Microsoft Office以隱藏大量大多數(shù)人都不知道的有用功能而聞名。在這里，您可以發(fā)現(xiàn)一些Office 2019功能，以便可以利用它們并使Office 2019更方便（更安全）地使用。
保存Office 2019文件
大多數(shù)人將其文檔轉(zhuǎn)儲(chǔ)到“文檔”文件夾中的文件夾中。但是，在此文件夾中存儲(chǔ)了太多文檔，您將發(fā)現(xiàn)幾乎找不到任何東西。為了使檢索文件更容易，最好將不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在其自己的文件夾中，例如將與稅收有關(guān)的信息存儲(chǔ)在特殊的Tax Return文件夾中或?qū)l(fā)票存儲(chǔ)在特殊的2021 Invoices文件夾中。
當(dāng)然，將Office 2019留在自己的設(shè)備上，會(huì)將所有文件歡快地保存在Documents文件夾中，因此您需要告訴程序要將文件保存在何處。
除了定義用于存儲(chǔ)文件的默認(rèn)文件夾外，您還可以為Office 2019程序定義默認(rèn)文件格式。如果您需要與其他人共享文件，例如仍然使用舊版Microsoft Office（97/2000 / XP / 2003）的人，則此功能特別有用。
Microsoft Office 2007及更高版本使用一種更現(xiàn)代的文件格式，其中文件擴(kuò)展名由三個(gè)以上字母組成，例如.docx或.xlsx。這種新的文件格式提供了舊文件格式不具備的其他功能，舊文件格式具有三個(gè)字母的文件擴(kuò)展名，例如.doc或.xls。
最后，為了盡可能多地保護(hù)您的數(shù)據(jù)免受不可避免的計(jì)算機(jī)崩潰和硬盤(pán)驅(qū)動(dòng)器故障的影響，Office 2019程序包括一項(xiàng)特殊的自動(dòng)恢復(fù)功能，該功能以固定的時(shí)間間隔（例如每十分鐘一次）保存文件的臨時(shí)副本。這樣，如果斷電，您只會(huì)丟失在最近十分鐘內(nèi)所做的更改，而不會(huì)丟失所有更改。
Access不提供自動(dòng)恢復(fù)功能，因?yàn)闊o(wú)論如何它都會(huì)自動(dòng)保存對(duì)數(shù)據(jù)的任何更改。
若要自定義Office 2019程序的位置，格式和自動(dòng)恢復(fù)功能，請(qǐng)按照下列步驟操作：
- 加載要自定義的Office 2019程序（例如Excel或PowerPoint）。
- 單擊文件選項(xiàng)卡。
- 單擊選項(xiàng)。
出現(xiàn)一個(gè)選項(xiàng)對(duì)話框。 - 在左窗格中單擊“保存”。
“選項(xiàng)”對(duì)話框顯示各種“保存”選項(xiàng)。 - （可選）要保存與Office早期版本兼容的文件，請(qǐng)單擊“以這種格式保存文件”列表框，然后選擇一種文件格式，例如97–2003格式。
- （可選）要定義默認(rèn)文件夾，請(qǐng)?jiān)凇澳J(rèn)本地文件位置”文本框中單擊，然后鍵入驅(qū)動(dòng)器和文件夾。
或單擊瀏覽按鈕，然后選擇一個(gè)文件夾。 - （可選）若要定義要Office 2019自動(dòng)保存文件的頻率，請(qǐng)選中“保存自動(dòng)恢復(fù)信息每個(gè)”復(fù)選框，單擊“分鐘”文本框中，然后鍵入一個(gè)值或單擊向上或向下箭頭以定義一個(gè)值，例如7分鐘。
- 單擊確定。
用密碼保護(hù)您的Office文件
為了防止窺視您的Word，Excel或PowerPoint文件，您可以使用密碼保護(hù)它們。這樣，如果有人要打開(kāi)，查看或編輯您的文件，則必須使用您的密碼。如果某人不知道您的密碼，她將無(wú)法查看（更不用說(shuō)編輯）您的文件了。
您（或任何人）都可以在Internet上購(gòu)買(mǎi)可以破解Office 2019密碼保護(hù)文件的程序。為了實(shí)現(xiàn)真正的安全性，請(qǐng)不要依賴Office 2019的密碼保護(hù)功能。
要用密碼保護(hù)文件，請(qǐng)按照下列步驟操作：
- 加載Word，Excel或PowerPoint。
- 單擊文件選項(xiàng)卡。
- 選擇另存為。出現(xiàn)另存為窗口。
- 單擊瀏覽按鈕。
出現(xiàn)另存為對(duì)話框。 - 單擊工具按鈕。出現(xiàn)一個(gè)下拉菜單。
“工具”按鈕將出現(xiàn)在“另存為”對(duì)話框的右下角。 - 選擇常規(guī)選項(xiàng)。出現(xiàn)“常規(guī)選項(xiàng)”對(duì)話框。
- 要用密碼保護(hù)文件，請(qǐng)單擊“打開(kāi)密碼”文本框，然后輸入密碼。
出現(xiàn)另一個(gè)對(duì)話框，要求您再次輸入密碼以確認(rèn)密碼。 - 再次鍵入密碼，然后單擊“確定”。
- 要定義用于修改文件的單獨(dú)密碼，請(qǐng)?jiān)凇靶薷拿艽a”文本框中單擊并鍵入密碼。該密碼可以與您在步驟6中輸入的密碼不同。另一個(gè)對(duì)話框出現(xiàn)，要求您再次輸入密碼以確認(rèn)密碼。
- 再次鍵入密碼，然后單擊“確定”。
- 單擊保存。
