檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動的真實記錄，對于規(guī)范機(jī)關(guān)管理、提高機(jī)關(guān)工作效率具有重要意義。檔案管理是一項作業(yè)量大、復(fù)雜繁瑣的工作，多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位均會有獨(dú)立的檔案室及工作人員進(jìn)行檔案的管理工作。
但傳統(tǒng)的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上，都需要耗費(fèi)大量的人力和物力資源。基于這點，隸屬于青島市交通運(yùn)輸委員會的某高速公路管理處，主要承擔(dān)高速公路的收費(fèi)、養(yǎng)護(hù)、路政等管理工作，尤其注重單位內(nèi)部檔案資料的保管與使用。
華天動力OA工程師團(tuán)隊介入后，通過詳細(xì)調(diào)研，針對其問題，了解其需求，為其建設(shè)檔案管理中心，提供建檔、維護(hù)、借閱、收回、銷毀、查詢等功能，為管理處實現(xiàn)快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。
一、全面的基礎(chǔ)設(shè)置
華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)檔案管理中心中不僅可以設(shè)置檔案的密級、保存期限、檔案管理員等信息，還能設(shè)置檔案存儲的類目和案卷，此處將傳統(tǒng)檔案管理中的術(shù)語沿用下來，幫助檔案管理員能快速了解檔案的基本設(shè)置，操作簡單易懂。
檔案管理人員在獲取檔案中心的使用權(quán)限以后，可以到檔案設(shè)置中設(shè)置檔案的基本信息，如：檔案密級、保存期限、檔案管理員、類目維護(hù)、案卷維護(hù)等內(nèi)容。對應(yīng)的類目管理員可以在自己所管轄的類目下建立案卷，同時完善案卷的編號、名稱、所屬類目、案卷年月、存放位置、保存期限、密級等信息。
二、多種的檔案維護(hù)
檔案資料不僅有紙質(zhì)檔案，也有電子類的檔案信息，對于OA系統(tǒng)內(nèi)部的，如審批、公文、會議紀(jì)要、通知公告等，可以直接歸入檔案中心，對于第三方系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，可以通過檔案中心提供的對外接口歸入檔案中心。在華天OA的檔案維護(hù)下，檔案管理員可以將這多種形式的檔案維護(hù)到OA系統(tǒng)中，打破傳統(tǒng)檔案單一的管理形式，符合現(xiàn)代化管理，加快信息化進(jìn)程。
檔案管理員在檔案維護(hù)中可以將管理處的檔案維護(hù)到檔案中心下。點擊新建檔案，將檔案的編號、名稱填寫；其所屬案卷、保存期限、密級均沿用案卷設(shè)置內(nèi)容，直接顯示出來；存儲方式可以選擇紙質(zhì)存儲和電子存儲。
三、便捷的瀏覽查詢
通過對管理處檔案的錄入，OA系統(tǒng)可以自動生成檔案瀏覽目錄，方便檔案管理員查看和整理相關(guān)檔案信息，并且通過檔案名稱的檢索，可將檔案快速定位，減少人為查找所消耗的時間，提高工作效率。
四、規(guī)范的借閱審核
申請人借閱檔案資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，由檔案管理員統(tǒng)一分配，形成檔案資料明細(xì)，供借閱人查看，整個工作過程流程化，管理規(guī)范化，同時還可以加強(qiáng)檔案管理的保密性、提升管理安全。
五、強(qiáng)制的收回功能
對于已到歸還日期的檔案資料，檔案管理員在收回紙質(zhì)文件后可以將其標(biāo)記為收回，對于逾期還未歸還的電子資料，檔案管理員可強(qiáng)制收回，同時記錄歸還日期，變更借閱狀態(tài)。收回功能操作簡單，使用方便，有效的避免了因無歸還造成管理處檔案資料丟失，加強(qiáng)了檔案的管理
六、明確的銷毀記錄
對于已經(jīng)失效的檔案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可后，檔案管理員可以在檔案維護(hù)中找到此條檔案信息，點擊檔案銷毀按鈕，進(jìn)行銷毀操作。被銷毀的檔案會留存記錄在檔案銷毀記錄菜單下統(tǒng)一查看，此記錄中保留銷毀人和銷毀日期等信息，便于日后單位對此檔案的查找、追蹤，也能為日后的糾紛明確責(zé)任。
該高速公路管理處在使用華天OA的檔案中心模塊后，單位領(lǐng)導(dǎo)和普通公職人員對華天的專業(yè)性一致好評。通過對檔案中心功能的使用，既方便了檔案管理者對檔案進(jìn)行規(guī)范、有效的管理維護(hù)，又使普通公職人員借閱查看檔案變得方便快捷，避免了因檔案管理不善給單位造成的損失，也極大提升了檔案查找和使用的效率。
