招采管理是其中一項(xiàng)確保從不同企業(yè)采購的商品和服務(wù)能夠順利運(yùn)作的管理技能,幫助企業(yè)在購買商品或服務(wù)時(shí)節(jié)省大量資金。在進(jìn)行中小企業(yè)管理過程中,招采不僅僅局限于對于商品或服務(wù)的招標(biāo)購買,同時(shí)還有商品的驗(yàn)收、保管、處理等一系列活動(dòng)。招采管理并不是單一的企業(yè)活動(dòng),而是影響著整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)的質(zhì)量。
那么主要的招采工作領(lǐng)域有什么?
當(dāng)你想采購商品或服務(wù)時(shí),你需要考慮此次采購是否劃算,是否絕對有必要,是否并非所有商品和服務(wù)都需要從外部采購。你必須列出一份潛在供應(yīng)商的清單,這些供應(yīng)商將為你所在機(jī)構(gòu)提供最佳交易。
下一步,你可以開展招標(biāo)活動(dòng)。最后,你必須選擇你想要合作的供應(yīng)商,充分考慮成本以及不同的標(biāo)準(zhǔn)。在評估和選擇最佳供應(yīng)商之后,你需要進(jìn)入合同討論階段。一定要提及所有的融資條款、付款方式等等,避免以后產(chǎn)生混淆。
招采管理還涉及供應(yīng)鏈管理。有效的招采策略和管理良好的供應(yīng)鏈?zhǔn)蛊髽I(yè)專注于開發(fā)和提供超出客戶期待的產(chǎn)品與服務(wù)。
招采管理有很多好處,比如它能節(jié)省時(shí)間,幫助企業(yè)更快更順暢地完成招采流程;節(jié)省大量資金,確保每次采購的質(zhì)量;增加招標(biāo)采購的透明度;加強(qiáng)與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)關(guān)系等等。
招采管理對中小企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾方面:
1、有效節(jié)約企業(yè)成本
科學(xué)合理的采購管理能夠降低采購過程中的不必要消耗,降低企業(yè)的原料成本。
當(dāng)企業(yè)的成本降低后,投入到產(chǎn)品創(chuàng)新和研發(fā)方面的資金就會(huì)變多,進(jìn)而提升了企業(yè)的綜合競爭力。同時(shí),成本的降低也會(huì)有更多的資金投入到企業(yè)的整體管理方面,提高企業(yè)的綜合管理能力,改變企業(yè)內(nèi)部環(huán)境,為企業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。
2、提高企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量
產(chǎn)品原材料的質(zhì)量直接對企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)生影響,而產(chǎn)品的質(zhì)量直接影響著企業(yè)的生存,影響企業(yè)的品牌形象。對企業(yè)來說,這是一種無形的企業(yè)文化競爭力。很多大品牌都非常注重品牌質(zhì)量問題,因此,加強(qiáng)產(chǎn)品采購管理能夠把好質(zhì)量的第一關(guān)。從根源上提高產(chǎn)品原材料的質(zhì)量,從而讓產(chǎn)品的質(zhì)量更高,提高企業(yè)的市場競爭力。
3、為企業(yè)的產(chǎn)品規(guī)劃提供參考
市場瞬息萬變,消費(fèi)者的消費(fèi)需求也變化得非常快,中小企業(yè)只有不斷調(diào)整自身的發(fā)展規(guī)劃才能夠適應(yīng)消費(fèi)者的需求。企業(yè)通過對采購信息進(jìn)行綜合管理,能夠第一時(shí)間接觸到市場信息,通過原材料市場信息的變化能夠掌握到市場的最新信息,為企業(yè)的產(chǎn)品規(guī)劃提供參考。
為了有效開展招采流程,企業(yè)應(yīng)該不斷對供應(yīng)商進(jìn)行核查和跟蹤,確保一切按部就班,確保商品或服務(wù)按照合同規(guī)定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)交付。最好是與供應(yīng)商保持良好的溝通,如果出現(xiàn)任何問題,采用之前在合同中確定的溝通方式讓供應(yīng)商知道。所以,企業(yè)要做好“變更”的準(zhǔn)備,確保流程效率。
企業(yè)還應(yīng)該擁有一個(gè)由高技能和訓(xùn)練有素的個(gè)人組成的團(tuán)隊(duì),團(tuán)隊(duì)成員專攻不同領(lǐng)域,有些能直接與供應(yīng)商打交道。每個(gè)團(tuán)隊(duì)都擁有應(yīng)對采購相關(guān)領(lǐng)域所需的技能。
為取得更好的結(jié)果,企業(yè)需要對現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用,如使用8Manage SPM招采管理系統(tǒng),能夠?yàn)橹行∑髽I(yè)招標(biāo)采購工作的展開提供良好的信息管理平臺(tái)。
8Manage SPM將電子尋源、電子招投標(biāo)、電子采購、供應(yīng)商管理、商務(wù)組合與項(xiàng)目管理等全部囊括到其中,保證信息交流、實(shí)物交流與財(cái)務(wù)交流的一體化,加強(qiáng)部門之間的協(xié)調(diào)和配合,讓招采過程更加自動(dòng)化和透明化。
1、電子招標(biāo)公開透明
8Manage SPM招采管理系統(tǒng)實(shí)時(shí)自動(dòng)記錄所有招采過程的執(zhí)行及結(jié)果。企業(yè)可使用8Manage SPM電子公告功能在其公開招標(biāo)網(wǎng)頁上向供應(yīng)商發(fā)布公開招標(biāo)信息。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)企業(yè)預(yù)設(shè)的招標(biāo)規(guī)則,自動(dòng)進(jìn)行評分和預(yù)選準(zhǔn)入供應(yīng)商。
2、供應(yīng)商招募和優(yōu)化
8Manage SPM支持公開招募供應(yīng)商,企業(yè)按需設(shè)置預(yù)選問卷和發(fā)布招募公告,從而判定其是否通過資格預(yù)審。
系統(tǒng)管理供應(yīng)商的優(yōu)勢在于,每次交易都能實(shí)時(shí)自動(dòng)采集供應(yīng)商的客觀績效數(shù)據(jù)。8Manage SPM可以結(jié)合直接接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶對他們的主觀績效評估,這對全面科學(xué)地評估供應(yīng)商、動(dòng)態(tài)優(yōu)化供應(yīng)商非常有價(jià)值。
3、全面監(jiān)控采購執(zhí)行
8Manage SPM招采管理系統(tǒng)幫助高層領(lǐng)導(dǎo)對采購生命周期的全過程進(jìn)行管理監(jiān)控,讓公司招標(biāo)采購管理實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量、更有效率的發(fā)展。各個(gè)采購合同是由哪個(gè)人負(fù)責(zé)的,所花費(fèi)的成本、合同日期及狀態(tài)等信息,都可以在同一個(gè)頁面上一目了然地跟蹤查看到,以便進(jìn)行全局管控,做出正確的采購策略。
4、嚴(yán)格控制開支成本
8Manage SPM招采管理系統(tǒng)管理整個(gè)企業(yè)的開支,系統(tǒng)實(shí)時(shí)自動(dòng)匯總開支數(shù)據(jù),分類整個(gè)組織架構(gòu)的開支費(fèi)用,更好地降低企業(yè)成本,提高運(yùn)營績效,并確保所有開支嚴(yán)格合規(guī),有效預(yù)防欺詐行為。
系統(tǒng)支持不同的付款方式,并且多維度跟蹤付款進(jìn)度和狀態(tài)(如按照采購訂單的時(shí)間,負(fù)責(zé)部門,供應(yīng)商等)。招采管理工作是中小企業(yè)提高自身市場競爭力以及經(jīng)濟(jì)效益的重要手段,企業(yè)應(yīng)當(dāng)要認(rèn)清企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀,意識(shí)到招采管理的重要性,并采取相應(yīng)的措施改變不良現(xiàn)狀,提高采購管理的效率。
使用8Manage SPM招采管理系統(tǒng),可以準(zhǔn)確揭示供應(yīng)鏈的真實(shí)運(yùn)營狀況,減少供應(yīng)鏈的低效率行為,從而為中小企業(yè)的發(fā)展奠定良好的“成本基礎(chǔ)”。
