首先，單位想給職工建立檔案，單位必須有建立檔案和管理檔案的資質(zhì)，對(duì)于這一點(diǎn)，《檔案管理法》是有嚴(yán)格的具體規(guī)定的。
沒(méi)有管理檔案資質(zhì)的單位，是不可以建立和管理檔案的。
職工檔案的建立，是從職工參加工作起開(kāi)始建立。
對(duì)于新參加工作的職工，檔案中的第一份資料就是，招工調(diào)配令和招工登記表，身體體檢表，如果是有中專以上學(xué)歷的學(xué)生，還需要有派遣證，畢業(yè)證復(fù)印件，入團(tuán)、入黨申請(qǐng)書(shū)，審批表等資料。
上述這些資料，都是職工一參加工作就開(kāi)始放進(jìn)檔案里的資料。
進(jìn)入單位以后，單位會(huì)首先讓職工填寫(xiě)職工登記表，履歷表，有的單位還會(huì)填寫(xiě)上崗登記表。
之后的工作中，如果職工考取了技術(shù)等級(jí)證或獲得了省市勞動(dòng)模范等榮譽(yù)后，單位還會(huì)將職工獲得的技術(shù)職稱審批表，榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀等資料，也都放進(jìn)職工的檔案里。
如果職工是合同制工人，還要將職工與企業(yè)簽訂的勞動(dòng)合同，漲工資的工資表等等，都放進(jìn)職工的檔案里。
總之，單位人事部門的工作人員，會(huì)將記錄職工在單位工作過(guò)程的一切資料都放進(jìn)職工的檔案中，做為職工工作經(jīng)歷的記載。
這些記錄職工工作經(jīng)歷的資料，用一個(gè)檔案袋裝起來(lái)封好，就是職工一生的檔案。
