每月處理上萬張報(bào)銷數(shù)據(jù)及憑證，統(tǒng)共需要幾名財(cái)務(wù)才能完成？ 一家老牌建筑工程企業(yè)中電建設(shè)，給出的答案是只需2名。
這家企業(yè)就是中電建設(shè)系統(tǒng)工程有限公司（CESEC，簡(jiǎn)稱“中電建設(shè)”），其隸屬于中國(guó)電子信息產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司，其前身是1975年成立的中國(guó)通訊工程公司。在2016年重組分立。
中電建設(shè)承繼高科技工程板塊優(yōu)勢(shì)資源，緊跟現(xiàn)代數(shù)字城市建設(shè)步伐，在大健康、數(shù)據(jù)中心、半導(dǎo)體、新能源、國(guó)防科工等領(lǐng)域占據(jù)領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)，專業(yè)提供工程咨詢、工程設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理、設(shè)備采購、建造安裝、設(shè)施運(yùn)行維護(hù)等全方位專業(yè)承包和工程總承包服務(wù)，致力于成為高科技產(chǎn)業(yè)細(xì)分領(lǐng)域系統(tǒng)服務(wù)商首選。
通過堅(jiān)定地走“支出管理數(shù)字化升級(jí)”的道路，如今這家企業(yè)僅需2名財(cái)務(wù)便能處理全公司近千名員工的報(bào)銷，而且基本不用加班。從每月全國(guó)各地、上萬條費(fèi)用報(bào)銷數(shù)據(jù)的分散化管理，到直接“干掉報(bào)銷”，這家老牌建筑工程企業(yè)已先于行業(yè)掌握了支出管理的勝負(fù)手。
01每月處理上萬條費(fèi)用報(bào)銷只是“小場(chǎng)面”
“目前，我們每月上萬條費(fèi)用報(bào)銷的審核和處理，只需2名會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)就能搞定。”中電建設(shè)總會(huì)計(jì)師吳尉自豪地表示道。但這如果放在以前，是想都不敢想的事情。
中電建設(shè)在新能源、數(shù)據(jù)中心等高科技工程業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略傾斜迅速為這家企業(yè)帶來業(yè)務(wù)的快速起量，在全國(guó)各地承接了近百個(gè)建筑工程項(xiàng)目。可每個(gè)工程項(xiàng)目都是“復(fù)雜體”，費(fèi)用支出類目龐雜，包括但不限于建筑原材料的采購、分包隊(duì)伍競(jìng)標(biāo)及選定、項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)臨時(shí)搭建活動(dòng)板房等，更是包含工程人員頻繁出差產(chǎn)生的大量差旅支出。
作為一家建筑工程公司，80%的工程人員占比對(duì)中電建設(shè)雖然不是稀奇事，但如何管理大量工程人員日漸增長(zhǎng)的費(fèi)用支出，便成為了該公司財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)面對(duì)的新課題。
“中電建設(shè)的項(xiàng)目遍布全國(guó)各地，且不同地區(qū)特點(diǎn)不一，總部財(cái)務(wù)要去管理分散項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的費(fèi)用支出，其實(shí)面臨很大挑戰(zhàn)。”吳尉表示。在使用分貝通之前，中電建設(shè)的工程人員只能通過“老辦法”先自行墊資后報(bào)銷，還要把整理好的報(bào)銷統(tǒng)一寄給總部財(cái)務(wù)。正因如此，在業(yè)務(wù)增速帶來費(fèi)用支出大的趨勢(shì)下，基本每個(gè)月，財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)管理員工報(bào)銷的專員都會(huì)收到非常多的報(bào)銷單。財(cái)務(wù)需要盡快進(jìn)行審核，如果遇到一些問題發(fā)票，還需要反復(fù)溝通再寄回，實(shí)在是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
這種狀況在中電建設(shè)使用分貝通平臺(tái)后，得到了明顯改善。“我們的員工可以通過分貝通App內(nèi)完成機(jī)票、酒店、火車、用車等多場(chǎng)景的高頻因公消費(fèi)，不用墊資也不用報(bào)銷了；事前管控及規(guī)則前置模式，也讓審批流程也更加完善、高效、可控。”中電建設(shè)財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理陳華添表示。
不僅如此，原本財(cái)務(wù)審核借款和核銷數(shù)據(jù)匹配等巨大的工作量也顯著減輕。“我們一般的業(yè)務(wù)量可能每個(gè)月大概要有一萬多條數(shù)據(jù)，如果這些數(shù)據(jù)不是通過分貝通‘干掉報(bào)銷’這樣一個(gè)模式來解決的話，那可能就會(huì)變成1萬多張的憑證，這個(gè)量其實(shí)是非常大的，所以我們現(xiàn)在雖然規(guī)模這么大，但只需要兩名同事管理報(bào)銷就足夠了。”吳尉這樣表達(dá)。
02一些“暫時(shí)無法被干掉”的報(bào)銷 管理起來更得心應(yīng)手
解決了異地報(bào)銷、報(bào)銷量大的問題，特殊情況下產(chǎn)生的費(fèi)用支出管理也一直讓中電建設(shè)頭疼不已。
“由于中電建設(shè)的一些建筑工程項(xiàng)目分布在相對(duì)偏遠(yuǎn)的地區(qū)，常見的線上消費(fèi)場(chǎng)景如用車，甚至是臨時(shí)材料采購需求，只能在線下完成。”
中電建設(shè)財(cái)務(wù)管理部副經(jīng)理魏朋介紹道。可脫離管控式的支出也常常讓財(cái)務(wù)感到頭疼。比如根據(jù)差旅信息看到某員工是去上海出差，但報(bào)銷中卻“混進(jìn)了”成都的餐票。由于中電建設(shè)的報(bào)銷系統(tǒng)和申請(qǐng)系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)相互割裂，財(cái)務(wù)一方面無法拒絕“看似合理理由下，支出不透明”的報(bào)銷申請(qǐng)，另一方面消費(fèi)管控也容易存在盲點(diǎn)。
具體到日常管理中，陳華添表示，中電建設(shè)以往的費(fèi)用報(bào)銷呈現(xiàn)三個(gè)特點(diǎn)：第一，審核周期較長(zhǎng)，一般需要1-2周；第二，票據(jù)審核壓力大，通常需要財(cái)務(wù)人員憑經(jīng)驗(yàn)人工校驗(yàn)合規(guī)性；第三，對(duì)票據(jù)的附件整理和完整性要求較高，不支持跨項(xiàng)目報(bào)銷。
雖然分貝通以場(chǎng)景聚合優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)了90%場(chǎng)景的干掉報(bào)銷，但仍有如上述情況在內(nèi)的10%需要報(bào)銷解決。如今，分貝通不斷完善費(fèi)用報(bào)銷解決方案，通過OCR技術(shù)自動(dòng)、多維度校驗(yàn)發(fā)票合規(guī)性，能夠大大提升財(cái)務(wù)處理效率；更支持混合報(bào)銷，即一趟行程中，不同墊資方式的因公支出通過一份核銷單即可搞定，在幫助員工省去按費(fèi)用類別報(bào)銷麻煩的同時(shí)，真正幫企業(yè)推動(dòng)員工完成“一事一報(bào)”，減少跨項(xiàng)目報(bào)銷，每趟差旅支出也更透明、可控。
此外，很多員工更適應(yīng)電腦填寫報(bào)銷的方式，在分貝通他們可以通過PC+手機(jī)雙端完成報(bào)銷，雙端數(shù)據(jù)還會(huì)實(shí)時(shí)同步，隨時(shí)切換報(bào)銷姿勢(shì)也非常靈活，效率更高。
針對(duì)消費(fèi)管控的問題，其關(guān)鍵是解決員工對(duì)企業(yè)差旅規(guī)則理解不一，預(yù)算意識(shí)弱等問題，因此消費(fèi)常超支的情況也時(shí)有發(fā)生。通過干掉報(bào)銷模式，分貝通能幫助企業(yè)更多員工主動(dòng)于分貝通App內(nèi)消費(fèi)，那些之前理解不了的差旅政策，現(xiàn)在輕松遵守。如遇超規(guī)消費(fèi)，員工只需靈活、快捷的申請(qǐng)，通過后便可繼續(xù)完成消費(fèi)。“對(duì)于超規(guī)消費(fèi)部分，企業(yè)可通過靈活配置安排員工個(gè)人支付或企業(yè)支付。這一方式極大改變了傳統(tǒng)預(yù)算管控的滯后性，不再是先花再管，而是管與花并行，還能實(shí)時(shí)預(yù)警超支情況。”魏朋這樣說。
03數(shù)據(jù)分析除了行為洞察 還能發(fā)現(xiàn)員工身上的閃光點(diǎn)
企業(yè)財(cái)務(wù)管理數(shù)字化升級(jí)的重要性，不單單是解決支出不透明、報(bào)銷量太大等問題，更體現(xiàn)在充分調(diào)動(dòng)支出數(shù)據(jù)未被開發(fā)的價(jià)值上。但這一切的基礎(chǔ)源自足夠全面的數(shù)據(jù)覆蓋。
“使用分貝通一段時(shí)間后，通過平臺(tái)提供的覆蓋機(jī)票、酒店、火車等商務(wù)消費(fèi)場(chǎng)景的覆蓋，以及費(fèi)用報(bào)銷模塊，我們驚喜地發(fā)現(xiàn)，員工越來越多的消費(fèi)數(shù)據(jù)沉淀在分貝通系統(tǒng)內(nèi)”，陳華添談到，“這則幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)了更全面、直觀、及時(shí)了解費(fèi)用支出情況的核心訴求。”
在原來，事后管控的方式，員工支出的數(shù)據(jù)難免摻雜水分，再加上預(yù)算和支出的不均衡，用事后收集到的數(shù)據(jù)分析其實(shí)沒有任何意義。“申請(qǐng)和管控之間如果沒有關(guān)聯(lián)，哪里預(yù)算需要調(diào)整，哪里更有節(jié)省空間，我們也無法明確”，魏朋解釋道。其實(shí)在今年一季度，中電建設(shè)便有意自己搭建數(shù)據(jù)分析能力，可這種能力的建設(shè)是個(gè)大工程，當(dāng)前的團(tuán)隊(duì)沒有額外精力應(yīng)付。“正當(dāng)我們一籌莫展的時(shí)候，分貝通上線了在線數(shù)據(jù)分析功能，我們沉淀在分貝通平臺(tái)數(shù)據(jù)的價(jià)值真正意義上被調(diào)動(dòng)起來。”魏朋提到。
以酒店差標(biāo)制定為例。通常財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在一開始無法一下就對(duì)酒店價(jià)格情況有全面的了解，導(dǎo)致不同酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)的制訂，總和實(shí)際情況有一些出入。“北上廣的酒店到底有沒有想象中那么貴？哪些酒店員工更喜歡選擇...在嘗試了解員工的這件事上，我們從不馬虎。”通過分貝通在線數(shù)據(jù)分析功能，中電建設(shè)的財(cái)務(wù)已經(jīng)通過大量的行為數(shù)據(jù)分析，鎖定了不同城市的住宿消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。“現(xiàn)在再遇到對(duì)規(guī)則的質(zhì)疑，我們擺事實(shí)講道理，底氣更足了。”魏朋表示。
“也正是通過在線數(shù)據(jù)分析功能對(duì)消費(fèi)行為的分析，讓我們還發(fā)現(xiàn)了員工身上的諸多閃光點(diǎn)。”有凌晨3點(diǎn)鐘從項(xiàng)目收工回家的工程師，有凌晨4點(diǎn)鐘起來趕飛機(jī)的銷售，一個(gè)事業(yè)部的領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)月有23天在外跑項(xiàng)目...“正因?yàn)樗麄兊娘L(fēng)雨兼程、日夜拼搏，也讓我們更堅(jiān)定公司發(fā)展的可期未來。”魏朋補(bǔ)充道。
“現(xiàn)在我們每個(gè)月都會(huì)向管理層提供員工消費(fèi)行為報(bào)告，說一說我們管理中的問題，并可直接針對(duì)問題提供可落地的建議。一些建議的落實(shí)已得到印證。”陳華添指出。如今這家老牌企業(yè)通過分貝通的干掉報(bào)銷模式，正在從根本上解決之前異地報(bào)銷、支出不透明、預(yù)算管控力弱等需要財(cái)務(wù)大量精力投入的工作，掌握了更高效的企業(yè)支出管理勝負(fù)手。“分貝通的核心價(jià)值是干掉報(bào)銷，但也不止于干掉報(bào)銷。”吳尉給出了自己的見解。老板滿意，員工認(rèn)同，中電建設(shè)的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)也在逐步釋放更多價(jià)值，賦能中電建設(shè)更可持續(xù)的經(jīng)營(yíng)。
