伴隨《“十四五”智能制造發(fā)展規(guī)劃》等多項政策利好和投資傾斜,智能制造全產(chǎn)業(yè)鏈智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化的需求旺盛。不同賽道的智能制造企業(yè)上演起了“比、學、趕、超”,不僅大量擴招研發(fā)和銷售人員,更是投入更多資金和資源于研發(fā)、更密集的產(chǎn)品迭代以及更高頻的市場活動,以期率先搶占到更大的市場份額。
與此同時,銷售人員差旅費用和研發(fā)人員的加班費用等企業(yè)支出也同比大幅上升。“企業(yè)經(jīng)營的好不好,財務數(shù)據(jù)全知曉”。由于很多智能制造企業(yè)先期的財務數(shù)字化基礎(chǔ)薄弱,且更強調(diào)事后管控,導致差旅、加班報銷總是難管控,預算也難落實。每月月結(jié)時財務都需要面對大量報銷和票據(jù)的處理和審核,結(jié)賬效率低不說,還總被員工抱怨報銷打款慢。
把有限資金投入更重要的環(huán)節(jié),對于快速發(fā)展中的智能制造企業(yè)非常關(guān)鍵。好在最近一家工業(yè)機器人企業(yè)找到了更有效的支出管理“密碼”,選擇了分貝通專為智能制造行業(yè)打造的數(shù)字化支出管理方案。該企業(yè)員工通過分貝通App“一站式”享受機票、酒店、用車、用餐等多類商務消費,輕松實現(xiàn)規(guī)則內(nèi)消費;所有消費由企業(yè)統(tǒng)一支付,員工無需墊資、報銷。如今,這家企業(yè)利用分貝通實現(xiàn)員工從每年需要提交近3萬張報銷單,直接變?yōu)榛緹o需報銷,發(fā)票數(shù)量減少了98%,全流程支出管理的效率提升超90%,費用超支情況也明顯減少。
人員擴張,處理發(fā)票、報銷壓力激增怎么辦?
“那就讓它們少一點、再少一點”
如今,研發(fā)和銷售等產(chǎn)業(yè)人才的高效配置,已成為眾多智能制造企業(yè)的重要戰(zhàn)略之一。據(jù)中智調(diào)研結(jié)果顯示,2021年隨著經(jīng)營業(yè)績好轉(zhuǎn),近四成智能制造企業(yè)2021下半年增加研發(fā)、數(shù)字化和銷售人員招聘量。有些智能制造企業(yè)甚至做到了一年時間僅銷售團隊規(guī)模就實現(xiàn)三倍增長。
“人才多了,市場活動和加班頻率也多了,費用報銷就更多了”,相信這是智能制造企業(yè)財務共同面對的問題。原來多數(shù)智能制造企業(yè)的財務在月結(jié)的時候,可能只需面對100人左右的差旅報銷單和幾百份發(fā)票審核工作。可如今面對僅銷售團隊就產(chǎn)生的超3倍規(guī)模以及帶來的上千份發(fā)票審核,再加上因抬頭、稅號錯誤、替票、是否為增值稅發(fā)票等合規(guī)性問題的逐一排查,效率“一落千丈”不說,經(jīng)常加班更是常態(tài)。
相比于傳統(tǒng)線下申請、事后報銷的模式,員工可直接在分貝通App端“一站式”完成多場景消費申請,等待審批就好,無需多應用切換。審批通過后員工可直接在App端消費,并由企業(yè)統(tǒng)一支付,員工免墊資、免報銷。最終,分貝通會按與財務協(xié)商好的結(jié)賬周期提供“大發(fā)票”。
如今分貝通已覆蓋90%的商務消費場景,針對剩下10%仍需報銷的情況,也提供了輕量級、更靈活的解決方案,讓報銷處理和管理效率更高。分貝通不僅支持員工手機、電腦多端報,數(shù)據(jù)隨時同步;還能一張線上申請單提所有報銷,讓報銷單數(shù)量大大減少,再配合OCR識別校驗發(fā)票抬頭,自動查重、驗真、合規(guī)校驗,財務的報銷申請和審核工作量最大化降低。
從面對按數(shù)量級增長的發(fā)票、層出不窮的合規(guī)問題到僅需把控一張大發(fā)票、處理輕量級報銷,財務工作效率自然“蹭蹭漲”。
酒店長包房需求顯著,支出容易有盲區(qū)怎么辦?
“那就讓消費透明度高一點,再高一點”
多數(shù)智能制造企業(yè)銷售的分成型收入構(gòu)成決定了他們的強業(yè)績導向。一個月30天,銷售人員恨不得25天都在出差進行新客開發(fā)或老客維護,這甚至超過了多數(shù)其他行業(yè)銷售的出差頻率,且在不同地點停留較長,一般超過4天。此外,一些智能制造企業(yè)提供整裝方案,交付和維護更需要通過售后花費一定時間駐場來完成。這種情況下,銷售或售后人員經(jīng)常會產(chǎn)生酒店長包房需求,也容易帶來諸多支出管理盲區(qū)。
有些智能制造企業(yè)銷售在長期出差過程中可能會更傾向去“經(jīng)常光顧”的當?shù)鼐频觊L包房間。這些酒店一般能談到較低價格,符合差標,在開票環(huán)節(jié)“較為靈活”,能為一些“職場老油條”的事后虛報提供便利。
員工對消費規(guī)則的了解不細致、預算意識薄弱,導致智能制造企業(yè)傳統(tǒng)的事后管控基本屬于“管了個寂寞”。分貝通于業(yè)內(nèi)率先上線“可配置的事前管控規(guī)則”模式,以酒店場景為例。在規(guī)則設定方面,企業(yè)可通過分貝通嚴格限定不同對象在酒店星級、價格、多人同住等方面的規(guī)則,同時支持設置一、二線及其他城市平均每晚房費上限,讓規(guī)則配置更細化,也更靈活。
在審批方面,5.0版本中,分貝通上線管理員自定義申請單/復雜審批流配置,可自定義審批人員、審批流程、條件等,滿足企業(yè)個性化需要。
如果有售后人員為離客戶廠房更近產(chǎn)生特定酒店預訂需求,分貝通還能提供代訂服務。從申請到審批,酒店消費“不經(jīng)員工之手”,員工還能“照章辦事”,行程數(shù)據(jù)和消費數(shù)據(jù)完全透明,財務在酒店費用管理上自然也更省心。不僅如此,用分貝通訂酒店還能更省錢。通常而言,智能制造企業(yè)的差旅標準不算高且對價格有非常嚴格的把控。分貝通支持企業(yè)協(xié)議酒店托管服務以及直采資源,能為客戶拿到市場上不同星級酒店最有競爭力的價格選擇。
在5.0版本中,酒店場景還接入了攜程、華住等平臺c端會員體系,企業(yè)獲得更多價格選擇,員工還能繼續(xù)享積分。
團隊規(guī)模和支出齊增長,預算管控總比支出慢一步怎么辦?
“那就再細致一點、靈活一點”
預算管理是快速成長中的智能制造企業(yè)非常關(guān)注的能力,但預算難落地也是多數(shù)智能制造企業(yè)面對的難題。以往由于企業(yè)規(guī)模穩(wěn)定,大部分智能制造企業(yè)在費用支出項的預算,更多參考往年不同部門在不同類別的花費情況編制。如今企業(yè)規(guī)模迅速增加,預算編制失去重要“參考系”不說,銷售部門差旅費用也水漲船高。智能制造企業(yè)財務更習慣像Excel預算報表管控的方式,但這卻無法實時在線查詢可用預算,“誰的支出多、哪類支出多,執(zhí)行中是否有調(diào)整空間”卻只能在支出后才能了解。可見智能制造企業(yè)的預算管理缺乏全面性、靈活性,精細化水平較低。
分貝通5.0版本支持全面預算管理,事前預算可編,事中預算可控,事后預算可分析可下鉆,一個平臺全搞定,預算落地不再困難。同時,為了幫助財務進一步精細化預算管理,分貝通還支持全場景(如機票、酒店等)、多維度(支持部門、項目、個人)的靈活配置,如需預算調(diào)整可直接在線完成,并留痕便于日程跟蹤。
此外,預算落實更靈活也是分貝通預算管理能力中的優(yōu)勢。一方面,系統(tǒng)打通信息流、預算流和審批流,支持自定義時間和對象,實時了解預算執(zhí)行情況。平臺還支持預算預警通知,及時通知預算不足情況,讓財務提前應對。如遇超預算情況則無法提單,大大降低計劃外支出。
在使用分貝通近3年后,某智能制造企業(yè)CFO這樣反饋:“智能制造企業(yè)不僅對技術(shù)要求高,同樣看重資金的把控和員工體驗。使用分貝通數(shù)字化方案后,財務認為企業(yè)費用支出更透明,管理效率也變高了,費控也更有效。同時,這種看似更‘嚴苛’的流程,也沒有讓我們的業(yè)務人員感覺到太大的負擔,反而免墊資、免報銷,能更專注于業(yè)務發(fā)展。”如今分貝通服務于包括哪吒汽車、海柔創(chuàng)新、高仙機器人、藍箭航天、極飛科技、仙工智能、Yeelight、浙江力諾等眾多智能制造企業(yè),覆蓋新能源汽車、工業(yè)及農(nóng)用機器人、航天運輸系統(tǒng)、工業(yè)級物流、流體控制、智能照明等多類智能制造細分賽道。
“讓審核票據(jù)壓力小一點,讓支出更透明一點,讓預算管理更靈活細化一點”...分貝通依托這“一點點”改變,為這些搭乘時代快車的智能制造企業(yè)提供了最全面的支出管理解決方案,在提升整體管理效率的同時,能切實為智能制造企業(yè)客戶平均降本20%。未來,分貝通將繼續(xù)夯實自身優(yōu)勢,提升產(chǎn)品完備能力,推動智能制造企業(yè)的財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型高效落實。