隨著經(jīng)濟(jì)全球化,中小企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)范圍更加寬闊,并逐漸演變?yōu)楣?yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。招標(biāo)采購(gòu)作為供應(yīng)鏈的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),對(duì)其他環(huán)節(jié)起著至關(guān)重要的作用。作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起點(diǎn),招標(biāo)采購(gòu)保證著生產(chǎn)、服務(wù)等其他活動(dòng)的正常運(yùn)行。因此,改善招標(biāo)采購(gòu)流程,從源頭降低成本、提高效率以適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)對(duì)中小企業(yè)十分必要。
中小企業(yè)可以使用以下簡(jiǎn)單的策略來(lái)改善他們的招標(biāo)采購(gòu)流程:
1、提高支出透明度
提高招采流程的透明度對(duì)于企業(yè)發(fā)揮潛在的節(jié)約能力和實(shí)現(xiàn)卓越的運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。不過(guò),這需要正確落實(shí)招采規(guī)定。公司必須記錄完整的招采流程,識(shí)別潛在的供應(yīng)商,以便在每次招采過(guò)程中制定盡可能好的條款。
2、與供應(yīng)商建立友好關(guān)系
管理潛在供應(yīng)商,與他們建立友好關(guān)系,對(duì)于招采專(zhuān)業(yè)服務(wù)和執(zhí)行保養(yǎng)維修的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。這有助于企業(yè)改進(jìn)尋源到合同的過(guò)程,有助于企業(yè)通過(guò)KPI設(shè)定來(lái)監(jiān)控供應(yīng)商的表現(xiàn),還有助于企業(yè)創(chuàng)建雙贏戰(zhàn)略。
3、實(shí)施六西格瑪法
采用六西格瑪法能夠幫助消費(fèi)電子行業(yè)的公司達(dá)到質(zhì)量期望并改善內(nèi)部運(yùn)作。六西格瑪法是企業(yè)開(kāi)發(fā)具有較短產(chǎn)品生命周期的新產(chǎn)品的有效方法。它大大降低了缺陷改進(jìn)方面的支出,提高了客戶滿意度。
一些企業(yè)管理工具可以幫助中小企業(yè)簡(jiǎn)單有效地執(zhí)行這些策略,比如8Manage SPM招采系統(tǒng),它能實(shí)現(xiàn)交易采購(gòu)活動(dòng)的自動(dòng)化,以期讓中小企業(yè)在效率、合規(guī)性和節(jié)約成本等方面達(dá)到更高的水平,具體表現(xiàn)如下:
1、招標(biāo)采購(gòu)流程透明化
8Manage SPM招采系統(tǒng)提供公平、公正、公開(kāi)的采購(gòu)生命周期全方位管理。供應(yīng)商可登錄供應(yīng)商外聯(lián)網(wǎng)自行維護(hù)自己的產(chǎn)品信息,及時(shí)更新產(chǎn)品價(jià)格。系統(tǒng)將根據(jù)設(shè)定的規(guī)則自動(dòng)抽取合格供應(yīng)商的最優(yōu)價(jià)為產(chǎn)品基準(zhǔn)價(jià),按部門(mén)、采購(gòu)員和供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)積累采購(gòu)價(jià)與基準(zhǔn)價(jià)的偏差,從而選擇性價(jià)比最高的產(chǎn)品。
另外,針對(duì)較大規(guī)模的采購(gòu),8Manage SPM相應(yīng)提供一個(gè)有效率、有原則、易監(jiān)督的在線電子招投標(biāo)平臺(tái),支撐從供應(yīng)商注冊(cè)企業(yè)信息到采購(gòu)小組成員審核供應(yīng)商資格及結(jié)果通知的全過(guò)程管理。
在系統(tǒng)內(nèi),采購(gòu)人員與倉(cāng)管人員之間的信息是透明共享的,采購(gòu)人員可及時(shí)了解采購(gòu)需求、庫(kù)存等情況,倉(cāng)管人員也可線上追蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況。雙方形成一個(gè)相互監(jiān)督、相互溝通的體制,利于降低整體的采購(gòu)成本,促進(jìn)采購(gòu)效率。
2、采購(gòu)流程內(nèi)嵌開(kāi)支智能分析
8Manage SPM支持管理整個(gè)企業(yè)的開(kāi)支,系統(tǒng)可匯總和分類(lèi)整個(gè)組織架構(gòu)的開(kāi)支費(fèi)用,幫助企業(yè)更好地降低成本,提高運(yùn)營(yíng)績(jī)效,并確保所有開(kāi)支嚴(yán)格合規(guī)。
8Manage是一個(gè)系統(tǒng)一個(gè)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)架構(gòu),為企業(yè)業(yè)務(wù)與運(yùn)營(yíng)提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分類(lèi)和實(shí)時(shí)互連互通機(jī)制,用戶無(wú)需耗時(shí)費(fèi)力做數(shù)據(jù)采集和清理的工作,所有數(shù)據(jù)輸入即自動(dòng)按照分類(lèi)記錄,一步到位。
系統(tǒng)可以為用戶準(zhǔn)確地回答以下關(guān)于開(kāi)支管理的問(wèn)題:
●企業(yè)的開(kāi)支都有哪些?
●每筆費(fèi)用都是哪個(gè)員工支出的?
●每筆開(kāi)支是否有經(jīng)過(guò)審批或者承諾?
8Manage SPM 提供實(shí)時(shí)的開(kāi)支報(bào)表幫助用戶清晰地了解:
●哪些部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)
●采購(gòu)哪些具體物料
●每個(gè)物料的具體價(jià)格
3、供應(yīng)商動(dòng)態(tài)優(yōu)化
8Manage SPM招采購(gòu)系統(tǒng)支持對(duì)供應(yīng)商的靜態(tài)信息及動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行360°全面的管理。包括供應(yīng)商的基本信息、供應(yīng)商資格、供應(yīng)商等級(jí)、供應(yīng)商表現(xiàn)及關(guān)系、法律信息、財(cái)務(wù)信息等靜態(tài)信息的管理。
同樣的,與供應(yīng)商過(guò)往的溝通信息也可追蹤到。對(duì)于采購(gòu)人員而言,一來(lái)可以清晰地看到自己跟供應(yīng)商的溝通記錄,如與供應(yīng)商的首次商務(wù)洽談、供應(yīng)商承諾什么時(shí)候出貨等內(nèi)容。二來(lái)若公司采購(gòu)人員發(fā)生調(diào)動(dòng)或離職,作為新接任的采購(gòu)人員,可以一目了然地看到之前與這名供應(yīng)商的溝通往來(lái),而不會(huì)因?yàn)槿藛T接替影響到跟供應(yīng)商的正常接洽。
對(duì)于采購(gòu)經(jīng)理而言,溝通信息也可看做衡量采購(gòu)人員的工作量或工作情況的平臺(tái)。若發(fā)現(xiàn)與供應(yīng)商溝通甚少,可督促相關(guān)采購(gòu)人員跟供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步的溝通,挑選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,淘汰劣質(zhì)供應(yīng)商。
在以上策略有效開(kāi)展的基礎(chǔ)上,將招采系統(tǒng)的應(yīng)用納入持續(xù)的采購(gòu)流程中,根據(jù)供應(yīng)市場(chǎng)的變化不斷改進(jìn)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),讓采購(gòu)工作變得省心省力。
持續(xù)改進(jìn)采購(gòu)流程、改善采購(gòu)質(zhì)量、降低采購(gòu)成本,將有利于中小企業(yè)建立強(qiáng)大的成本控制能力,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中更添勝算。
