當(dāng)您通過電子郵件附件共享Office 2019工作的電子副本時(shí)，如果您的收件人沒有用于查看該文件的相同應(yīng)用程序，則會(huì)出現(xiàn)問題。例如，如果您將PowerPoint演示文稿發(fā)送給沒有PowerPoint的朋友，則他可能無法打開它。
有兩種解決不兼容問題的基本方法：接收者獲取了可以查看文件的應(yīng)用程序，或者發(fā)送者（即您）可以以接收者已經(jīng)可以查看的格式保存文件。
如果要從接收方解決問題，最簡(jiǎn)單的方法是讓接收方使用免費(fèi)的基于PowerPoint Web的應(yīng)用程序。（需要一個(gè)Microsoft帳戶，這是免費(fèi)的。）Word，Excel，PowerPoint，Outlook和OneNote的基于Web的版本均可用。它們的功能不如原始文檔完整，但它們可以很好地用于查看和進(jìn)行簡(jiǎn)單的編輯。如果您要從發(fā)送方尋求解決方案，請(qǐng)首先找出收件人使用的文件格式或應(yīng)用程序，然后確定應(yīng)用程序?qū)⒈４娴钠ヅ湮募袷健？梢酝ㄟ^“保存”找到適用于您的應(yīng)用程序的文件格式。作為對(duì)話框，從中可以選擇其他文件類型。
對(duì)于文本文件，富文本格式（.rtf）是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。這是一種幾乎通用的格式，幾乎所有的文字處理程序都可以打開，并且Word用戶通常希望以與使用不支持Word文件的非常老舊或晦澀的文字處理程序的人交換文檔時(shí)使用的格式保存。下圖顯示了在Microsoft Word中RTF被選擇為文件格式。
更改為其他文件格式可能會(huì)導(dǎo)致某些格式丟失。Office 2019應(yīng)用程序中的某些功能僅在將文檔以應(yīng)用程序的本機(jī)格式保存時(shí)才起作用，例如填寫字段，宏，某些類型的可編輯圖稿和格式主題。這就是為什么大多數(shù)人除非有必要，否則不保存其他格式的原因。
如果收件人不需要編輯文檔，最好的選擇是將其保存為一種特殊格式，用于只讀共享布局頁面：頁面描述語言。這樣，收件人可以完全按照您的預(yù)期查看頁面，而不必為該特定文件類型查找和下載單獨(dú)的查看器。
Office 2019支持兩種主要的頁面描述語言：
- PDF： Adobe創(chuàng)建的一種格式，在Internet上廣泛用于分發(fā)文檔。它沒有Windows附帶，但是可以免費(fèi)下載Adobe的這種格式的閱讀器Adobe Reader 。大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)瀏覽器也會(huì)顯示PDF文件。
- XPS：一種由Microsoft創(chuàng)建的格式，在Windows Vista和更高版本中受本機(jī)支持。使用Windows Vista或更高版本的任何人都已經(jīng)可以使用此查看器。
您可以直接從應(yīng)用程序內(nèi)以PDF或XPS格式保存。跟著這些步驟：
- 選擇“文件”→“另存為”，然后瀏覽至所需的保存位置。
- 在“另存為”對(duì)話框的“另存為類型”列表中，選擇“ PDF”或“ XPS文檔”。對(duì)話框?qū)⒏囊燥@示一些其他控件。您可以選擇文件→導(dǎo)出→創(chuàng)建PDF / XPS文檔→創(chuàng)建PDF / XPS，而不是執(zhí)行步驟1-2。
- （可選）如果需要，請(qǐng)更改文件名。默認(rèn)情況下，它與正在使用的數(shù)據(jù)文件同名。
- 進(jìn)行優(yōu)化選擇。
- 對(duì)于也可能打印在紙上的文檔，請(qǐng)選擇“標(biāo)準(zhǔn)”（默認(rèn)）。
- 對(duì)于僅在線共享的文檔，請(qǐng)選擇“最小尺寸”。
- 單擊保存。保存的文件以其本機(jī)程序打開，該本機(jī)程序?yàn)锳dobe Reader（PDF格式）或XPS Viewer或Internet Explorer（XPS格式）。
