如今，信息化建設(shè)和無紙化辦公已成為趨勢，海量文件的電子化處理成為日常，提起文件掃描儀，我們總會自然地聯(lián)想到金融、政府、教育、企業(yè)等行業(yè)大批文件連續(xù)掃描的場景，文件掃描儀也漸漸發(fā)展成為文檔電子化的必備之選。 然而，傳統(tǒng)文件掃描儀的一些用戶痛點逐漸顯現(xiàn)，比如小量多樣文件批量掃描無法自動分割文檔、掃描后的文件無法智能命名歸檔等，已成為用戶無法言說的“痛”。顯然，普通的文件掃描儀已無法滿足金融、政府、教育等行業(yè)大批量文檔掃描的需求。
為了解決企業(yè)批量文檔處理的難題，全球知名影像解決方案廠商精益科技特別推出PT2160高速文件掃描儀搭配易掃描軟件，實現(xiàn)文件捕獲、處理、分發(fā)為一體智能掃描解決方案。它可以實現(xiàn)輕松高效完成不同規(guī)格的文件的錄入，根據(jù)指定的規(guī)則要求自動化處理，分發(fā)處理過的文檔。智能的自動化的解決方案，可以進(jìn)一步的提高員工的工作效率；為企業(yè)管理者提供了更加方便的文件管理方式和更加靈活的管理空間。
智能文檔管理，自動分割歸檔無顧慮
而在企業(yè)辦公的環(huán)境中，我們時常受困于掃描后的文件歸檔困難這個問題，傳統(tǒng)的掃描解決方案在完成掃描作業(yè)后僅僅會生成一份文件，如何區(qū)分、歸檔、管理這些文件的問題就全部落在了操作人員的身上，而恰恰是這些繁瑣重復(fù)的工作最容易因為人員的疏忽出現(xiàn)謬誤。借助精益PT2160的企業(yè)辦公自助歸檔功能，可以輕松解決這些問題。
以條碼識別技術(shù)為依托，精益PT2160掃描儀可提前將文件進(jìn)行預(yù)設(shè)分類，在掃描錄入后自動進(jìn)行歸檔整理。同一條碼的內(nèi)容可以匯集成同一檔案，方便管理人員將文檔相關(guān)的所有材料信息進(jìn)行自動分類管理，有利于后續(xù)的調(diào)用和查找。
此外，通過識別提取文檔當(dāng)中的條形碼或空白頁，實現(xiàn)文檔自動分割歸檔。當(dāng)一次性掃描多個文件時，每個文檔之間利用一張空白紙或是紙上的不同條碼將它們分開，掃描完全部文檔后單獨保存每組文檔；分割完成后，利用條碼識別后可以將文件的名稱以條碼進(jìn)行命名，方便后期的自動歸檔。
條碼識別支持12種常見條碼格式，如Code128，EAN13等，條碼識別可指定位置（全頁尋找、上左右中三個位置），也可以做指定條碼信息篩選，如條碼中遇到數(shù)字12開頭的就分割，否則不分；生成的PDF文件可以進(jìn)行加密，以確保文件的安全。
建立索引平臺，指定保存路徑增強安全性
在企業(yè)的實際掃描事務(wù)當(dāng)中，伴隨著批量化掃描的處理，還有著掃描文件上云以及安全性等一系列需要。尤其是不少企業(yè)早已步入數(shù)字化辦公時代，掃描文檔的云端化就成為文檔數(shù)字化的重要一步。
精益PT2160掃描儀不僅可以實現(xiàn)高效的信息采集電子化，掃描影像清晰無誤，還可以將之識別保存為可檢索的PDF文檔。掃描后的文件可以直接保存到指定本地文件夾/網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器/FTP/eMail，支持將掃描文件影像同步上傳到企業(yè)的云端服務(wù)器當(dāng)中，建立索引平臺，實現(xiàn)電子文檔跨部門、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)共享。
此外，為了增加文檔的安全性，PT2160采用模板化功能設(shè)置，可減少人員的操作失，從源頭上避免了誤操作造成的文件誤傳他人等問題，實現(xiàn)整體掃描過程的操作可控。
企業(yè)的文檔處理關(guān)乎著效率和成本，不同行業(yè)的從業(yè)者們不僅要在市場競爭中運籌帷幄，還要花費大量的時間梳理海量的文件資料，表面的風(fēng)光背后往往是不為人知的辛苦。精益PT2160可以幫助廣大企業(yè)實現(xiàn)了辦公流程的自動化與智能化，大幅度節(jié)省了掃描及歸檔的工作時間，助力不同的行業(yè)用戶建立核心優(yōu)勢，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。
