Microsoft Office以隱藏大量大多數(shù)人都不知道的有用功能而聞名。在這里，您可以發(fā)現(xiàn)一些Office 2019功能，以便可以利用它們并使Office 2019更方便（更安全）地使用。
保存Office 2019文件
大多數(shù)人將其文檔轉(zhuǎn)儲到“文檔”文件夾中的文件夾中。但是，在此文件夾中存儲了太多文檔，您將發(fā)現(xiàn)幾乎找不到任何東西。為了使檢索文件更容易，最好將不同的數(shù)據(jù)存儲在其自己的文件夾中，例如將與稅收有關(guān)的信息存儲在特殊的Tax Return文件夾中或?qū)l(fā)票存儲在特殊的2021 Invoices文件夾中。
當(dāng)然，將Office 2019留在自己的設(shè)備上，會將所有文件歡快地保存在Documents文件夾中，因此您需要告訴程序要將文件保存在何處。
除了定義用于存儲文件的默認(rèn)文件夾外，您還可以為Office 2019程序定義默認(rèn)文件格式。如果您需要與其他人共享文件，例如仍然使用舊版Microsoft Office（97/2000 / XP / 2003）的人，則此功能特別有用。
Microsoft Office 2007及更高版本使用一種更現(xiàn)代的文件格式，其中文件擴展名由三個以上字母組成，例如.docx或.xlsx。這種新的文件格式提供了舊文件格式不具備的其他功能，舊文件格式具有三個字母的文件擴展名，例如.doc或.xls。
最后，為了盡可能多地保護您的數(shù)據(jù)免受不可避免的計算機崩潰和硬盤驅(qū)動器故障的影響，Office 2019程序包括一項特殊的自動恢復(fù)功能，該功能以固定的時間間隔（例如每十分鐘一次）保存文件的臨時副本。這樣，如果斷電，您只會丟失在最近十分鐘內(nèi)所做的更改，而不會丟失所有更改。
Access不提供自動恢復(fù)功能，因為無論如何它都會自動保存對數(shù)據(jù)的任何更改。
若要自定義Office 2019程序的位置，格式和自動恢復(fù)功能，請按照下列步驟操作：
- 加載要自定義的Office 2019程序（例如Excel或PowerPoint）。
- 單擊文件選項卡。
- 單擊選項。
出現(xiàn)一個選項對話框。 - 在左窗格中單擊“保存”。
“選項”對話框顯示各種“保存”選項。 - （可選）要保存與Office早期版本兼容的文件，請單擊“以這種格式保存文件”列表框，然后選擇一種文件格式，例如97–2003格式。
- （可選）要定義默認(rèn)文件夾，請在“默認(rèn)本地文件位置”文本框中單擊，然后鍵入驅(qū)動器和文件夾。
或單擊瀏覽按鈕，然后選擇一個文件夾。 - （可選）若要定義要Office 2019自動保存文件的頻率，請選中“保存自動恢復(fù)信息每個”復(fù)選框，單擊“分鐘”文本框中，然后鍵入一個值或單擊向上或向下箭頭以定義一個值，例如7分鐘。
- 單擊確定。
用密碼保護您的Office文件
為了防止窺視您的Word，Excel或PowerPoint文件，您可以使用密碼保護它們。這樣，如果有人要打開，查看或編輯您的文件，則必須使用您的密碼。如果某人不知道您的密碼，她將無法查看（更不用說編輯）您的文件了。
您（或任何人）都可以在Internet上購買可以破解Office 2019密碼保護文件的程序。為了實現(xiàn)真正的安全性，請不要依賴Office 2019的密碼保護功能。
要用密碼保護文件，請按照下列步驟操作：
- 加載Word，Excel或PowerPoint。
- 單擊文件選項卡。
- 選擇另存為。出現(xiàn)另存為窗口。
- 單擊瀏覽按鈕。
出現(xiàn)另存為對話框。 - 單擊工具按鈕。出現(xiàn)一個下拉菜單。
“工具”按鈕將出現(xiàn)在“另存為”對話框的右下角。 - 選擇常規(guī)選項。出現(xiàn)“常規(guī)選項”對話框。
- 要用密碼保護文件，請單擊“打開密碼”文本框，然后輸入密碼。
出現(xiàn)另一個對話框，要求您再次輸入密碼以確認(rèn)密碼。 - 再次鍵入密碼，然后單擊“確定”。
- 要定義用于修改文件的單獨密碼，請在“修改密碼”文本框中單擊并鍵入密碼。該密碼可以與您在步驟6中輸入的密碼不同。另一個對話框出現(xiàn)，要求您再次輸入密碼以確認(rèn)密碼。
- 再次鍵入密碼，然后單擊“確定”。
- 單擊保存。
