互聯網的誕生讓社會發生了飛速變革,生活方式、工作方式也有了巨大改變。從20世紀90年代中期開始,互聯網開始了大規模商用進程,信息化迎來了蓬勃發展。智能化與數字化時代的到來,開始影響企業們的戰略制定。
但目前,很多企事業單位的行政部,依然在靠著陳舊的考核體系,有限的經驗技能,運營著辦公空間的日常服務。
行政管理工作是指以行政部為主,負責行政事務和辦公事務。包括日常辦公事務管理、辦公物品管理、公文文件管理、檔案管理、會議管理,還涉及出差、財產設備、生活福利、車輛、安全衛生、相關制度流程的制定和執行推動等。
傳統行政后勤管理模式,往往是一群人管一攤子事,存在以下幾點特點:
1、業務零碎分散
2、效率低下
3、成本高居不下
通過數字化賦能可達到降本增效,提升員工生產力,提高員工歸屬感的目的,因而,這將是未來行政后勤管理模式升級變革的主要方向。
數字化行政后勤的主要目的和意義在于降本+增效。數字化驅動決策,讓更少的人去做更多的事,達到高效率做事,優化結構體系,反哺企業生產力。
降本:通過數字化行政后勤,提供數字化決策依據,發掘管理上存在的問題,實現降低成本投入;增效:通過數字化行政后勤,將復雜、繁瑣的工作交給系統解決,解放人力、提升效率、提高員工滿意度。
那么,目前行政數字化管理從哪幾個方面落地,更方便執行和效果顯著?
現代行政管理在減少人力、物力、財力和時間的支出和浪費,提高行政管理的效能和效率有顯著的效果。易臣數字化行政辦公是基于SAAS模式,借助當前先進的云計算和大數據技術,專為企事業單位打造的移動信息化辦公平臺,里面有完善的行政管理功能,包括公文管理、工作督辦、會務管理、車輛管理、物品管理等重要數字化解決方案。
1、公文管理
智能化辦文方式成為政企單位管理公文事務的重要手段,對提高辦公效率具有重要意義。數字化公文管理可幫助實現:1、無紙化:強大的公文管理體系,優化和規范了公文流程,全程無紙化管控;2、多功能:建模功能不斷拓展應用,滿足各類公文處理需求,可變通、能組合。
2、工作督辦
提高督辦工作效率,改變督辦工作作風,強化督查工作標準。就是對領導交辦事項,從上而下進行督促檢查,具體落實。它大體包括五個功能方面:督辦事項、督辦通知、督辦進程、任務反饋、督辦預警、督辦統計。
3、會務管理
會議是企事業單位決策最關鍵的管理行為,沒有系統的會議應用支撐,會導致經常出現會議室使用沖突、會議進展不詳、資料零散分布等問題。會務管理覆蓋會前、會中、會后,貫通線上線下,助力企事業單位提升會議管理能力,實現會議流程智能化,進一步提高辦公效率、降低辦公成本。
4、車輛管理
易臣OA系統通過表單建模、流程、臺賬等功能,實現車輛統一、有序的調度管理,保證用車原因明確、目的地清晰、出行安全。
5、物品管理
負責公司辦公用品、低值易耗品、辦公設備的采購、登記、核查管理工作;制定辦公用品計劃,報主任審批;做好每月的分發、調配、保管工作,建全登記制度,做到帳物相符。
數據賦能,讓行政后勤人的工作變得更有價值,讓企業內部從厚重、冗長的流程結構中脫離出來,達到降本增效,這是數字化行政后勤的最終目的,也是系統性的解決方案。
