工信部在最新的《“十四五”智能制造發展規劃》中明確指出，到2025年，我國70%規模以上的制造業企業基本實現數字化，作為我國高質量發展階段技術創新的主戰場，智能制造企業機遇和挑戰并重。發展智能制造需要探索、開拓更多的商用場景，誰先占據市場誰將更有先發優勢。這一點，青島眾瑞智能儀器股份有限公司（下稱“眾瑞智能”）深有體會。
企業介紹
青島眾瑞智能儀器股份有限公司是一家專注于環境監測、生物安全、計量校準等領域儀器研發與創新應用的國家高新技術企業，是國家級專精特新小巨人企業。眾瑞智能創建了六大自主檢測技術平臺，并經過十余年積淀，申獲國家專利200余項，參與國家重大專項課題研究及國家標準、行業標準的制定。
制造業費用支出呈現“三多一低”的管理難題。因此，如何把有限資金投入到更重要的環節，充分調動組織效率，對于快速發展中的制造業企業非常關鍵。
“五步并兩步”
銷售出差“不墊資”、基本“免報銷”
高成長中的眾瑞智能，在組織規模逐步擴大的過程中，也不可避免地在組織運營效率方面遭遇難題，以銷售團隊為例。眾瑞智能有5個銷售大區，30多個客服站，幾十個銷售經理和客服人員，平均一個月至少20天都要出差跑客戶。本就繁忙的行程，總會伴隨些“可以不做，但不得不做”的麻煩事。
“之前我們銷售團隊出趟差一般需要完成5個動作才算圓滿，包括差旅申請，預支款申請，完成行程，整理票據和申請報銷。為了不影響行程安排，銷售至少提前一周進行出差和預支款申請，才能順利按計劃預訂機票、酒店。” 眾瑞智能環境監測事業部總經理高維超如是說，“很多銷售出一趟差要先后去不同的城市，忙亂中丟票的情況太正常不過，有時候為了合規，只能當自掏腰包了。”高維超補充道。制造業企業是典型的復雜體，從研發、采購、生產、銷售到售后等盤根錯節，內部運營機制在日益標準化的同時，也容易變“重”。“近年來制造業強調精益化管理，其本質在于杜絕浪費。這不僅指生產所需資源，杜絕人員效率的浪費同樣重要。”眾瑞智能副總經理兼財務總監于順浩表示，“面對銷售、研發等核心人員的費用管理分散化，難掌控的典型難題，制造業企業也需要用些非典型手段來破解”。分貝通便是眾瑞智能選擇的“非典型手段”。不同于傳統的事中、事后管控方式，眾瑞智能通過分貝通實現了員工費用支出的事前管控。比如銷售人員出差前先提交申請，通過后便可直接在分貝通App內完成機票、酒店、火車、用車等的計劃內行程預訂，直接由企業買單。這樣一來，銷售人員直接告別墊資，基本也不用報銷了，相當于之前的“出差五部曲”直接變為“申請、預訂兩步走”，效率自然就高了。
不用墊資的情況，也同樣適用于一些計劃外的支出。“一些日常臨時性的商務宴請總要我們自己墊錢，現在只要一張分貝通的虛擬卡就夠了。”高維超表示。虛擬卡類似企業版“信用卡”，眾瑞智能的員工只需要提前在線申請開卡和一定額度，就能綁定在自己的微信或支付寶進行消費。相對于之前較“重”的流程，如今，眾瑞智能的每個銷售只需一部手機就能搞定所有差旅申請、預訂，以更“輕”的方式解決了差旅流程的麻煩，將更多精力投入到業務中。
費用票據減少80%
面對“三多一低” 財務也能更高效
員工免墊資、免報銷，提升的不僅僅是員工的效率，還有財務團隊。“制造業的費用管理通常用三多一低來概括，即業務類型、流程多，發票種類多，財務效率低。”于順浩表示。從研發、采購、生產到銷售、售后，各個環節流程繁多，財務核算復雜，再加上面對幾百人每月產生的上千張報銷單據，如何更高效地進行合規管理，是眾瑞智能財務團隊亟待應對的挑戰。首先，合規問題的難點在于全國不同大區、不同客服站的報銷分散化、審核量大，同時規則外消費的情況屢見不鮮，“事后發作”式的費控，效果不佳。“眾瑞智能有明確的員工差旅規則，比如機票預訂折扣范圍、火車座位等級選擇等，但細則多、易忘記導致的超規問題總會讓財務陷入尷尬。”眾瑞智能財務副總監王京美表示。使用分貝通后，財務團隊在處理合規問題上顯得更得心應手。分貝通支持自定義的審批流和規則配置，如今員工不僅大部分因公消費都可在分貝通App完成，更能潛移默化的“按規則辦事”。“財務團隊和業務人員的對接工作順暢了很多。”王京美補充道。
（僅為酒店規則配置示意圖）
員工省事，財務更省時。“我們全公司在使用分貝通大約一年后，差旅報銷類發票量大約有80%以上的降低。”這是讓王京美記憶深刻的一個數據。不僅如此，分貝通以“開具一張大發票”的方式，幫助眾瑞智能基本“干掉”了大量票據審核這一重復性工作。即使仍需面對一些報銷處理情況，員工在分貝通App端便能通過OCR技術自動、多維度校驗發票合規性，這也為財務的報銷核算提供初步把關。分貝通為眾瑞智能財務團隊帶來的提效驚喜，遠不止“干掉報銷”。“我們在分貝通上的消費記錄和我們在銀行電子賬戶中的流水，是一一對應的?，F在每月月末，我們只需要在拿到分貝通提供的月結賬單后，核對下總金額即可。”此外，分貝通還與眾瑞智能的ERP系統打通，流暢地進行各消費場景的賬務處理；對公付款更支持系統將付款完成消息通知到業務人員，成功為財務避免了“催款追殺”。“一段時間后，我們發現在分貝通一個平臺，便可沉淀員工在機票、酒店、火車、虛擬卡等場景的消費數據，還能進行針對不同對象、多維度的分析。這幫助財務團隊實現了更全面、直觀、及時了解費用支出情況的核心訴求。”王京美解釋道。
