在進行數據統計和分析的時候，利用excel函數可以給用戶帶來極大的便利， 例如簡化公式、能夠實現一些使用普通公式無法完成的任務等。
★簡化公式
使用函數最直觀的效果就是可以大大簡化公式，例如要計算B2到D512個單元格的和，如果使用普通的公式，需要寫成“=B2+B3+B4+B5+C2+C3+C4+C5+02+03+04+05”，而利用函數SUM，只要寫成“= SUM(B2:D5) ”即可。
★減小工作量
利用函數可以把一些很煩瑣的工作變得很簡單。例如在一個表內包含了上千個名字， 這些名字都使用的是英文大寫字母；而現在由于需要，要把這些名字全部打印出來，而且要使名字的第一個字母大寫，其他小寫。當然這可以手工修改，重新輸入名字， 但這樣明顯費時費力，而且明明這些內容都有了，重新輸入顯然很劃不來。這時，可以直接利用函數PROPER將各英文單詞的第一個字母改為大寫，其他小寫。而且既簡單又不容易出錯。
★實現特殊功能
使用函數還有個最大的優勢，就是可以實現普通公式無法完成的功能。比如要找出某個單元格區域內值最大的一個，使用公式就無法完成了，而利用MAX函數則可以非常簡單地實現。另外，如果需要根據實際情況先進行判斷，然后再返回不同的結果，使用公式也很難實現。而利用IF函數則可以根據是否滿足條件來分別返回不同的結果。例如，當員工的銷售額超過100萬，則其獎金的比率為1.3% ，不超過則只占1.1%，這時可以使用如下的方法計算：= IF(A1>1OOOOOO,A1*0.013,A1 *0.011)
