有些情況下我們需要用到Word2003中的文檔批注功能。例如：在修改文檔時遇到一些不能確定是否要改的地方，可以通過插入word批注的方法暫時做記號。或者是審閱word文稿的過程中審閱者對作者提出的一些意見和建議時，也可以通過word批注的形式表達自己的意思。
其步驟如下所述：
首先在word文檔中選中需要進行批注的文字，然后在word菜單欄依次單擊“插入”→“批注”命令。這時被選中的文字就會添加一個用于輸入批注的編輯框，并且該編輯框和所選文字顯示為粉色。在編輯框中可以輸入需要批注的內容，如圖一所示。
圖一 插入批注
在插入word批注的同時會自動打開“審閱”工具欄，利用該工具欄提供的工具按鈕可以對word批注進行一些設置。例如：如果在添加批注后不想看到word批注內容，可以在“審閱”工具欄中單擊“顯示”按鈕右側的下拉三角，在打開的下拉菜單中單擊“批注”選項即可使word文檔中的批注隱藏，如圖二所示。
圖二 取消批注的顯示狀態
當然word批注內容也不可能總是保存在word文檔中，完成修訂的word文檔將批注刪除。用鼠標右鍵單擊所作的word批注內容，然后執行“刪除批注”快捷命令即可刪除word批注，如圖三所示。
圖三 刪除批注
