對(duì)于打印獎(jiǎng)狀，我們通常所采用的方法是將姓名和獲幾等獎(jiǎng)位置空著，等到獎(jiǎng)狀打印完畢再用手工填寫,或者是分別在每張電子獎(jiǎng)狀上更改姓名等信息再打印。這兩種方法都費(fèi)時(shí)費(fèi)力，其實(shí)利用Word 2003中的郵件合并功能通過簡單的幾個(gè)步驟就可以輕松地批量打印獎(jiǎng)狀。
具體做法如下：
1.制作獎(jiǎng)狀模板。
首先利用Word 2003制作一個(gè)獎(jiǎng)狀模板并保存為“獎(jiǎng)狀.doc”，將其中姓名、獎(jiǎng)項(xiàng)、年級(jí)先空出，確保打印輸出后的格式與獎(jiǎng)狀紙相符，如下圖所示。
2.制作獲獎(jiǎng)學(xué)生名單電子表格。
在Excel表格中輸入獲獎(jiǎng)學(xué)生名單及獎(jiǎng)項(xiàng)、獲幾等獎(jiǎng)等相關(guān)信息并保存為“獲獎(jiǎng)學(xué)生名單.xls”。此處要注意的是，表格的第一行為列標(biāo)題行，列標(biāo)題行下緊接著輸入獲獎(jiǎng)學(xué)生信息，如下圖所示。
3.關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫。
用Word 2003打開“獎(jiǎng)狀.doc”，依次選擇“視圖→工具欄→郵件合并”，在新出現(xiàn)的郵件合并工具欄中選擇“打開數(shù)據(jù)源”，并選擇“獲獎(jiǎng)學(xué)生名單.xls”，打開后選擇相應(yīng)的工作表，此處為“獲獎(jiǎng)名單$”，注意不要取消默認(rèn)的“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”選項(xiàng)，如下圖所示，單擊“確定”。
將鼠標(biāo)定位到需要插入姓名的地方，單擊“插入域”。如圖。
在彈出的對(duì)話框中選擇“姓名”，并單擊“插入”。同樣的方法完成獎(jiǎng)項(xiàng)、年級(jí)等的插入，完成后的效果如圖。
4.預(yù)覽并打印
選擇“查看合并數(shù)據(jù)”。
然后用前后箭頭就可以瀏覽合并數(shù)據(jù)后的效果，選擇“合并到新文檔”可以生成一個(gè)包含所有獎(jiǎng)狀的Word文檔，這時(shí)就可以批量打印了。
