當您要與單位中的其他人員共享工作簿，并希望工作簿中所輸入的數據準確無誤且保持一致時，數據有效性十分有用。
除此之外，您還可以使用數據有效性執行下列操作：
●將數據限制為列表中的預定義項 例如，您可以將部門類型限制為銷售、財務、研發和 IT。同樣，也可以從工作表中其他位置的單元格區域創建值列表。
●將數字限制在指定范圍之外 例如，可以將扣除額的最小限制指定為特定單元格中小孩數量的兩倍。
●將日期限制在某一時間范圍之外 例如，可以指定一個介于當前日期和當前日期之后 3 天之間的時間范圍。
●將時間限制在某一時間范圍之外 例如，可以指定一個供應早餐的時間范圍，它介于餐館開始營業和開始營業后的 5 小時之內。
●限制文本字符數 例如，可以將單元格中允許的文本限制為 10 個或更少的字符。同樣，也可以將全名字段 (C1) 的特定長度設置為名字字段 (A1) 與姓氏字段 (B1) 的當前長度之和再加 10 個字符。
●根據其他單元格中的公式或值驗證數據有效性 例如，可以使用數據有效性，根據計劃的工資總額將傭金和提成的上限設置為 ￥3,600。如果用戶在單元格中輸入的金額超過 ￥3,600，就會看到一條有效性消息。
