您可以采用可移植文檔格式(PDF)保存excel2007創建的文件,該格式是用于共享文檔的通用格式。但只有安裝了加載項之后,才能在 2007 Microsoft Office System 程序中將文件另存為PDF或XPS文件。
★PDF格式概述
PDF是一種固定版式的電子文件格式,可以保留文檔格式并支持文件共享。PDF 格式可確保在聯機查看或打印文件時,文件可以完全保持預期格式,且文件中的數據不會輕易地被更改。此外,PDF格式對于使用專業印刷方法進行復制的文檔十分有用。
要查看PDF文件,必須在計算機上安裝PDF讀取器。Acrobat Reader就是其中一種讀取器,可以從Adobe Systems獲取。
將文件另存為PDF后,不能使用2007 Office發布版程序直接對該PDF文件進行更改。必須在創建原始2007 Office發布版文件的2007 Office發布版程序中對該文件進行更改,然后再次將該文件另存為PDF。
★在Excel2007中以PDF格式保存文件
1.單擊excel2007左上角的“MS Office按鈕”,指向“另存為”旁邊的箭頭,然后單擊“PDF或XPS”,在“文件名”列表中,為工作簿鍵入或選擇一個名稱。
2.在“保存類型”列表中,單擊“PDF”。如果要在保存文件后立即打開它,請選中“發布后打開文件”復選框。此復選框僅當計算機上已安裝 PDF 讀取器時可用。
3.在“優化”旁邊,根據您更重視文件大小還是打印質量,執行下列操作之一:
●如果工作簿要求高打印質量,請單擊“標準(聯機發布和打印)”。
●如果打印質量不如文件大小重要,請單擊“最小文件大小(聯機發布)”。
4.要指定文件的各個選項,請單擊“選項”。單擊“確定”,再單擊“發布”。