有時用戶輸入的數(shù)據(jù)中包含較多的重復(fù)性文字。例如在建立員工檔案信息時，在“學(xué)歷”字段中總是會出現(xiàn)“大專學(xué)歷”、“大學(xué)本科”、“碩士研究生”、“博士研究生”等幾個固定詞匯之間來回的重復(fù)輸入，如果希望簡化輸入過程，可以借助excel所提供的“記憶式鍵入”功能
首先，在Excel選項頁中查看并確“記憶式鍵入”功能是否已經(jīng)開啟。在菜單欄上依次點擊“工具”——“選項”——“選項”，在彈出的“選項”對話框中選擇“編輯”選項卡，勾選其中的“記憶式鍵入”復(fù)選框(系統(tǒng)默認(rèn)為勾選狀態(tài))。
啟用此項功能后，當(dāng)用戶在同一列中輸入相同信息時就可以利用“記憶式鍵入”來簡化輸入。
例如，用戶在學(xué)歷字段的前3行分別輸入過信息以后，當(dāng)用戶在接下來的第4條記錄中再次輸入“中”時(按Enter鍵確認(rèn)之前)，Excel會從上面的己有信息中查找到“中”字開頭的一條記錄“中專學(xué)歷”，然后自動顯示在用戶正在鍵入的單元格中提示用戶，此時用戶只要接下Enter鍵就可將“中專學(xué)歷”完整地輸入在當(dāng)前單元格中，而免去了輸入后面3個字的工作。記憶式鍵入就是以此來簡化用戶的輸入操作的。
值得一提的是，如果用戶輸入的第一個文字在已有信息中存在著多條對應(yīng)記錄，則用戶必須增加文字信息直到能夠僅與一條記錄單獨匹配。例如，當(dāng)用戶在接下來的“學(xué)歷”字段中輸入文字“大”時，由于之前分別有“大學(xué)本科”和“大專學(xué)歷”兩條記錄都對應(yīng)，所以Excel的“記憶式鍵入”功能并不能在此時提供唯一的建議鍵入項。直到用戶輸入第二個字，如“大專”，Excel才能找到唯一匹配項“大專學(xué)歷”并顯示在單元格中。
“記憶式鍵入”功能除了能夠幫助用戶減少輸入以外，還可以自動幫助用戶保持輸入的一致性。例如，用戶在第一行中輸入“Excel”， 當(dāng)用戶在第三行中輸入小寫字母“e”時，記記功能還是會幫用戶找到“Excel”，按Enter鍵確認(rèn)輸入后，第一個字母“e”會自動變?yōu)榇髮懀怪c先前的輸入保持一致。
