出題為《全面推進黨政網上協同辦公》文章,該文從功能模塊、推廣應用、使用效果等角度,全方位介紹了湖南省常德市黨政協同辦公平臺的開發、使用和推廣情況,向全國推薦了常德在智慧辦公領域取得的成績和經驗。
與此同時,“智慧辦公-常德市黨政協同辦公平臺封盤儀式”也在湖南省常德市圓滿落幕。封盤儀式由北京金山辦公軟件股份有限公司(以下簡稱“金山辦公”)和中國電信集團系統集成有限公司湖南分公司(以下簡稱“湖南電信”)聯合主辦。常德市市委辦、市人大辦、市政府辦、市政協辦、市財政局、市行政審批局、市審計局、市教育局、市商務局各級單位領導、常德市黨政協同辦公平臺各級用戶代表及技術人員等近百人到場參加。
常德市委辦相關負責人表示:“黨政協同辦公平臺的正式封盤,標志著前期的建設、推廣和使用工作已取得階段性成效,提升常德政務效率的智慧辦公‘高速網’已全面建成,常德辦公系統從傳統走向現代的大門被全面開啟。”金山辦公、湖南電信表示,將攜手助力常德市打造國家級智慧辦公標桿。
值得一提的是,WPS文檔整體解決方案滿足了公文在所有流轉環節中的預覽、編輯以及轉版的需求,解決了移動OA端文件無法在線編輯的問題,通過應用認證、通信加密、傳輸加密等,確保文檔在產生、協同、分享的過程中,及和其他應用系統通信過程中的安全,打造了一個安全無憂的移動辦公場所。
智慧辦公——一張提升常德政務效率的“高速網”
沒有成摞的紙張,不需面對面地送達,只需在電腦或手機上按下發送鍵,一份文件就能根據設定好的流程和權限,抵達審簽人處,省時、省力、省成本,還十分安全。這個被稱為常德市黨政協同辦公平臺(以下簡稱協同辦公平臺)的智慧辦公軟件,于2018年5月啟動研發,2020年1月正式上線。目前正被市縣鄉村四級3600多家單位共同使用,這也意味著,常德傳統的紙質化、面對面的辦公方式正悄然發生著改變,向著數字化、網絡化、智能化方向飛速發展。
這是一個橫向覆蓋黨政軍群機關、縱向涵蓋市縣鄉村四級的線上協同辦公平臺。通過統一領導、統一推進、統一協作,助力一線政務“網上辦”“掌上辦”,打造“縱向到村、橫向到邊,全市一張網、上下左右互聯互通”的線上工作格局,促進黨政機關公務辦理信息化,降低行政成本,提高工作效能,實現智慧高效綠色移動辦公。
協同辦公平臺投入運行后,市委辦、市人大辦、市政府辦、市政協辦作為全市首批使用單位,充分發揮示范作用,引領帶動全市各級各單位廣泛使用,市財政局、市行政審批局全力支持、積極配合。截至目前,全市協同辦公平臺用戶4萬多人,日均處理公務上萬次,公文處理、黨政領導干部外出(請假)、督促檢查、全市性會議、重大事項請示報告、固定資產使用管理、干部職工考勤管理、領導工作日志、公務接待等業務全部實現在線辦理,一張提升政務效率的“高速網”正不斷織牢織密。
管好“人、錢、事” 大幅提升辦公質效
近日,記者驅車兩個半小時前往桃源縣牛車河鎮采訪協同辦公平臺使用情況。2020年以來,該鎮充分利用協同辦公平臺辦文辦會辦事,大力推行線上辦公模式,已使用公文管理、黨政領導干部外出(請假)、內部發文、公務接待、考勤管理、通知公告、干部信息管理等10多個鄉鎮(街道)層面的功能模塊,基本實現了公務全流程線上辦理。
談到協同辦公平臺的使用情況,牛車河鎮黨政辦主任孫思告訴記者:“協同辦公平臺使用前,光辦理的紙質文件就可以堆放半個辦公室,還要定期組織工作人員對辦理完畢的文件清理歸檔,費時費力不說還易出錯。現在所有文件通過手機一鍵送達、審簽、分發、歸檔,效率提升了不說,程序更加規范。尤其是可以隨時在線查閱文件,既省時又省力。”
牛車河鎮黨委書記謝成剛說,他每天都會通過協同辦公平臺實時了解轄區干部職工的工作狀態和動向,查看外出(請假)干部職工是否嚴格履行事前審批程序,相比以前人工統計不及時、不客觀、不細致等弊端,利用協同辦公平臺線上辦理更加及時、客觀、細致、真實、直觀。鎮紀委充分利用協同辦公平臺加強對干部職工的監督管理,把紀律檢查與考勤打卡數據掛鉤,每月線上公示考勤打卡情況,對多次出現缺勤的干部進行提醒談話并要求說明去向,真正做到全過程、全方位、全時段監督,規范了干部職工行為,增強了干部職工的制度意識、紀律意識和規矩意識。
同樣屬于偏遠鄉鎮的石門縣三圣鄉積極利用協同辦公平臺辦理公務,通過公文管理功能模塊在加快文件資料的辦理、流轉等方面下功夫,讓數據多跑路、讓干部少跑腿,大大提高了工作效率。
“以前開車去縣里拿文件或找領導審批文件來回要兩個多小時,加上鄉里大大小小的事情都需要到我這里收集、匯總,再經過幾輪與領導的面對面審簽,整個流程走完,快則一天,慢則一個星期。”三圣鄉黨政辦主任劉慈裔坦言,如今通過協同辦公平臺,三圣鄉實現了收發文全流程線上辦理,減少了紙質文件登記、上簽、傳閱、催辦等辦理程序。1月至7月,三圣鄉利用協同辦公平臺接收各級來文近800件,通過協同辦公平臺與全縣各鄉鎮和縣直部門均實現了互聯互通、安全可靠的線上傳閱文件,提高了信息資源的共享程度。
協同辦公平臺的使用不僅管住了人和事,也管住了錢。市審計局、市商務局、市教育局等多個市直單位辦公室負責人介紹,單位相繼安裝部署并使用了考勤管理、公務用車、公務接待、加班用餐、出差請假等功能模塊,在方便工作人員時,也為辦公室日常管理帶來便利。
據統計,協同辦公平臺上線后,全市辦文辦會辦事效率均提升50%以上。特別是創新推進“無接觸”辦公、“不見面”服務,在新冠肺炎疫情防控中發揮了重大作用,實現了運轉效率和運轉安全雙保障。全市各級各單位普遍反映,利用協同辦公平臺處理公務,能節省大量人力物力財力,單位行政成本明顯降低。
順應時代需要 協同辦公平臺獨具特色
“為什么要推動協同辦公平臺的建設和使用?協同辦公平臺能帶給我們什么?”
談到建設協同辦公平臺的必要性,市委辦負責人認為,沒有信息化就沒有現代化,探索創新數字化、網絡化、智能化的辦公平臺是大勢所趨、勢在必行,是智慧常德建設的重要內容,是貫徹落實“三高四新”戰略、加快建設現代化新常德的有力舉措。
“與以往的OA辦公系統相比,協同辦公平臺的覆蓋面更廣,橫向聯通黨政軍群機關,縱向連接市縣鄉村,真正在全市范圍形成了一張智慧政務的高速網絡。”市委辦工作人員向記者介紹道。
據了解,協同辦公平臺公文管理功能模塊不僅能夠收發文,還具備臺賬管理、統計報表、收文反饋、公文分類管理等功能,實現收發文自動統計、科學分類、精準分析。此外,即將上線使用的檔案單套制功能模塊,還能對線上辦結的公文實現“一鍵歸檔”,改變以往必須打印紙質文件并掃描為電子文件歸檔的傳統檔案管理模式,既有利于隨時線上查閱文件,又極大減少了行政成本和工作量。
不僅如此,協同辦公平臺還根據單位的管理需要,研發了“市級層面通用、單位內部使用”兩個層面共40多個功能模塊,其中“市級層面通用”包括公文管理、會議管理、智慧督查、緊急通知、黨政領導干部外出(請假)、通訊錄等功能模塊,要求各級各單位必須安裝使用;“單位內部使用”包括呈批件(含經費請示、出差請假、公務用車、公務接待、加班用餐、資產處置等13個功能模塊)和通知公告、考勤管理、干部信息、我的傳閱等功能模塊,各單位可根據需要自行選擇安裝使用,上述功能模塊基本能夠滿足黨政機關和企事業單位日常辦公與管理需要。
“手機端、電腦端都可以使用,隨時隨地辦公,不受空間局限,辦公效率提升非常明顯。”市委辦一名工作人員一邊演示一邊向記者介紹。只見他在電腦上雙擊鼠標,就能在屏幕上清晰看見所有功能模塊鏈接,點擊進入考勤管理功能模塊,當日遲到、請假、因公外出人員數量和身份信息立即顯示出來。目前,市委辦已使用了所有功能模塊,辦文辦會辦事日常工作均實現全流程全周期線上辦理,協同辦公平臺的功能優勢充分體現了出來。
在采訪中,記者聽到最多的是反映協同辦公平臺投入使用后,辦事更加規矩了。比如經費請示、公務用車、公務接待、加班用餐、資產購置等,均做到了“先申請、后審批、再使用”。利用協同辦公平臺處理公務實現全程留痕可查,有利于打造陽光、公開、透明的政務辦公環境,從客觀上進一步樹牢了廣大干部職工的規矩意識、制度意識。
雖然協同辦公平臺模塊較多、功能強大,覆蓋了黨政機關和企事業單位公務辦理各方面全過程,但建設成本和安裝實施費用較低。市委辦工作人員介紹,協同辦公平臺建設費用由市級整體統籌負責,建成后,所有市直單位均不需要支付安裝實施費用;區縣(市)“四大家”僅各需支付安裝實施費用3萬元,市直“六區”各2萬元;區縣(市)直單位安裝實施費用為每家8000元,市直“六區”直屬單位安裝實施費用僅為每家4000元。
推進平臺廣泛使用 努力創造常德品牌
建平臺的目的是為了用。市委書記楊懿文曾對協同辦公平臺推廣使用工作作出批示:“繼續堅持,不斷完善,創造常德品牌。”
市委常委、市委秘書長、市協同辦公平臺建設推廣使用工作領導小組組長羅先東多次調度,要求全市黨辦系統要多措并舉、多管齊下,全面推進使用。以領導帶動抓示范,堅持市級領導干部以上率下,帶頭使用,充分發揮“關鍵少數”表率作用;以培訓促動抓推廣,通過市委黨校主體班專題培訓、區縣(市)委理論學習中心組集中學習,開展培訓、宣傳、推介,確保領導干部熟悉、了解、認同和使用;以行政推動抓落實,要求各級各單位充分利用協同辦公平臺處理文件、傳輸資料,除涉密和中央文件外,其他文件一律通過協同辦公平臺實行線上辦理。推動協同辦公平臺應用更好地落到實處,全市廣大干部職工利用協同辦公平臺處理公務成為新常態。
僅2021年1月至7月,全市各級各單位利用協同辦公平臺處理公務762078次,其中收文551043件、發文24780件,錄入干部職工信息49415條,干部職工考勤打卡104919次,辦理領導干部外出(請假)3517次,發布通知公告4173期,辦理出差請假6541次。
協同辦公平臺投入運行后,全市總體使用滿意率達到95%以上。省委辦公廳領導在全省黨委秘書長會議等相關會議上多次對常德協同辦公平臺給予充分肯定,并在全省推介,省內先后有益陽市、岳陽市、懷化市、郴州市等市來常學習交流。省委辦公廳2020年度黨辦系統統籌聯動評價通報中對我市協同辦公平臺建設和使用工作予以表揚并指出,常德市委辦公室建設集成辦文、辦會、辦事等相關業務的黨政協同辦公平臺,覆蓋黨政軍群、市縣鄉村,辦公效率大幅提升,行政成本顯著下降。
雖然當前協同辦公平臺總體使用情況較好,取得了顯著成效,但極少數單位還存在重視不夠、推進不力、使用不當等問題。采訪中,市委辦相關負責人告訴記者,協同辦公平臺能否順利推廣使用,關鍵在單位“一把手”示范帶頭作用發揮得好不好,只有通過由上而下的廣泛應用,才能促進協同辦公平臺在沅澧大地茁壯成長。這位負責人還表示,后段他們將進一步完善協同辦公平臺功能,盡快完成檔案單套制功能模塊研發,實現黨政機關公務線上辦理全覆蓋。同時根據各級各單位反饋的意見建議,科學分析、合理采納,進一步優化完善現有功能模塊,推動功能更新升級、使用更加方便。總而言之,協同辦公平臺將在使用推廣過程中,不斷更新完善,最終創造智慧辦公領域的常德品牌。
