對(duì)OA辦公系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，這個(gè)東西買回來(lái)不是給自己一個(gè)人用，而是企業(yè)上上下下的全部領(lǐng)導(dǎo)和員工使用，一旦選型失誤，會(huì)造成很嚴(yán)重的后果。所以選型者總是小心翼翼，希望不要犯錯(cuò)才好。那么在OA辦公系統(tǒng)的選型過(guò)程中，企業(yè)容易犯哪些錯(cuò)誤呢？
1、目的不明確
為什么要購(gòu)買OA辦公系統(tǒng)，通過(guò)OA辦公系統(tǒng)解決什么問(wèn)題，這是選型者在采購(gòu)前必須要搞清楚的問(wèn)題。當(dāng)然，你不能說(shuō)：因?yàn)榭偨?jīng)理要選一個(gè)OA辦公系統(tǒng)，要用OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率。這樣的目的太寬泛了，跟沒(méi)有目的一樣。
目的應(yīng)該是明確的、具體的、有針對(duì)性的，最好可以量化。只有確定了目的，才能抓大放小，找到適合自己的系統(tǒng)，因?yàn)槊總€(gè)系統(tǒng)都有自己的特點(diǎn)，最關(guān)鍵的是找到一個(gè)系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)和自己目的相匹配的系統(tǒng)。沒(méi)有目的，也就無(wú)從選擇。
2、沒(méi)有計(jì)劃
有很多企業(yè)想采購(gòu)OA辦公系統(tǒng)，卻沒(méi)有一個(gè)詳細(xì)的計(jì)劃，包括項(xiàng)目預(yù)算、選型標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度安排、完成時(shí)間、參與人員、組織方式等等，因此只能在實(shí)際采購(gòu)中想到哪、做到哪，結(jié)果總是斷斷續(xù)續(xù)、拖拖拉拉，產(chǎn)生很多重復(fù)工作，導(dǎo)致工作效率低下，浪費(fèi)很多企業(yè)資源。
可能有的人會(huì)說(shuō)，自己不會(huì)做這個(gè)計(jì)劃，其實(shí)沒(méi)關(guān)系。一方面，網(wǎng)絡(luò)上有很多類似的管理軟件采購(gòu)計(jì)劃可以參考；另一方面，即使計(jì)劃有問(wèn)題，也可以在執(zhí)行中修正計(jì)劃，這也比沒(méi)有計(jì)劃強(qiáng)一百倍。
3、過(guò)分依賴項(xiàng)目開(kāi)發(fā)
有的企業(yè)覺(jué)得自己的需求很特殊，或者自己的規(guī)模很大，就傾向于以項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的方式，來(lái)實(shí)施OA辦公系統(tǒng)。其實(shí)，目前優(yōu)秀的OA辦公系統(tǒng)功能已經(jīng)非常強(qiáng)大，而且非常靈活，企業(yè)的絕大部分需求都可以滿足，完全可以在成熟產(chǎn)品的基礎(chǔ)上做適量的定制開(kāi)發(fā)，這樣可以大
大降低項(xiàng)目的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)和成本。否則，很容易陷入漫長(zhǎng)的開(kāi)發(fā)和修改中，導(dǎo)致項(xiàng)目遲遲不能結(jié)案，而且耗費(fèi)大量的資金和時(shí)間成本，這是一件很痛苦的事情。
4、首選熟悉的廠商
企業(yè)在多年信息化建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)接觸到很多行業(yè)的大品牌，或者本地的供應(yīng)商，因?yàn)楦麄儽容^熟悉，覺(jué)得溝通方便，所以希望OA辦公系統(tǒng)也由他們提供。
豈不知，OA辦公系統(tǒng)的專業(yè)性已經(jīng)變得非常強(qiáng)，不是那么容易開(kāi)發(fā)或模仿出來(lái)的。正所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，如果OA辦公系統(tǒng)不是該廠商的主業(yè)，那么該系統(tǒng)的成熟性、穩(wěn)定性、安全性、開(kāi)放性、經(jīng)濟(jì)性都很難保證，很容易造成爛尾項(xiàng)目。即使該廠商的技術(shù)能力很強(qiáng)，也很難（基本上是不可能的）達(dá)到專業(yè)OA辦公系統(tǒng)的水平，所以選“熟”不如選“專”。
5、輕信方案
企業(yè)在選購(gòu)OA辦公系統(tǒng)時(shí)，會(huì)向廠商索取產(chǎn)品白皮書、解決方案或PPT之類的介紹資料，以便全面的了解產(chǎn)品。這件事本身沒(méi)有錯(cuò)，但如果你完全相信這些方案，那么就可能犯下大錯(cuò)。這是因?yàn)椋桨笗菑S商精心編輯、潤(rùn)色出來(lái)的，它只是一種“廣告”，描述的是一種“完美”的系統(tǒng)和應(yīng)用，性能強(qiáng)大，無(wú)所不能。但實(shí)際上，這些方案書中的很多內(nèi)容都是理想化的，要么無(wú)法實(shí)現(xiàn)，要么需要極高的成本才能實(shí)現(xiàn)。
因此，看方案需要理性，別被表面的漂亮所迷惑，而要認(rèn)清其中的浮夸、牽強(qiáng)和務(wù)虛。如果一個(gè)方案通篇大談什么管理理念或理論，卻對(duì)自己的產(chǎn)品簡(jiǎn)要略過(guò)，那就更要小心。
6、不充分對(duì)比試用
不要完全相信方案，那么相信什么呢？產(chǎn)品。只有認(rèn)真的研究、測(cè)試產(chǎn)品，才是了解一個(gè)產(chǎn)品最有效、最直接的辦法。俗話說(shuō)：不怕不識(shí)貨，就怕貨比貨。即使你以前對(duì)OA辦公系統(tǒng)完全不了解，通過(guò)對(duì)幾個(gè)系統(tǒng)的對(duì)比試用，也會(huì)發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的差別，知道哪個(gè)更好用，哪個(gè)更適合自己。同時(shí)，選型者必須帶著目的和問(wèn)題去試用，這樣才有針對(duì)性，才能和自己的需求相匹配。可能有的系統(tǒng)看起來(lái)不錯(cuò)，卻并不適合自己。
7、忽視系統(tǒng)的關(guān)鍵性能
很多人只重視OA辦公系統(tǒng)的功能是否滿足需要，卻對(duì)系統(tǒng)的性能非常忽略，導(dǎo)致系統(tǒng)使用后才發(fā)現(xiàn)很多問(wèn)題，但為時(shí)已晚。
什么是性能呢？主要包括安全性、易用性、開(kāi)放性、智能性等。市場(chǎng)上有一些低端的OA系統(tǒng)，看起來(lái)功能齊全，但實(shí)際上性能很差，根本不能長(zhǎng)期使用。
以華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)為例，它具有企業(yè)級(jí)的安全保障體系，基本功能可以做到免培訓(xùn)就能直接上手操作，可以提供完全開(kāi)放的自定義開(kāi)發(fā)平臺(tái)，可以提供智能化的統(tǒng)計(jì)報(bào)表工具，這些特性都是低端OA所不具備的，卻又是企業(yè)非常需要的。
8、對(duì)后期成本估計(jì)不足
OA辦公系統(tǒng)不是一次性投資，而是一個(gè)持續(xù)的投資過(guò)程，除非你采購(gòu)系統(tǒng)后，對(duì)系統(tǒng)不做任何的改動(dòng)，也不需要任何服務(wù)。對(duì)某些企業(yè)來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)使用的后期成本都可能會(huì)超過(guò)采購(gòu)成本，這都是正常現(xiàn)象。會(huì)有哪些后期成本呢？主要是實(shí)施的成本、二次開(kāi)發(fā)的成本、增加用戶賬號(hào)的成本，以及正常服務(wù)的成本。中國(guó)企業(yè)交納服務(wù)費(fèi)的意識(shí)非常淡薄，因此主要成本還是集中在前幾項(xiàng)。
對(duì)選型者來(lái)說(shuō)，必須清楚的了解這幾項(xiàng)成本的構(gòu)成，以及收費(fèi)方式，提前做好預(yù)案和準(zhǔn)備，否則當(dāng)后期廠商提出收費(fèi)的時(shí)候，就會(huì)非常被動(dòng)。
