編輯表單時(shí)，總是會(huì)有一些沒(méi)有內(nèi)容的空單元格。如果是一些重要的表格，一般要求填寫(xiě)無(wú)內(nèi)容的單元格，空單元格或畫(huà)一條對(duì)角線(xiàn)，以免被套印和篡改。如果表中的空間很少，我們可以選擇手動(dòng)填充，但是如果有更多的空間呢？有什么好方法可以快速地填空嗎？在WPS表單中，至少有三種方式可以快速指定和批量填充所有空格，包括定位填充、條件格式和公式等。讓我們以人員獎(jiǎng)懲記錄的形式為例來(lái)介紹一下具體的操作。
1定位同時(shí)填寫(xiě)
在WPS表中，我們可以通過(guò)定位功能快速選擇指定區(qū)域的所有空格，然后統(tǒng)一填寫(xiě)無(wú)、空白或斜線(xiàn)。
用WPS 2010打開(kāi)“獎(jiǎng)罰記錄”工作表，選擇您要填寫(xiě)空格的區(qū)域D3:G120，點(diǎn)擊“編輯”菜單選擇“定位”，點(diǎn)擊“定位”窗口中的“空值”選項(xiàng)(圖1)，點(diǎn)擊“定位”按鈕選擇D: G120區(qū)域的所有空格。然后輸入要填寫(xiě)的“無(wú)”字，按下Ctrl鍵確認(rèn)，然后在所有選中的空格中填寫(xiě)“無(wú)”，設(shè)置后關(guān)閉“定位”窗口。
如果所有空格都需要畫(huà)對(duì)角線(xiàn)，只需在定位后選擇所有空格，右擊選擇設(shè)置單元格格式，點(diǎn)擊設(shè)置單元格格式窗口的框架選項(xiàng)卡下左下角的對(duì)角線(xiàn)按鈕，將對(duì)角線(xiàn)添加到表格中，確認(rèn)后再畫(huà)對(duì)角線(xiàn)到所有選中的空格。
2條件格式
使用WPS表單的條件格式，您可以快速為所有空格繪制斜線(xiàn)，但只能為空格繪制斜線(xiàn)。如果你想不填或填空白，你不能。然而，它最大的優(yōu)點(diǎn)在于，在將來(lái)修改單元格時(shí)不需要重復(fù)設(shè)置，當(dāng)輸入空格時(shí)斜線(xiàn)將自動(dòng)消失，而當(dāng)單元格被清空時(shí)斜線(xiàn)將自動(dòng)繪制。
在“獎(jiǎng)懲記錄”工作表中，選擇D3，然后用Shift鍵點(diǎn)擊G120，選擇需要填寫(xiě)空格的D3:G120區(qū)域。點(diǎn)擊〖格式〗按鈕，選擇條件格式，在條件格式窗口的條件1下拉列表中選擇公式，輸入公式為=D3=。單擊“格式.”按鈕，在“單元格格式”窗口的“邊框”選項(xiàng)卡下，單擊左下角的斜線(xiàn)按鈕，將斜線(xiàn)邊框添加到表格中(圖2)。
在這里，您可能需要單擊右下角的反斜杠按鈕來(lái)取消反斜杠。然后逐一確認(rèn)設(shè)置，您可以看到所選區(qū)域中的所有空間都用斜線(xiàn)繪制。
3使用公式
通過(guò)創(chuàng)建輔助工作表和使用函數(shù)式公式，可以自動(dòng)填充所有空格。但是，與使用條件格式不同，使用公式只能填充空白和空白文本，但不能繪制對(duì)角線(xiàn)。
按住Ctrl鍵并拖動(dòng)工作表“獎(jiǎng)罰記錄”的標(biāo)簽，復(fù)制另一個(gè)工作表“獎(jiǎng)罰記錄(2)”。在“獎(jiǎng)罰記錄(2)”表中，先選擇D3，然后用Shift鍵點(diǎn)擊G120，選擇單元格區(qū)域D3:G120，輸入公式=IF(獎(jiǎng)罰記錄！D3=”，”無(wú)”，獎(jiǎng)罰記錄！D3)(圖3)，按下Ctrl回車(chē)鍵將公式填充到D3:G120的所有單元格中。現(xiàn)在表中的所有空格都自動(dòng)顯示為無(wú)。
以后只要修改“獎(jiǎng)罰記錄”工作表，在“獎(jiǎng)罰記錄(2)”工作表中的“否”處會(huì)自動(dòng)填寫(xiě)空白。
雖然填寫(xiě)定位空間簡(jiǎn)單直觀，但是對(duì)于經(jīng)常修改的表單，每次修改后都要重新填寫(xiě)，非常麻煩。使用條件格式可以設(shè)置一次，永遠(yuǎn)有效，這應(yīng)該是最方便和實(shí)用的方法。不幸的是，它只能畫(huà)對(duì)角線(xiàn)。使用公式很麻煩，但也可以一勞永逸。建議不經(jīng)常修改的表格用定位空格填充，需要經(jīng)常修改的表格根據(jù)需要使用后兩種方法。
