發(fā)票電子化的推廣和實施，迫使財務人員改變發(fā)票的管理方式。以前的紙質(zhì)發(fā)票報銷逐漸退出時代的視野，取而代之的是靈活便利的電子發(fā)票，解決了發(fā)票管理上的時間和空間的限制。
但是，新的問題也隨之而來，以前憑借經(jīng)驗識別發(fā)票真?zhèn)巍⒈４婕堎|(zhì)憑據(jù)歸檔等傳統(tǒng)方式已經(jīng)不能滿足當下的管理目標。發(fā)票小工具用戶調(diào)查表明：在實際操作中，財務人員在發(fā)票報銷的電子歸檔上存在很多誤區(qū)，為財務管理工作埋下隱患。
電子發(fā)票原件歸檔存在的誤區(qū)
誤區(qū)一
錯把PDF圖片當成電子發(fā)票的原件
注意：電子發(fā)票原件有兩種格式，PDF版是否是發(fā)票原文件，取決于開票方在開具發(fā)票時獲得的版本。所以，財務會計人員切勿先入為主地認定了發(fā)票原件的格式。
在報銷過程中，還有不少員工把下載下來的PDF圖片拍照保存，然后拿著照片進行報銷，會計遇到這種情況也表示很無奈。對于這個問題，已經(jīng)有了完美的解決方案：會計只需將發(fā)票提交到發(fā)票小工具的系統(tǒng)中，進行發(fā)票真?zhèn)尾轵灳湍軠蚀_掌握該發(fā)票的真實情況。
誤區(qū)二
誤認為通過掃描的方式錄入信息生成的電子表格就是發(fā)票原件的電子歸檔了。
注意：這個誤區(qū)主要出現(xiàn)在老財務隊伍中，由于他們以前的歸檔方式都是采用紙質(zhì)的形式，初次嘗試電子歸檔，容易把掃描生成的票據(jù)費用表格當成發(fā)票原件的歸檔。
需要注意的是掃描識別上傳內(nèi)容生成的電子表格只是數(shù)據(jù)信息的錄入產(chǎn)生的數(shù)據(jù)電子清單，就是一張簡單的費用報表，并不是發(fā)票原件的歸檔。就拿發(fā)票小工具來說，員工或是會計上傳發(fā)票生成臺賬只是發(fā)票報銷的一小部分，會計還可通過發(fā)票小工具進行發(fā)票原件的電子歸檔，進一步完成發(fā)票管理工作。
誤區(qū)三
誤將電子發(fā)票的格式進行轉換
注意：電子發(fā)票目前有兩種格式，PDF和OFD兩個版本，很多報銷人員對發(fā)票的格式?jīng)]有重視，出現(xiàn)了很多錯誤的操作，在這兩個版本間隨意切換。
01、把原本的OFD版變成了PDF版本進行報銷
注意：發(fā)票原件只有一個版本，如果替換了格式，那么所得到的發(fā)票就不再是電子發(fā)票原件，也就不宜進行發(fā)票原件的歸檔了。
02、電子發(fā)票原件下載時，選擇了“PDF預覽版下載”
注意：“PDF預覽版下載”，下載得到的并不是發(fā)票原件，它只是該發(fā)票的圖片格式。這也是電子發(fā)票服務平臺考慮到報銷人直接下載OFD版報銷的話，還得單獨下載查看OFD格式的閱讀器，操作起來就比較麻煩了。于是，為方便大家的使用，電子發(fā)票平臺就加入了PDF格式。
發(fā)票原件的正確下載方式：
電子發(fā)票原件歸檔存在的誤區(qū)就是這些了，不知道會計們在實踐中遇到過幾個誤區(qū)了，還遇到哪些棘手的問題？發(fā)票小工具，和會計們一起解決發(fā)票管理中報銷難題。
