Excel可以限制使用者在單元格或區(qū)域中的輸入內(nèi)容，以確保數(shù)據(jù)符合要求。利用數(shù)據(jù)有效性可以實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)時(shí)Excel提供一個(gè)下拉列表供選擇，用戶可以從列表中選擇一項(xiàng)進(jìn)行輸入，從而避免了輸入錯(cuò)誤內(nèi)容，如果輸入的內(nèi)容與列表不符，Excel將給出錯(cuò)誤提示。
下面是一個(gè)具體的例子，要在某一區(qū)域中對(duì)用戶的輸入進(jìn)行限制，限制的內(nèi)容是“省份列表”為全國(guó)省份名稱，即只允許輸入省份信息，操作步驟如下：
1.選擇需要限制輸入的區(qū)域，單擊菜單“數(shù)據(jù)→有效性→設(shè)置”，在“有效性條件”的“允許”下拉列表中選擇“序列”，單擊“來(lái)源”文本框右側(cè)的“區(qū)域引用”圖標(biāo)，如圖。
2.Excel 將收縮“數(shù)據(jù)有效性”窗口，用鼠標(biāo)選擇列表所在區(qū)域，此處為“省份列表”區(qū)域E1：E35。
選擇完畢后再次單擊“區(qū)域引用”圖標(biāo)返回，Excel自動(dòng)將選擇的區(qū)域輸入到“來(lái)源”下的文本框中。如果列表區(qū)域和需要設(shè)置有效性的區(qū)域不在同一工作表內(nèi)，就必需先將列表區(qū)域定義名稱，例如對(duì)“省份列表”所在區(qū)域E1：E35定義名稱為“省份列表”，然后在“來(lái)源”下的文本框中輸入“=省份列表”。
3.最后單擊“確定”。
Excel將在選定的單元格中創(chuàng)建一個(gè)有效性列表，用戶輸時(shí)可以在列表中選擇，或輸入列表中的內(nèi)容。
如果輸入了別的內(nèi)容，Excel會(huì)給出錯(cuò)誤提示。
刪除數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的方法：
1.單擊選擇任一包含數(shù)據(jù)有效性列表的單元格。
2.單擊菜單“編輯→定位”，或按F5鍵、Ctrl+G，打開(kāi)“定位”對(duì)話框。
3.單擊“定位條件”按鈕，在“定位條件”對(duì)話框中選擇“數(shù)據(jù)有效性→相同”。
這時(shí)Excel會(huì)把所有具有相同數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的單元格全部選中。
4.單擊菜單“數(shù)據(jù)→有效性→設(shè)置”，單擊“全部清除”按鈕。
