自動建立分級顯示對數據表格的要求較高，如果表格具備以下特征，用戶可以使用自動分級顯示。
●同一組中的行或列均放在一起。
●匯總行均在每組數據的上方或下方，匯總列均在每組數據的左側或右側。匯總行和匯總列使用求和公式SUM或分類匯總公式SUBTOTAL引用數據中的單元格。
實例：
基礎數據如圖，為各地區、各省上半年每季度的匯總數據，以及各省每個月的明細數據。數據表在未建立分級顯示前的狀態，各匯總行、列已用求和公式SUM引用了各求和單元格。要自動建立分級顯示，可接以下操作步驟執行：
1.選定需要分級顯示的單元格區域A1:K39，若要對整個工作表的數據區域分級顯示，可以選定任意單元格
2.單擊菜單“數據”——“組及分級顯示”——“自動建立分級顯示”。
如果工作表已有分級顯示，Excel將彈出一對話框，提示“是否修改分級顯示”，點擊“確定”的按鈕，Excel會用新的分級顯示替換掉原有的分級顯示。效果如圖
通過上述操作后， Excel將自動根據用戶小計行或列、合計行或列中的公式來判斷如何分級，并建立工作表分組顯示。
若要對建立的分級顯示應用樣式，步驟2操作如下：
單擊菜單“數據”——“組及分級顯示”——“設置”，excel會自動彈出“設置”對話框，根據數據匯總行、列的方位，決定是否勾選“明細數據的下方”和“明細數據的右側”復選按鈕，再勾選“自動設置樣式”復選按鈕，最后單擊“創建”按鈕。
應用樣式后，所有的小計行(第2級別)都使用斜體字形，字號為Excel默認的12號，而不是用戶原來設置的字號{本例設置為10號}，所有的合計行(第1級別)字體都加粗，字號與小計行相同。
