隨著Excel文件內容不斷增加和進行編輯，文件會變得越來越大。一個工作簿除了文字，還會有各種圖表和彩色圖片，這些都會占用大量空間。文件過大不僅會影響郵件發送的速度，還會占用許多硬盤空間。好在你只需要進行幾個簡單操作，就可以縮減Excel文件的大小。
步驟
方法?1嘗試幾種簡單的方法
查看未使用單元格的格式。一直將鼠標拖動到每個工作簿的最底部，選中所有空行，刪除所有未使用的單元格。這樣能很大程度地縮減文件大小。
將文件保存為后綴名為.xlsb的二進制格式。這樣可以把工作簿變成包含多個二進制文件的壓縮文件夾。具體壓縮多少取決于工作表的內容。但是，要打開、關閉、保存這樣的文件，所費的時間往往比常用文件格式（.xls）要長一些。[1]
- 當你將文件另存為.xlsb格式后，選中并刪除數據范圍外的所有單元格，通常是數據的右側和下方。
- 選中同樣的單元格，刪除單元格所有的格式，像是顏色、線條等等。刪除工作簿里每個工作表的格式。
- 再次將工作簿保存為“.xlsx” 格式。然后查看一下這些操作縮減了多少文件體積。
將工作簿保存為相同的文件和格式，但是使用另一個文件名。這種轉換過程或許可以消除文件里的多余空間和無效數據。
方法?2包含圖標和格式的工作簿
打開 Excel文件。
將Excel文件保存為 “.html” 格式。
更改 .html 文檔的文件名稱。然后將新文檔保存為“.xls” 格式。
方法?3僅包含文本的工作簿
打開 Excel文件。
將Excel文件保存為 “.xml”格式。
重命名“.xml”文件，然后重新保存為“.xls”文件，并命名新的名字。
方法?4使用“WinZip”程序
打開文檔，找到你想要壓縮的文件。點擊文件名，將后綴名“.xls”更改為“.zip”。
點擊文件，選擇“用WinZip打開”。然后選擇一個路徑來保存解壓后的內容。
使用“WinZip”程序重新壓縮內容。
打開文檔。選中文件，將“.zip”后綴更改為“.xlsx”。你應該會注意到文件體積減了不少。[2]
你也可以前往工作簿子文件夾，找到體積最大的工作簿。重新打開原始的excel文件，創建幾個新的電子表格。返回到體積較大的工作簿中，選中包含數據的單元格，將它們復制粘貼到新工作表中。然后，刪除體積過大的電子表格，保存文件。
方法?5找到并處理錯誤源
找到導致Excel文件體積過大的工作表之后，將文件另存為.xls格式，這樣可以方便你查找工作表和存在的問題。同時，數據也可以從原文件中獨立出來。
復制Excel文件，方便之后操作，然后刪除里面有問題的列，并保存文件。
如果你比較兩個文件的體積，會發現刪掉存在問題的列之后，Excel文件的體積會縮減幾KB到幾MB不等。
方法?6另存為
這個方法適用于帶有圖片的電子表格。
點擊“文件”，然后選擇“另存為”。
在“保存”按鈕的旁邊，你會看到工具下拉菜單。點擊它。
壓縮圖片。
壓縮到“屏幕”或“打印”大小。
保存文件。完成。
小提示
- 如果你想在Mac電腦上壓縮Excel文件，可以使用第三方軟件，如“FILEminimizer Office” 或“Express Zip Mac” 壓縮軟件。
- 如果你將Mac電腦上的Excel文件以郵件形式發送到Windows電腦，確保將文件保存為“.xlsx”格式。這樣Windows電腦在打開文件時不會遇到任何問題，打開的文件也不會出現任何詭異的格式。[3]
