后疫情時(shí)代，隨著信息化發(fā)展的突飛猛進(jìn)，很多企業(yè)開(kāi)始著手選型OA系統(tǒng)，希望借助信息化OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，達(dá)到日程和居家辦公無(wú)縫鏈接的需要。但是OA系統(tǒng)屬于全員實(shí)用的辦公軟件，又涉及到企業(yè)的日常辦公的方方面面，如果選的不好，勢(shì)必要給企業(yè)照成不小的損失，那么選型OA系統(tǒng)一定要注意什么呢？小編總結(jié)了8大要點(diǎn)，希望能給企業(yè)選型OA系統(tǒng)提供借鑒。
1、選型目的要明確
為什么要購(gòu)買OA辦公系統(tǒng)，通過(guò)OA辦公系統(tǒng)解決什么問(wèn)題，這是選型者在采購(gòu)前必須要搞清楚的問(wèn)題。因?yàn)槊總€(gè)系統(tǒng)都有自己的特點(diǎn)，最關(guān)鍵的是找到一個(gè)系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)和自己目的相匹配，沒(méi)有目的，也就無(wú)從選擇。這里目的應(yīng)該是明確的、具體的、有針對(duì)性的，最好可以量化。
2、選型計(jì)劃要清晰
有很多企業(yè)想采購(gòu)OA辦公系統(tǒng)，卻沒(méi)有一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃，包括項(xiàng)目預(yù)算、選型標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度安排、完成時(shí)間、參與人員、組織方式等等，因此只能在實(shí)際采購(gòu)中想到哪、做到哪，結(jié)果總是斷斷續(xù)續(xù)、拖拖拉拉，產(chǎn)生很多重復(fù)工作，導(dǎo)致工作效率低下，浪費(fèi)很多企業(yè)資源。
3、自主研發(fā)成本更高
有的企業(yè)選型過(guò)程中，有時(shí)覺(jué)得自己的需求很特殊，或者自己的技術(shù)實(shí)力很強(qiáng)，就傾向于自己公司獨(dú)立開(kāi)發(fā)一套OA辦公系統(tǒng)。其實(shí)OA系統(tǒng)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)很費(fèi)錢，耗時(shí)也長(zhǎng)。目前優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)功能已經(jīng)非常強(qiáng)大，而且非常靈活，企業(yè)的絕大部分需求都可以滿足，完全可以在成熟產(chǎn)品的基礎(chǔ)上做適量的定制開(kāi)發(fā)，這樣可以大大降低項(xiàng)目的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和成本。
例如華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)，就可以根據(jù)客戶的需求量體裁衣做專門的定制，而且由于其特殊的魔方架構(gòu)，定制耗時(shí)短、費(fèi)用低，核心技術(shù)自定義平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)低代碼自主做個(gè)性化定制，非常適應(yīng)研發(fā)實(shí)力強(qiáng)，又有特殊需求的企業(yè)。
4、供應(yīng)商選“熟”不如選“專”
企業(yè)在多年信息化建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)接觸到很多行業(yè)的大品牌，或者本地的供應(yīng)商，因?yàn)楦麄儽容^熟悉，覺(jué)得溝通方便，所以希望OA辦公系統(tǒng)也由他們提供。
豈不知，OA辦公系統(tǒng)的專業(yè)性已經(jīng)變得非常強(qiáng)，不是那么容易開(kāi)發(fā)或模仿出來(lái)的。正所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，如果OA辦公系統(tǒng)不是該廠商的主業(yè)，那么該系統(tǒng)的成熟性、穩(wěn)定性、安全性、開(kāi)放性、經(jīng)濟(jì)性都很難保證，很容易造成爛尾項(xiàng)目。即使該廠商的技術(shù)能力很強(qiáng)，也很難達(dá)到專業(yè)OA辦公系統(tǒng)的水平，所以選“熟”不如選“專”。
5、輕信方案卻不實(shí)際了解
企業(yè)在選購(gòu)OA辦公系統(tǒng)時(shí)，會(huì)向廠商索取產(chǎn)品白皮書、解決方案或PPT之類的介紹資料，以便全面的了解產(chǎn)品。這件事本身沒(méi)有錯(cuò)，但如果你完全相信這些方案，那么就可能犯下大錯(cuò)。這是因?yàn)椋桨笗菑S商精心編輯、潤(rùn)色出來(lái)的，它只是一種“廣告”，描述的是一種“完美”的系統(tǒng)和應(yīng)用，性能強(qiáng)大，無(wú)所不能。但實(shí)際上，這些方案書中的很多內(nèi)容都是理想化的，要么無(wú)法實(shí)現(xiàn)，要么需要極高的成本才能實(shí)現(xiàn)，如果一個(gè)方案通篇大談什么管理理念或理論，卻對(duì)自己的產(chǎn)品簡(jiǎn)要略過(guò)，那就更要小心。
6、對(duì)比試用非常重要
不要完全相信方案，那么相信什么呢？產(chǎn)品。只有認(rèn)真的研究、測(cè)試產(chǎn)品，才是了解一個(gè)產(chǎn)品最有效、最直接的辦法。俗話說(shuō)：不怕不識(shí)貨，就怕貨比貨。即使你以前對(duì)OA辦公系統(tǒng)完全不了解，通過(guò)對(duì)幾個(gè)系統(tǒng)的對(duì)比試用，也會(huì)發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的差別，知道哪個(gè)更好用，哪個(gè)更適合自己。同時(shí)，選型者必須帶著目的和問(wèn)題去試用，這樣才有針對(duì)性，才能和自己的需求相匹配。可能有的系統(tǒng)看起來(lái)不錯(cuò)，卻并不適合自己。
7、關(guān)鍵性能格外重視
很多人只重視OA辦公系統(tǒng)的功能是否滿足需要，卻對(duì)系統(tǒng)的性能非常忽略，導(dǎo)致系統(tǒng)使用后才發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，但為時(shí)已晚。
什么是性能呢？主要包括安全性、易用性、開(kāi)放性、智能性等。市場(chǎng)上有一些低端的OA系統(tǒng)，看起來(lái)功能齊全，但實(shí)際上性能很差，根本不能長(zhǎng)期使用。
以華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)為例，它具有企業(yè)級(jí)的安全保障體系，基本功能可以做到免培訓(xùn)就能直接上手操作，可以提供完全開(kāi)放的自定義開(kāi)發(fā)平臺(tái)，可以提供智能化的統(tǒng)計(jì)報(bào)表工具，這些特性都是低端OA所不具備的，卻又是企業(yè)非常需要的。
8、后期成本估計(jì)要充足
OA辦公系統(tǒng)不是一次性投資，而是一個(gè)持續(xù)的投資過(guò)程，除非你采購(gòu)系統(tǒng)后，對(duì)系統(tǒng)不做任何的改動(dòng)，也不需要任何服務(wù)。會(huì)有哪些后期成本呢？主要是實(shí)施的成本、二次開(kāi)發(fā)的成本、培訓(xùn)成本，增加用戶賬號(hào)的成本，以及正常服務(wù)的成本。有的OA廠商由于功能高大上而導(dǎo)致實(shí)施成本和培訓(xùn)費(fèi)用過(guò)高，消費(fèi)者先行選型后才發(fā)現(xiàn)后期費(fèi)用昂貴，到時(shí)候只能進(jìn)退兩難。要避免這種現(xiàn)象最好選擇技術(shù)實(shí)力強(qiáng)實(shí)施周期短的廠商，例如華天動(dòng)力OA就以實(shí)施周期短、簡(jiǎn)單易用免培訓(xùn)而在業(yè)界有口皆碑。
OA系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是長(zhǎng)期使用的軟件，關(guān)系的日常企業(yè)運(yùn)作的方方面面，仔細(xì)規(guī)劃，好好選型還是很有必要的，注意以上這8點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求，做到理性選型，選到好OA系統(tǒng)其實(shí)并不難。
