醫藥行業是涉及國計民生的重要行業,這個行業不僅賣藥,更重要的是研發和生產藥物。無論是 “神藥”板藍根,還是眾所周知的消炎藥青霉素,都是醫藥行業長久以來的研發成果。
一個藥物的研發過程不亞于“神農嘗百草”,以最近關注度較高的新冠疫苗來說,僅疫苗研制就需要經歷四個階段:篩選疫苗毒株-臨床前疫苗研制-臨床前研究-臨床試驗(一期、二期、三期)。創新藥則基本都要經歷 10 年的時間,投入在幾十億人民幣以上。如果“嘗試”對了,將有著豐厚的市場回報。反之,則一切都歸零。
于是在市場機制的作用下,買藥貴的問題屢見不鮮。
對于這個問題,國家在醫藥行業的改革從未停止,從 “4+7”開始的帶量采購,讓藥品進行大幅度的降價(最高降幅超過 90%)到12月28日最新發布的《2020國家醫保藥品目錄》對價格或費用偏高、基金占用較多的14種獨家藥品進行降價談判(平均降價43.46%),無不體現出國家釋放改革紅利、惠民利民的態度和決心。
降價還在持續,確實讓患者受惠,但也讓醫藥行業面臨巨大挑戰。
圖片來源:人民日報
前不久,我們跟一家醫藥企業客戶聊天,這是一家快速轉型為創新和研發驅動的制藥公司,擁有多個研發中心。隨著行業的變化,除了加大創新藥的研發力度外,如何有效地降低內部運營成本,加強質量監管,成為了企業關注的重點。
“智能制造、電子簽約、RPA、WMS、ERP 等數字化工具,在我們企業數字化中越發重要。”在談到藥企數字化轉型的現狀時,客戶這樣說。
其中以電子簽約為例,作為數字化的“基礎設施”,它在醫藥企業中的旅程也是豐富多彩,充滿著機遇和挑戰。
機遇:在員工簽約場景中使用
一般來說,醫藥企業的員工都不算少,且有一定的人才流動率。
隨著企業的發展,企業每個月都有大批量的新員工入職,需簽訂勞動合同等文件。也有老員工的合同到期,進行續約。傳統的紙質合同簽約管理方式,既要耗費大量人工打印、郵寄,占用大量的檔案室空間,也不好進行流程追溯和管理。
針對這個顯而易見的痛點,醫藥企業首先使用了電子簽約的方式,對員工的合同、保密協議等員工“簽約”材料進行線上管理。
1) 新員工入職:新員工在入職當天,就會收到待簽署的合同與附件的短信提醒,通過手機在入職當天即可完成合同和保密協議的簽訂。
2) 老員工續約:老員工在合同到期前,HR 將定期審批 OA 的合同續簽流程,通過系統對接,OA 將當天需要續簽的合同發送到老員工手機上,員工通過手機完成續簽。
在這個場景下,企業需要加強對員工的培訓,告知員工電子簽約的便利性,對于部分員工擔心電子合同法律效力的問題,進行及時解答,提高員工接納電子簽約的滿意度。
醫藥客戶反饋,企業在上線電子簽約后效果良好,極大提高了HR的辦公效率,降低了合同未簽署或到期未處理的風險。
機遇:在企業內質量場景中使用
藥品生產的過程,需要符合 GMP 法規(藥品生產質量管理規范)的要求。從原料的采購到藥品入庫,有著無數的質量檢驗、抽檢環節。
這些質檢報告的打印,在傳統方式上,都需要人工打印與簽字,但簽字可能存在字跡模糊,并且時間一長就難以辨別,難以開展質量問題的追溯。
電子簽約的方式可作為質量驗證人員的認證簽字方式,確保簽字的合法、有效,更便捷的歸檔、查詢電子的質量檢驗報告,從而更好地達到 GMP 法規的相關要求。
挑戰:在供應商、經銷商中應用
不少擁有成熟供應鏈的企業,都會在供應鏈的上下游利用電子簽約簡化采購、訂單等流程。
雖然醫藥行業的上下游合作簽約材料眾多,需要符合GSP(藥品經營質量管理規范)的法規要求,但涉及的上下游合作方眾多,規模大小不一。
據藥企資深人士所言,全國的藥品經銷企業超過了1萬家,有些小企業人數較少,甚至不懂信息化知識,懼怕接受電子蓋章的合同、訂單等,習慣于接受“看得見、摸得著”的紙質合同。藥品的上游企業亦是如此,除了規模較大的原材料廠商,企業的供應商未有成熟的規模,經常更換,在使用電子簽約過程中面臨了挑戰。
關于這點,之前醫藥客戶在與上上簽溝通時也有這些顧慮。他們擔心在供應商不夠“數字化”,不夠“穩定”的情況下使用電子簽約可能會適得其反,容易遭受來自經銷商“客戶”的挑戰。
為此我們做了調研,結果發現大部分上下游合作伙伴還是非常支持電子簽約的。
首先是上下游企業客戶非常樂意免費試用電子合同。之前的紙質合同容易丟失,不易管理。電子簽約解決了上下游供應鏈的在線簽署與合同管理問題。上下游企業客戶可以免費享受電子合同簽署和線上管理的服務。
其次是提升簽署效率,減輕回款壓力在上上簽電子簽約平臺,合同可以實現秒發秒簽,幫助企業客戶更快地完成簽署,從而快速推進打款交付等業務流程,減輕回款壓力。
隨著醫藥行業企業的聚集,一旦大部分龍頭醫藥企業試用了電子簽約,經銷商等下游勢必會“順勢而為”,有望提高整個行業的簽約效率。
挑戰:關于信息安全問題
一般在使用電子簽約平臺時,免不了將員工的合同范本、保密協議等信息上傳到平臺進行使用,一旦個人信息泄露,將對個人和企業造成巨大影響。
前不久,為規范醫藥代表學術推廣行為,促進醫藥產業健康有序發展,國家藥品監督管理局網站發布了醫藥代表備案管理辦法,要求在2020年12月1日之前,各家醫藥公司要完成醫藥代表備案。
隨著醫藥行業的動態變化,類似這樣的政策將來會越來越多,國家對于個人信息利用的收集規范及授權要求也會愈發嚴格。
針對上述提到的挑戰,實際上不同的醫藥企業,對信息安全也有著不同的制度和文化。規模較大的國內外醫藥企業,對于員工、供應商等信息都有嚴格的信息安全制度。他們在選擇電子簽約廠商時,尤為關注合作方的技術防范是否到位。同時防止信息泄露也是企業自身關注的重點。
世界500強企業賽諾菲曾邀請國際獨立的第三方專業安全廠商CyberVadis對上上簽電子簽約進行安全測試,結果顯示上上簽成為其測評分數最高的供應商。日前,上上簽還接受了客戶BP(英國石油)安排的第三方專業審計機構安永的安全審計,審計結果顯示無中高風險項目,完全滿足BP安全審計要求。以此推動行業安全技術門檻不斷提升。
身處契約行業,安全合規、中立一直以來是我們關注的重點和秉持的準則。自2018年起,上上簽電子簽約持續發布了《安全白皮書》,從組織與人員安全、安全合規、系統安全架構、數據安全體系、安全運營等五方面,推動行業向更加安全化、規范化的方向發展。同時也于今年8月獲得了“ISO 22301:2019業務連續性管理體系”認證,證明了平臺抗風險和持續服務的能力。
上上簽寄語
電子簽約需要簽約方的一致認可才能使用,有點類似于“微信支付”,一旦對方“未注冊認證”,就難以進行轉賬和支付。
因此在員工相關的應用場景上,依靠HR 等部門的管理能力,電子簽約可便利地讓員工接納并“注冊認證”,線上完成企業內需員工簽署的任何文件,提高簽署效率,減少人工處理、郵寄、檔案管理等成本,實現企業內降本增效。隨著《醫藥代表備案制》的落地,醫藥行業又多了一個使用電子簽約的理由。
目前,在醫藥行業內電子簽約的推廣還有待加強,由于產業鏈中多數企業都未使用或平臺不一,難以進行電子簽約的規模應用。上上簽電子簽約將持續加強與醫藥企業和衛健委、藥監局等政府機構的合作,為整個醫藥行業的降本增效貢獻一份力量。
