經過初步編輯的文檔或許會存在一些拼寫錯誤或語法錯誤，人工檢查費時且麻煩，word2003中關于文檔修訂的一個有用的功能是“拼寫和語法”功能，借助該功能可以快速檢查出word文檔中存在的拼寫或語法錯誤。例如英文單詞的拼寫錯誤、標點符號的錯誤用法都能準確捕獲到。對于有疑問的地方會標示出彩色的波浪線提請用戶注意，針對這些疑問用戶可以進行忽略或修改處理。
具體操作方法如下所述：
在word文檔中將光標定位到任意位置，然后在word菜單欄依次單擊“工具”→“拼寫和語法”菜單命令，打開“拼寫和語法”對話框。word將從光標當前位置開始檢查，并報告發現的第一個疑問。用戶確認必須修改時，可以在錯誤提示框中直接修改，并單擊“更改”按鈕。如果沒有必要更改則單擊“忽略一次”或“全部忽略”按鈕繼續檢查，如圖一所示。
圖一 “拼寫和語法”對話框
