當越來越多企業(yè)開始嘗試電子會計檔案時,一個奇怪的現(xiàn)象出現(xiàn)了——一部分企業(yè)購買了電子會計檔案,卻“買而不用”,要么回到原始的傳統(tǒng)會計檔案管理狀態(tài),要么進入更加痛苦的狀態(tài)——電子一套、實物一套的“雙軌制+雙套制”階段,企業(yè)上線電子會計檔案,卻無法發(fā)揮其真正價值。
這也因企業(yè)在落地電子會計檔案過程中,遇到了許多關(guān)鍵沖突:比如線上檔案和線下檔案雙重并發(fā),工作量反而變得更大了;上了電子會計檔案之后,財務(wù)如何審核,如何整理歸檔,未來如何配合審計稽查或檔案調(diào)閱,實物檔案如何處理等等。這不僅意味著企業(yè)應(yīng)做好充足轉(zhuǎn)型準備,同時更凸顯了企業(yè)從費控、報銷到會計檔案管理轉(zhuǎn)型的重要性。
作為企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要一環(huán),電子會計檔案要真正可落地并發(fā)揮價值,就不應(yīng)單獨存在,而是貫穿從企業(yè)業(yè)務(wù)、財務(wù),到稅務(wù)、資金及檔案管理的全鏈路中,通過自定義業(yè)務(wù)模型和低成本可視化配置的集成平臺,幫助企業(yè)更好適應(yīng)數(shù)字化產(chǎn)業(yè)管理、更好完成數(shù)字化產(chǎn)物的存儲,最終幫助企業(yè)更好承接所有數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成果。基于合思·易快報L4級無需報銷解決方案的全鏈路支撐,合思·易會檔在檔案存儲環(huán)節(jié)能夠更好助力企業(yè)財務(wù)數(shù)字化。
01夯實企業(yè)全鏈路發(fā)展,合思·易會檔有何不同?
依照“無需報銷分級標準”,合思·易快報率先實現(xiàn)了“消費+費控報銷”兩條腿走路,是業(yè)內(nèi)引領(lǐng)性做到從申請、預(yù)算、消費、報銷、對賬、記賬、歸檔、報表全鏈路處于L4階段的費控報銷服務(wù)供應(yīng)商,通過無需報銷解決方案實現(xiàn)聚合消費、費用報銷、導入驗票、智能審批、自動支付、財務(wù)記賬、數(shù)據(jù)歸檔的費用支出全鏈路數(shù)字化閉環(huán)。
全鏈路打通后,合思·易會檔可實現(xiàn)財務(wù)檔案全量數(shù)字化,數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)更完善、智能采集更精準、檔案調(diào)取/利用更絲滑、數(shù)據(jù)更完整透明,通過自動獲取原文件、拉取元數(shù)據(jù),智能組裝,減少了財務(wù)檔案采、制、存、用全場景工作的復雜程度,也規(guī)避了檔案風險,達成企業(yè)財檔案管理工作中“降本增效”的目標,實現(xiàn)真正的“無需歸檔”。
基于此,合思·易會檔全面解決了企業(yè)會計檔案管理的最核心訴求——“應(yīng)收盡收”,先后將費用支出類檔案和收入類檔案分批、分階段、分類型逐步實現(xiàn)“單軌制&單套制”轉(zhuǎn)型,使得企業(yè)在電子會計檔案落地過程中有法可依、有據(jù)可依、有管理制度可依,避免檔案存儲介質(zhì)變革產(chǎn)生的管理陣痛,讓企業(yè)從傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案進入到電子會計檔案過程無縫對接、過渡順利。
作為行業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的全鏈路L4級無需報銷解決方案供應(yīng)商——合思·易快報旗下核心產(chǎn)品之一,合思·易會檔基于無需報銷解決方案的全鏈路支撐,在檔案存儲環(huán)節(jié)能夠更好承接企業(yè)數(shù)字化全面轉(zhuǎn)型的結(jié)果,助力企業(yè)財務(wù)全面數(shù)字化。
在合思·易會檔的用戶生態(tài)中,已落地合思·易快報費控報銷系統(tǒng)的企業(yè),增加合思·易會檔這一電子會計檔案管理平臺,可全維實現(xiàn)從聚合消費、費用報銷、導入驗票、智能審批、自動支付、財務(wù)記賬、數(shù)據(jù)歸檔全流程智能化體驗;從合思·易會檔開啟數(shù)字化檔案體驗的企業(yè),電子會計檔案進入時可通過合思·易快報無需報銷解決方案的全鏈路經(jīng)驗倒推補足其他環(huán)節(jié),獲得更全維、更深層的數(shù)字化轉(zhuǎn)型助力。
在合思·易會檔負責人柴曉男看來,電子會計檔案應(yīng)貫穿企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型全鏈路,基于合思·易快報全鏈路L4級費控報銷能力,合思·易會檔成為了真正可落地,并實現(xiàn)“單軌制&單套制”方案的電子會計檔案管理平臺。
根據(jù)合思·易會檔應(yīng)用案例綜合評估數(shù)據(jù),企業(yè)落地并應(yīng)用易會檔后,業(yè)務(wù)送單預(yù)計減少80%耗時,檔案獲取預(yù)計減少75%人工耗時,整理核對緩解預(yù)計減少90%人工耗時,檔案查找預(yù)計減少67%耗時,同時還將保證檔案數(shù)據(jù)100%存儲安全。通過敏捷的電子會計檔案管理平臺落定應(yīng)用,企業(yè)在管理能效方面將獲得顯著提升。
02讓電子會計檔案真正發(fā)揮價值,這三步必須走!
企業(yè)憧憬數(shù)字化轉(zhuǎn)型美好前景時,無法避免經(jīng)歷轉(zhuǎn)型陣痛,會計檔案電子化也是如此。一款擁有全鏈路能力支撐的電子會計檔案是硬件基礎(chǔ)之一,此外,企業(yè)上線電子會計檔案前也應(yīng)做好三方面準備。
一、管理對象
部分企業(yè)在上線之前沒有思考好——上了電子檔案之后到底要管什么,仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理思維。“其實上了電子會計檔案后,管理對象就是紙質(zhì)檔案加電子原生答案,能不打印則不打印,這個準備一定要做好。”柴曉男強調(diào)。
此前,企業(yè)在處理全量檔案時,更多是聚焦于“紙質(zhì)運行”,也就是“紙質(zhì)單套管理”。上了電子檔案之后,很多企業(yè)開始彷徨——“紙的要管,電子的也要管”,由此工作量不降反升,并出現(xiàn)了困惑、懈怠和放棄,甚至回歸到紙質(zhì)管理。
二、管理方式
部分企業(yè)在上線電子會計檔案后,管理方式?jīng)]有循序漸進,仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式,以此去應(yīng)對電子會計檔案上線之后“紙質(zhì)+電子”混合狀態(tài)的管理。
這就需要管理流程的變革。舉例,此前企業(yè)在審批時,報銷單封面必須人工審核,未來僅管理電子發(fā)票時,相關(guān)報銷系統(tǒng)、費控系統(tǒng)需要逐漸升級,也就是通過電子會計檔案會逐步推進前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)變革升級。
管理方式變化過程中,需要有匹配的解決方案,例如報銷單需要進行相關(guān)改造,以便于財務(wù)人員核對;在檔案整理過程中,不再按照憑證憑證的時間順序進行排列,而是按照順序進行裝訂,配合檔案系統(tǒng)進行有序組裝,此時才能真正通過企業(yè)管理方式的改變,迎合并達成單軌制管理目標。
三、管理思維
這也是最核心的方面。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理思維已不適應(yīng)現(xiàn)代混合制模式下的管理方式,企業(yè)必須要做好存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化形態(tài)下的管理思維模式轉(zhuǎn)變。
電子會計檔案是對財務(wù)檔案管理的重構(gòu),因為管理介質(zhì)發(fā)生了根本變化,不能再用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維去管理紙質(zhì)+電子并存時代下的財務(wù)檔案,企業(yè)管理思路、管理方法、管理手段、管理流程以及管理工具,都要發(fā)生相應(yīng)變化。
例如,在歸檔環(huán)節(jié),實物檔案階段是所有人坐在一張桌子前,一張張去數(shù)、一張張去裝。電子會計檔案是電子化、智能化歸檔,線下少量必要保存原始紙質(zhì)形態(tài)的實物檔案僅作為“備查”,企業(yè)內(nèi)部管理流程規(guī)范相應(yīng)完善,形成配套的制度,電子會計檔案才能更好落地。
在柴曉男看來,“部分企業(yè)將會計檔案數(shù)字化的重點聚焦于全量的實物檔案,這就陷入了誤區(qū)。企業(yè)應(yīng)將目光聚焦于電子檔案的全量化,真正做到財務(wù)電子檔案應(yīng)收盡收,實物檔案只承載備查功能。企業(yè)會計檔案管理模式變革的核心,要完成 存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化的轉(zhuǎn)型。業(yè)務(wù)系統(tǒng)把所有和財務(wù)檔案有關(guān)的數(shù)據(jù)影像化,將信息整合進電子檔案系統(tǒng),以此夯實單軌制管理基礎(chǔ)。如果實物檔案是殘缺的,電子檔案又不是完整的,就無法實現(xiàn)存量和增量電子化,也就很難把電子會計檔案落下來。”
在企業(yè)應(yīng)用場景下,基于合思·易會檔這一擁有全鏈路L4級無需報銷解決方案支撐的電子會計檔案產(chǎn)品,加之企業(yè)管理對象、管理方式、管理思維相應(yīng)變革,才能真正體驗電子會計檔案的核心價值,做到電子會計檔案全面落地應(yīng)用。
