注意:?這是一篇有關數據驗證的進階主題。 有關數據驗證以及如何驗證單元格或區域的介紹，請參閱將數據驗證添加到單元格或區域。
可使用數據驗證來限制數據類型或用戶輸入單元格的值。 例如，可使用數據驗證，根據工作簿中其他位置的值來計算單元格中允許存在的最大值。 在以下示例中，用戶鍵入了 abc，此值不是該單元格可接受的值。
數據驗證何時有用？
要與他人共享工作簿，并希望輸入的數據準確無誤且保持一致時，數據驗證十分有用。 除此之外，還可以使用數據驗證執行下列操作：
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限制條目，只能選擇列表中預定義的項目 – 例如，可以將供用戶選擇的部門限制為會計部、薪資部、人力資源部等。
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限制數字，避免選擇指定范圍之外的數字 – 例如，可以將員工的年度業績調薪的最大比例設定為 3%，或僅允許使用 1-100 之間的整數。
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限制日期，避免選擇特定時間范圍之外的日期 – 例如，在員工的休假申請中，可以避免員工選擇今天之前的日期。
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限制時間，避免選擇特定時間范圍之外的時間 – 例如，可以將會議安排在早上 8:00 到下午 5:00 之間。
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限制文本字符數 – 例如，可以將單元格中允許的文本字符數限制在 10 個或以下。
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根據其他單元格中的公式或值驗證數據有效性 – 例如，可以使用數據驗證，根據計劃的工資總額設置傭金和提成的上限。 輸入的金額超過此限額時，用戶會看到一條錯誤消息。
數據驗證??輸入和錯誤消息
你可以選擇在用戶選擇單元格時顯示輸入消息。 輸入消息通常用于就要輸入單元格的數據類型提供用戶指導。 此類消息顯示在單元格附近。 如果需要，你可以將此消息移走，但在你移到其他單元格或按 Esc 前，該消息會一直保持可見。
在數據驗證的第二個選項卡中設置輸入消息。
用戶適應輸入消息后，你可以取消選中“選定單元格時顯示輸入消息”選項。
還可以選擇顯示“出錯警告”，它僅在用戶輸入無效數據后才顯示。
有以下三種類型的出錯警告可供選擇：
圖標
類型
用途
停止
阻止用戶在單元格中輸入無效數據。
“停止”警告消息有以下兩個選項：重試或取消。
警告
警告用戶輸入的數據無效，但不會阻止他們輸入無效數據。
出現“警告”消息時，用戶可以單擊“是”接受無效輸入，單擊“否”編輯無效輸入或單擊“取消”刪除無效輸入。
信息
告知用戶輸入的數據無效，但不會阻止他們輸入無效數據。 這種類型的出錯警告最靈活。
出現“信息”警告消息時，用戶可以單擊“確定”接受無效的值或單擊“取消”拒絕無效的值。
有關使用數據有效性的提示
在 Excel 中使用數據驗證時可使用這些提示和技巧。
注意:?如果希望在 Excel Services 或 Excel Online中使用數據驗證，需要先在 Excel 桌面版中創建數據驗證。
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下拉列表的寬度由具有數據驗證的單元格的寬度來確定。 您可能需要調整該單元格的寬度，以防將寬于下拉列表寬度的有效輸入部分截斷。
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若打算保護工作表或工作簿，請在指定任何有效性設置后執行。 在保護工作表之前，請確保解除鎖定任何已驗證單元格。 否則，用戶將無法在這些單元格中鍵入任何數據。 請參閱保護工作表。
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若打算共享工作薄，請僅在指定數據驗證和保護設置之后執行。 共享工作薄后，除非停止共享，否則將無法更改驗證設置。
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您可以將數據有效性應用到已在其中輸入數據的單元格。 但是，Excel 不會自動通知現有單元格包含無效數據。 在這種情況下，您可以通過指示 Excel 在工作表上的無效數據周圍畫上圓圈來突出顯示這些數據。 標識無效數據后，可以再次隱藏這些圓圈。 如果更正了無效輸入，圓圈會自動消失。
要應用圓圈，請選擇要評估的單元格，然后轉到“數據”>“數據工具”>“數據驗證”>“圈釋無效數據”。
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要快速刪除單元格的數據驗證，請選中該單元格，然后轉到“數據”>“數據工具”>“數據驗證”>“設置”>“全部清除”。
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若要在工作表上查找具有數據有效性的單元格，請在“開始”選項卡上的“編輯”組中，單擊“查找和選擇”，然后單擊“數據有效性”。 找到具有數據有效性的單元格后，您可以更改、復制或刪除有效性設置。
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創建下拉列表時，可以使用“定義名稱”命令（位于“公式”選項卡上的“已定義名稱”組中）為包含該列表的區域定義名稱。 在另一個工作表上創建該列表后，可以隱藏包含該列表的工作表，然后保護工作簿以使用戶無法訪問該列表。
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如果您更改單元格的有效性設置，則可以將這些更改自動應用于具有相同設置的所有其他單元格。 為此，請在“設置”選項卡上，選中“對有同樣設置的所有其他單元格應用這些更改”復選框。
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如果無法使用數據驗證，請確保：
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用戶未復制或填充數據 – 數據驗證僅當用戶直接在單元格中鍵入數據時才顯示消息并阻止無效輸入。 復制或填充數據時，不會顯示消息。 若要防止用戶通過拖放單元格復制和填充數據，請轉到“文件”>“選項”>“高級”>“編輯選項”，然后取消勾選“啟用填充柄和單元格拖放功能”復選框即可保護工作表。
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關閉手動重算 – 如果打開手動重算，則未計算的單元格可能會無法正常驗證數據是否有效。 若要關閉手動重算，請轉到“公式”選項卡>“計算”組 >“計算選項”，然后單擊“自動”。
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公式沒有錯誤 – 確保有效單元格中的公式不會產生錯誤，如 #REF! 或 #DIV/0!。 在更正錯誤之前，Excel 將忽略數據驗證。
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公式中引用的單元格正確無誤 – 如果被引用的單元格發生了更改，以致于有效單元格中的公式計算出無效結果，則不會為該單元格顯示有效性消息。
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Excel 表可能鏈接到 SharePoint 網站 – 不能將數據驗證添加到鏈接到 SharePoint 網站的 Excel 表格中。 若要添加數據驗證，必須取消該 Excel 表的鏈接或將該 Excel 表轉換為區域。
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當前可能正在輸入數據 – 在單元格中輸入數據時，“數據驗證”命令不可用。 若要結束數據輸入，請按 Enter 或 ESC。
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工作表可能受保護或處于共享狀態?如果工作簿處于共享狀態或受保護，則無法更改數據有效性設置。 需要先取消共享或取消保護工作簿。
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如何更新或刪除繼承工作簿中的數據驗證
如果繼承的工作簿中包含數據驗證，除非該工作簿受保護，否則可以修改或刪除數據驗證。 如果工作表通過密碼保護，但你不知道密碼，請嘗試聯系之前的所有者，讓他幫助你取消對該工作表的保護，因為 Excel 無法恢復未知或丟失的密碼。 也可以將數據復制到另一個工作表，然后刪除數據驗證。
當您嘗試輸入或更改單元格中的數據時，如果看到數據有效性警報，且不清楚可以輸入的內容，那么請與工作簿的所有者聯系。
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另請參閱
將數據驗證應用于單元格
