IT系統實施過程中,往往容易遇到各種風險,在投入大量時間和金錢之后,交付的項目也難以滿足用戶的期待。根據相關研究表明,50%的系統實施項目沒有在預算范圍內按時完成。新系統上線后,用戶通常要花6個月或更長時間來吸收和了解如何使用新系統完成工作,工作效率受到極大影響。
出現這種問題的原因各種各樣,但總體而言,最主要的原因是缺乏有經驗的項目經理,這會導致各種問題:
● 所有者和經理低估項目完成需要的時間,使得項目沒有按期交付;
● 企業選擇定制和修改系統,給日程表增加成本、風險和延期;
● 計劃不夠詳細,無法管理任務和滿足完成日期;
● 測試不夠充分,新系統上線或因功能無法正常運行而受影響;
● 團隊承受巨大的上線壓力,以至于無法準確描述剩余的開放項目和完成項目需要什么。
成功項目管理的目標是減少這類問題的發生,與利害關系人溝通以及交付成果。企業首先需要弄清楚應該誰來負責項目管理,是企業、供應商、IT部門還是其他干系人。從項目管理的角度來看,應用系統不是IT部門負責的。沒錯,雖然它是個IT系統,但項目經理應對業務、部門職能和高級管理人員的期待和目標有大體了解。
我們認為供應商無法做出新系統需要的所有決策。我們希望供應商能提出建議,比如流程變更、系統使用和文件轉換。然而,只有管理層能夠指導員工培訓、會計系統變更和客戶服務決策等事項。供應商會有項目團隊和經理,但全部職責都是項目經理的。
項目經理必須得到管理層和員工的尊重,同時授予每日決策和定期更新管理技能的權力。在小公司,我們經常看到公司為了節省資金,通常讓CFO或運營總監等高級經理充當項目經理的角色。項目經理的工作繁重,在8-12個月內,平均每周至少需要2-3天時間。在最后幾個月,每周工作時間會達到40個小時甚至更多。
對于較大的公司來說,新應用系統(如企業資源計劃)的完整實現需要18個月或者更長時間。聘用外部項目經理通常是因為高級經理無法抽出所需的時間。為了確保系統順利實施,按時交付,項目經理應承擔以下20項主要職責:
1.與所有利害關系人和供應商計劃和協調系統實現。
2.每個月更新項目籌劃指導委員會。
3.從供應商和內部人員中招募和組建團隊。
4.為整個項目制定完整的書面計劃,在任務級別定義詳細的項目計劃,包括評估、依賴關系和日程表。
5.每日跟進任務,與團隊成員溝通。
6.與項目成員合作,就關鍵里程碑獲得簽字。
7.為程序變更、系統集成和接口開發和審查規范文件。
8.為上線做準備,包括準備計劃。
9.制定高質量的測試計劃,審核測試結果。
10.規劃要轉換的檔案和歷史記錄,審查結果和數據完整性。
11.每周向利害關系人提供任務完成情況、任務狀態和評論。
12.完成項目任務所需的資源和技能。例如:是否有能夠編寫程序的程序員、培訓師等等。
13.與管理層合作,確保人員到位,并按時完成系統實現任務,例如:審查規范、測試程序、審查轉換文件、培訓、編寫程序等。
14.實施和使用項目進度安排和協作工具。
15.領導招采流程(如服務器、軟件組件、軟件)。
16.項目成本估算和預算編制;檢查付款發票。
17.領導實現后審核;制定未完成項目的任務清單,與內部人員和供應商設定新日期。例如:程序不能正常工作、用戶需要進一步的教育和培訓等。
18.對第一階段延期的功能進行優先級排序、評估和調度,包括為簡化實現而刪除的事項。
19.整個項目的風險分析。
20.與所有利害關系人溝通。
新系統的實施是個復雜的過程,項目經理應該履行以上職責,委派任務,加強合作,促進項目實施成功。同時,系統實施項目失敗率高,企業對IT部門的依賴日益增加,項目經理需要找到形成項目管理流程的方式,以及最能滿足特定需求的工具,使用有效的工具和方法變得至關重要。8Manage PM是最能滿足此類需求的項目管理工具,通過以下管理功能,幫助項目經理獲得成功:
● 項目符號范圍聲明——包括理由、可交付成果、時間和成本目標、資源、除外責任、假設和主要風險。項目符號列表可以快速閱讀并集中在相關的要點上。
● 工作分解結構——創建和使用 WBS 圖表,將其作為范圍和計劃流程的一部分,這樣項目團隊就能直觀地看到所有相關內容,核實是否所有內容都包含在內。
● 多項目重疊圖——避免與資源或活動發生沖突,直觀地合并幾個不同工作計劃的信息。讓客戶了解其他所有正在進行中的系統實現項目,看到項目是如何與投資組合、優先順序和資源分配相關聯的。
● 階段/活動檢查表——創建圖表,匯總在某個階段要完成的任務。
●責任矩陣——同樣是圖表形式,根據資源交叉引用任務; 分發責任矩陣,幫助團隊成員認清他們的角色。
系統實施項目是一項復雜、長期的系統工程,為保證項目能夠順利進行實施,必須利用有效的管理方法和工具。在系統實施項目中,運用8Manage PM項目管理工具,能高效推動項目執行。
