說到開會，大概每一個人都很頭疼，會議多，太耗時；會前沒有做好準(zhǔn)備，效率太低；會議沒有及時通知到位，人員總是參差不齊；會議決定事項總是不能很好的執(zhí)行……但會議又是不可避免的，因為會議是企業(yè)制定各項政策、決定重要事項、總結(jié)交流經(jīng)驗的一種重要的工作方式。同時，伴隨著企業(yè)的發(fā)展，需要溝通和協(xié)調(diào)的事情越來越多，開會不僅沒有減少，還在增加，尤其是現(xiàn)在，快到年底了，各家都在準(zhǔn)備年終會。如何成功開好年終會，讓開會變的簡單、輕松、高效，成為了各大企業(yè)的強烈訴求。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)深入了解企業(yè)開會全流程，融合大數(shù)據(jù)、云計算、AI等新興技術(shù)，實現(xiàn)辦會流程閉環(huán)，對會前、會中、會后做到有效管理，把開會變成一件不再讓人頭疼的事情。
一、會前：明確分工，注重細(xì)節(jié)
會前準(zhǔn)備工作是否充分，是決定會議是否成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了確保會前準(zhǔn)備工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、超前主動、不出紕漏，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)細(xì)致劃分辦會流程，實現(xiàn)線上閉環(huán)，并用項目管理的思路，做到明確分工、責(zé)任到人。
1.一條流程 快速發(fā)起會議
華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)用流程規(guī)范會議的審批程序。在系統(tǒng)中發(fā)起會議申請時，需要填寫會議時間、地點、參會人、會議主題等信息，審核以后就能快速同步通知參會人員。同時，通過這一流程，弄清楚“為什么開會、什么時間什么地點開會、要討論什么內(nèi)容”。
接到會議通知后，員工就可以按照各自的分工，開始圍繞會議工作了。值得注意的是，在會議發(fā)起后，與會議有關(guān)聯(lián)的員工的日程中會自動添加需要參會的日程記錄，確保其不會遺忘。
2.多方集成 讓工作更高效
如果是大型會議，免不了要邀請一些行業(yè)上下游的合作伙伴。此時，員工可以通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)編輯會議公示，并發(fā)布到OA門戶、官方網(wǎng)站、微信公眾號等，同時開啟報名通道，收集合作伙伴參會的信息、需求。
為了幫助企業(yè)做好這兩項工作，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)通過與WPS的深度融合，全面改善用戶在線辦公文檔應(yīng)用與體驗。同時，打通報名通道，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，讓用戶可以根據(jù)報名信息自動采集客人訂票、訂房、接送的需求，免去了人工收集出現(xiàn)遺漏的情況。此外，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)還打通了攜程、藝龍等第三方商旅平臺，能夠讓工作人員快速完成機票、動車票、住宿的預(yù)定。
3. 智能排座 防止重復(fù)、遺漏
大型會議往往需要給與會人員排座，人工排座容易出現(xiàn)遺漏。為此華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)通過建模實現(xiàn)了線上智能排座。會議室、會議場地的座位布局可以在系統(tǒng)中顯示，讓員工可以按照需要快速安排座位，防止出現(xiàn)重復(fù)、遺漏。
二、會中：做好服務(wù)，考慮周全
從簽到開始，就進(jìn)入會中階段，在這一階段最主要的工作就是做好服務(wù)。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)通過智能技術(shù)，大大提高會議服務(wù)質(zhì)量，為與會人員節(jié)約時間。
1.快速簽到 不費時
為了方便簽到，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)支持二維碼掃碼簽到，讓與會人員告別排隊簽到的麻煩事兒。OA系統(tǒng)能夠生成固定的動態(tài)二維碼，與會人員只需掃描二維碼，系統(tǒng)就能生成簽到記錄。此外，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)也支持定位簽到，通過wifi或者范圍定位與會人員的位置，確定到會情況，達(dá)到簽到的目的。
2.會議資料快速收集
拍照、錄音、錄像，既是珍貴的資料，也是做好宣傳、傳達(dá)會議精神等工作的重要素材，因此在會中就要做好收集、上傳的工作，方便與會人員獲取資料，也為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。
華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)融合云計算，具有企業(yè)級網(wǎng)盤的功能，支持用戶上傳會議相關(guān)記錄，包括與會人員發(fā)言記錄、會議錄音、照片、視頻等。同時，也支持工作人員關(guān)聯(lián)會議，方便查找相關(guān)信息。
三、會后：執(zhí)行到位，任務(wù)落地
一次成功的會議，不僅要有充分的會前準(zhǔn)備、周到的會中服務(wù)，更重要的是，要有高質(zhì)量的會后執(zhí)行。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)把任務(wù)管理融入到會議管理中，實現(xiàn)會議執(zhí)行情況跟進(jìn)，確保會議要求和精神能有效執(zhí)行，工作得到落實。
在會議結(jié)束后，會議紀(jì)要員可以根據(jù)會中收集整理的各種資料，快速填寫會議紀(jì)要并發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審批。待審批通過以后，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)可以將會議紀(jì)要轉(zhuǎn)為通知或者發(fā)文發(fā)布給相應(yīng)人員傳閱學(xué)習(xí)，對于需要辦理的工作內(nèi)容，也可以直接在會議紀(jì)要界面轉(zhuǎn)為任務(wù)，分配人員和工作內(nèi)容，讓會議要求和精神能有效執(zhí)行，工作得到落實。
四、支持視頻會議 員工不用來回跑
有時企業(yè)需要進(jìn)行視頻會議，又該怎么辦呢？別急，有辦法。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的會議管理能夠與目前常用的視頻會議系統(tǒng)集成，企業(yè)只需在會議開始時，通過OA系統(tǒng)直接進(jìn)入視頻會議系統(tǒng)就可以開會了，員工不用來回跑，不僅節(jié)約時間，還能節(jié)約一筆商旅支出。
會前有準(zhǔn)備、會中有記錄、會后有執(zhí)行，華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)通過對會議的全流程管理，幫助企業(yè)簡化會議管理形式，讓會議精神、決定事項落地落實，解決了企業(yè)“會議多、沒頭緒、執(zhí)行難”的問題，為企業(yè)決策提供保障。
