寧波某化工集團(tuán)有限公司成立于2001年，是一家集化工研發(fā)與服務(wù)、工程設(shè)計(jì)與咨詢(xún)、設(shè)備制造與安裝調(diào)試和化肥生產(chǎn)為一體的高科技集團(tuán)，為浙江省高新技術(shù)企業(yè)。其龐大的公司規(guī)模和廣泛的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)管理上的一系列問(wèn)題，其中費(fèi)用管控的問(wèn)題尤為突出。
¤ 無(wú)法為每項(xiàng)預(yù)算科目設(shè)置科目預(yù)警和允許偏差的百分比，導(dǎo)致超出百分比后無(wú)法預(yù)警提醒，控制能力差。
¤ 預(yù)算權(quán)限控制混亂，無(wú)法分別設(shè)置各部門(mén)的管理人員，進(jìn)行預(yù)算的申報(bào)、調(diào)整和查看，往往是各部門(mén)經(jīng)理隨意指定人員進(jìn)行工作。
¤ 預(yù)算申報(bào)時(shí)比較繁瑣，通常在申報(bào)前都要召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議進(jìn)行申報(bào)指導(dǎo)后，再下發(fā)預(yù)算申報(bào)模板進(jìn)行各部門(mén)的填報(bào)。財(cái)務(wù)部在收到各部門(mén)上報(bào)的預(yù)算后，還要進(jìn)行整理，然后再統(tǒng)一發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審批。無(wú)論是申報(bào)人還是財(cái)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)，都需要耗費(fèi)很大的精力。
¤ 預(yù)算的使用不能有效管控，人情化處理比較嚴(yán)重，即使超出預(yù)算了也能夠?qū)徟ㄟ^(guò)。
¤ 對(duì)于預(yù)算整體的使用情況，要花費(fèi)很大的精力去進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，然后才能上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
¤ 增加財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)，每個(gè)月月底都要計(jì)算各部門(mén)預(yù)算結(jié)余，再轉(zhuǎn)入下月。
針對(duì)該公司目前預(yù)算管理中存在的問(wèn)題，華天動(dòng)力在預(yù)算的申報(bào)、調(diào)整、審批、管控、預(yù)警、統(tǒng)計(jì)等方面的問(wèn)題都給出了相應(yīng)的建議。并得到企業(yè)的管理人員、財(cái)務(wù)人員、以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的認(rèn)可。
1. 如何創(chuàng)建預(yù)算科目？
系統(tǒng)管理員可以設(shè)置科目的名稱(chēng)、科目預(yù)警、允許偏差、是否為必選科目、備注等項(xiàng)，建立部門(mén)預(yù)算科目。
2. 如何創(chuàng)建預(yù)算權(quán)限？
系統(tǒng)管理員根據(jù)公司需要可以按照部門(mén)預(yù)算的最低部門(mén)級(jí)別開(kāi)啟可申報(bào)預(yù)算的部門(mén)，開(kāi)啟后，則可以在部門(mén)預(yù)算—預(yù)算設(shè)置—預(yù)算權(quán)限中設(shè)置已開(kāi)啟部門(mén)的預(yù)算管理員，對(duì)應(yīng)部門(mén)的預(yù)算管理員則擁有部門(mén)預(yù)算的申報(bào)和調(diào)整的權(quán)利了；如公司需要各部門(mén)不僅要上報(bào)年度預(yù)算還要分解到各月度上報(bào)月度預(yù)算，則可由系統(tǒng)系統(tǒng)管理員在部門(mén)預(yù)算—預(yù)算設(shè)置—預(yù)算月度設(shè)置中開(kāi)啟月度預(yù)算，開(kāi)啟后則可進(jìn)行月度預(yù)算申報(bào)和調(diào)整；如預(yù)算的申報(bào)和調(diào)整均需要審批流，則可以由系統(tǒng)管理員將預(yù)算審批設(shè)置開(kāi)啟，開(kāi)啟后方可設(shè)置預(yù)算申報(bào)流程、預(yù)算調(diào)整流程、月度預(yù)算整體申報(bào)流程等。
3. 預(yù)算如何申報(bào)？
部門(mén)預(yù)算的申報(bào)需要由部門(mén)預(yù)算管理員來(lái)申報(bào)管轄部門(mén)的預(yù)算，需先進(jìn)行年度預(yù)算申報(bào)。部門(mén)管理員進(jìn)入到部門(mén)預(yù)算—年度預(yù)算申報(bào)中進(jìn)行預(yù)算申報(bào)時(shí)，可以增加對(duì)應(yīng)的預(yù)算科目，同時(shí)填寫(xiě)此科目的預(yù)算額度，如有審批流程則按照流程審批，待通過(guò)后年度預(yù)算申報(bào)成功；如開(kāi)啟了月度預(yù)算，則可以在年度預(yù)算申報(bào)成功后進(jìn)行月度預(yù)算申報(bào)，申報(bào)時(shí)可以進(jìn)行單月預(yù)算申報(bào)或全年月度預(yù)算申報(bào)，并寫(xiě)明每月的預(yù)算額度，將年度預(yù)算合理分配給每個(gè)月度。
4. 預(yù)算如何調(diào)整？
用戶(hù)在實(shí)際使用過(guò)程中如果出現(xiàn)預(yù)算不足或是預(yù)算剩余過(guò)多都可對(duì)現(xiàn)有的預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。部門(mén)預(yù)算則可由部門(mén)預(yù)算管理員在部門(mén)預(yù)算中進(jìn)行年度或是月度的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，調(diào)整后預(yù)算金額可按照現(xiàn)有的預(yù)算總額的某個(gè)固定值或是百分比值進(jìn)行加減，待審批通過(guò)后，預(yù)算調(diào)整成功。
5. 如何使用預(yù)算？
公司內(nèi)員工可通過(guò)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單將已發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)時(shí)可以選擇預(yù)算的科目，被選擇的科目后會(huì)出現(xiàn)可用預(yù)算額度，報(bào)銷(xiāo)人在填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)金額后即可將此審批單發(fā)送。如經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單在審批中，則對(duì)應(yīng)科目的報(bào)銷(xiāo)金額會(huì)在部門(mén)預(yù)算的凍結(jié)預(yù)算中顯示，待審批通過(guò)后則會(huì)顯示在已花費(fèi)預(yù)算中，如審批未通過(guò)則會(huì)回寫(xiě)到剩余預(yù)算中。
6. 預(yù)算如何進(jìn)行預(yù)警和控制？
每個(gè)預(yù)算科目在創(chuàng)建時(shí)均可設(shè)置科目預(yù)警和允許偏差的百分比，如對(duì)應(yīng)的預(yù)算科目報(bào)銷(xiāo)合計(jì)超出預(yù)算總額的科目預(yù)警百分比時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送消息提醒；如某科目的報(bào)銷(xiāo)總額超出允許偏差的百分比，就不能再進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)了，以此實(shí)現(xiàn)預(yù)算的預(yù)警和控制。
除上述處理方式外，還能夠根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際需求修改超出預(yù)警及超出預(yù)算的管理方式，如超出預(yù)算需要通過(guò)總經(jīng)理審批可以通過(guò)等等。
7. 如何查看預(yù)算報(bào)表？
預(yù)算在申報(bào)、使用、調(diào)整后，公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員需要了解部門(mén)預(yù)算和各項(xiàng)目預(yù)算的總額、已花費(fèi)金額、凍結(jié)中金額、剩余預(yù)算金額，這樣就需要各領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)人員在部門(mén)預(yù)算中按照公司以及各部門(mén)查看預(yù)算及費(fèi)用支出報(bào)表和明細(xì)；項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目監(jiān)控人員可通過(guò)項(xiàng)目預(yù)算查看了解整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用報(bào)表和明細(xì)記錄。
8. 預(yù)算如何結(jié)轉(zhuǎn)？
在實(shí)際使用過(guò)程中，如上月預(yù)算仍有剩余，系統(tǒng)管理員可根據(jù)公司需要將結(jié)轉(zhuǎn)功能啟用，啟用后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將剩余預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)入到下月進(jìn)行累計(jì)，如到年底還有剩余則會(huì)自動(dòng)清零。
寧波某化工集團(tuán)有限公司在使用華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)后，通過(guò)對(duì)預(yù)算管理模塊的使用，使企業(yè)各部門(mén)上報(bào)預(yù)算有統(tǒng)一的模式和規(guī)范，并能通過(guò)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算支出和結(jié)余金額的計(jì)算，而且對(duì)于已經(jīng)到達(dá)閥值的科目給予提醒和較好的控制，使預(yù)算管理真正的實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、自動(dòng)化、智能化，為企業(yè)的費(fèi)用管控提供了強(qiáng)有力的支撐。企業(yè)的管理人員、財(cái)務(wù)人員、以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)性給予了一致好評(píng)。
