伴隨著數(shù)字化改革浪潮,企業(yè)管理越來越精細(xì),作為影響企業(yè)收益最重要的因素——項目,更是受到的企業(yè)管理層的重點關(guān)注,它不僅僅是企業(yè)戰(zhàn)略的體現(xiàn),也不僅僅影響企業(yè)的當(dāng)前收益,項目的實施還將成為企業(yè)成長的必要經(jīng)驗。但基于數(shù)字化發(fā)展,傳統(tǒng)的項目管理已經(jīng)有越來越多的弊端顯現(xiàn)出來,例如:項目進(jìn)度不可控、跨部門協(xié)作不暢、過程管理難透明、項目管理成本高、員工權(quán)責(zé)模糊、知識共享難。
基于此,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)深入了解項目管理的實際需求,有效解決以上難點,讓企業(yè)能夠通過項目管理做到降本提效,增強企業(yè)市場競爭力。下面就以華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的項目管理為例,來看看數(shù)字化項目管理到底給企業(yè)帶來哪些價值吧。
一、高效協(xié)同流程閉環(huán) 提高工作效率
有人誤以為做項目管理就是做好文檔管理,事實上,這是企業(yè)管理沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型造成的誤會。以前每一個項目的實施,都有很多文檔需要處理、保管,因此項目經(jīng)理的辦公桌上總是文檔堆積成山。現(xiàn)在,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)以流程為驅(qū)動,實現(xiàn)全流程線上閉環(huán),能夠有效提高項目組的工作效率和執(zhí)行力,無論是項目方面的,如項目立項、任務(wù)分解和調(diào)整,還是日常工作方面的,如報銷、人事調(diào)動等,都可以在線處理。
例如一個文檔的起草到存儲,通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)就可以方便很多。項目組成員A起草了一個項目文檔,下一步就需要同組的成員進(jìn)行頭腦風(fēng)暴,看一下還有哪里需要改進(jìn)的。以前需要大家坐在一起開會、商量,然后修改,如此反復(fù)幾次才能定稿。現(xiàn)在,他們可以通過華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)部署的聊天工具,建一個討論組,然后直接把文檔發(fā)到討論組里,一邊討論一邊修改,完成以后,就可以直接發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審批。同時,文檔還可以被保存到該項目組的項目文檔下,方便以后查找。工作效率明顯提升,項目經(jīng)理也不用再面對“小山”一樣的文檔資料了。
二、項目管理分工明確 提升項目組執(zhí)行力
要做好一個項目,永遠(yuǎn)不能是一個人去戰(zhàn)斗,而是需要整個項目組合理分工、按照任務(wù)周期,完成既定目標(biāo),只有做好這些,才能讓項目組的執(zhí)行力得到提升。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)項目管理平臺能清晰的顯示項目進(jìn)度,可以快速查看每個項目的責(zé)任人、合同、執(zhí)行計劃等內(nèi)容。項目負(fù)責(zé)人還可以通過OA系統(tǒng)直接把項目分解成一個個任務(wù)下發(fā)給其他人來合作完成。此外,項目計劃也可以用甘特圖的形式進(jìn)行展示。
項目總監(jiān)、項目經(jīng)理需要對整個項目進(jìn)行把控。以前,他們先分解任務(wù),然后大家按照任務(wù)執(zhí)行,但是這個過程容易出現(xiàn)問題,可能是成員對任務(wù)的理解出現(xiàn)偏差,也可能是任務(wù)臨時調(diào)整沒有及時通知到人,還能是人員調(diào)動……任務(wù)沒有按時完成,拖慢項目進(jìn)度。現(xiàn)在,項目總監(jiān)、項目經(jīng)理可以在OA系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行任務(wù)分解,明確責(zé)任人、任務(wù)周期、任務(wù)說明,確保項目組成員接收到正確的任務(wù)信息。能在甘特圖中及時調(diào)整任務(wù),增加、刪除、升級、降級都能有明確的顯示,確保員工打開項目管理界面就能清楚的了解到任務(wù)的調(diào)整情況。同時,整個項目任務(wù)、責(zé)任人等都有明確的顯示,如果哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,項目總監(jiān)、項目經(jīng)理都能及時發(fā)現(xiàn),并作出相應(yīng)的調(diào)整。從而,確保項目能夠如期完成,有效提升團(tuán)隊的協(xié)作能力和執(zhí)行力。
三、知識庫支持 持續(xù)增強企業(yè)市場競爭力
當(dāng)今市場瞬息萬變,一個項目能不能滿足市場需求、跟上市場潮流,是項目成功的關(guān)鍵所在。為了確保這一點,通過項目管理構(gòu)建起學(xué)習(xí)型組織是很有必要的,不斷的知識積累,了解前沿技術(shù),才能確保項目成員始終抱有活力,充滿創(chuàng)造力,從而保證企業(yè)始終擁有強大的市場競爭力,立于不敗之地。為了幫助企業(yè)達(dá)到這樣的目的,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)構(gòu)建了一個知識庫、項目庫、數(shù)據(jù)決策相輔相成項目管理平臺。強大的知識庫,可以統(tǒng)一管理公司內(nèi)部的文檔,也可以上傳期刊、學(xué)術(shù)資料等,更有專家在線答疑解惑,確保每個項目組成員都能獲取到實用的知識。
假如項目組成員B遇到了一個技術(shù)難題,他可以先到文檔中心查找資料,看看有沒有什么知識能夠幫助他解決問題,同時,他還可以通過提問的方式,在企業(yè)內(nèi)部員工之間進(jìn)行一場技術(shù)交流,尋找解決的辦法。當(dāng)然,如果還是沒能找到理想的解決辦法,就可以進(jìn)入專家地圖,向?qū)＜姨釂?獲得專家的權(quán)威解答;或者向?qū)＜野l(fā)送內(nèi)部郵件,和專家進(jìn)行有效的線上溝通交流。如此一來,問題也就可以順利解決了。
現(xiàn)在來看一下,這個過程中大家收獲了什么。就員工個人而言,求知的過程就是學(xué)習(xí)的過程,學(xué)到知識,個人的價值得到提升。對企業(yè)來說,項目組攻克了難題,“別人不能解決的問題,我們可以”,這就是競爭優(yōu)勢。
四、項目費用精細(xì)化管理 合理控制運營成本
現(xiàn)在,來聊一聊錢的事情。企業(yè)不是做慈善,最終的目的都是獲得收益。收益的來源歸納起來就是兩個方面:開源、節(jié)流。而這兩點,都可以在項目管理中得到體現(xiàn)。開源就是項目成功,落地實施,帶來客戶、產(chǎn)品賣出去,獲得直接收入。節(jié)流則是項目費用合理控制,不該花的錢一分不花。所以,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)在項目管理中搭建了強大的項目費控體系。
項目成功與否,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)能提供全面的協(xié)助,數(shù)據(jù)分析、全員協(xié)同等,提高工作效率,增強組織決策的精準(zhǔn)度。在節(jié)流方面,憑借項目費控體系,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)可以發(fā)揮出更大的作用,項目預(yù)算申報、項目預(yù)算調(diào)整、項目查看全都管理得井井有條。同時,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)還以風(fēng)險控制為核心,設(shè)置了預(yù)警偏差值,在審批相關(guān)費用時,向領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)出事前預(yù)警,確保項目費用不會與項目預(yù)算發(fā)生太大的偏差,造成超支的情況。
五、可視化智能報表 幫助企業(yè)做好數(shù)據(jù)分析、經(jīng)驗總結(jié)
項目實施以后,無論成功與否都能成為企業(yè)的寶貴財富,但前提是做好數(shù)據(jù)分析和經(jīng)驗總結(jié)。關(guān)于這一點,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)可以說是為企業(yè)考慮得非常周全了。
首先是前面提到的項目文檔管理。當(dāng)項目結(jié)束以后,在進(jìn)行項目總結(jié)時,項目負(fù)責(zé)人可以在項目文檔中找到所有與負(fù)責(zé)項目相關(guān)的文檔,通過各種文檔,進(jìn)行經(jīng)驗總結(jié)。然后是數(shù)據(jù)分析,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)中可以實時抓取項目中的日常流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù),并將數(shù)據(jù)表與圖表同時顯示在一張報表中。更重要的是,華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)可提供多樣的報表查詢功能,可按時間、日期區(qū)間、數(shù)量等進(jìn)行數(shù)據(jù)顯示。項目負(fù)責(zé)人就可以多維度了解項目的情況,做好數(shù)據(jù)分析。
這樣一來,無論項目成功與否,項目負(fù)責(zé)人都能從中得出有價值的東西,好的經(jīng)驗,還可以做得更好的地方,失敗的原因等等。企業(yè)也能從中得到支持決策的數(shù)據(jù)信息,洞悉市場變化、用戶需求。
項目管理是一種成熟的商業(yè)發(fā)展加速器,幫助組織在開展新業(yè)務(wù)時增加成功幾率。華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)不斷融合內(nèi)部管理應(yīng)用,信息高度共享,優(yōu)化項目過程,提高員工執(zhí)行力;以知識庫為基礎(chǔ),助力企業(yè)構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織,提升員工個人價值,真強企業(yè)戰(zhàn)斗力,始終保持市場競爭優(yōu)勢。
