IMG運(yùn)動(dòng)經(jīng)紀(jì)公司及IMG國(guó)際管利顧問(wèn)公司創(chuàng)辦人馬克·麥考梅克說(shuō)：誰(shuí)經(jīng)常向我匯報(bào)工作，誰(shuí)就在努力工作;相反，誰(shuí)不經(jīng)常匯報(bào)工作，誰(shuí)就沒(méi)有努力工作。
由此也可以看出，日常工作中，及時(shí)匯報(bào)工作室多么重要的一件事，但事實(shí)是工作中的很多人卻并不知道該如何正確匯報(bào)。于是經(jīng)常發(fā)生下面這一幕。
你拿著厚厚的資料走進(jìn)經(jīng)理辦公室，說(shuō)：經(jīng)理，您讓我做的統(tǒng)計(jì)我做完了，我先到銷售部門(mén)去要數(shù)據(jù)，銷售部門(mén)都在忙著，然后我想著倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨記錄更準(zhǔn)確，于是又去了后勤要數(shù)據(jù)……
這時(shí)，老板一臉煩躁地說(shuō)：說(shuō)重點(diǎn)！
員工向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作
為啥明明你口若懸河，而老板卻壓根不想聽(tīng)，問(wèn)題出現(xiàn)在哪里呢？因?yàn)閱T工和領(lǐng)導(dǎo)的思維方式不同。
一般來(lái)說(shuō)，員工是過(guò)程導(dǎo)向思維模式。過(guò)程導(dǎo)向思維模式就是指，在匯報(bào)工作中，會(huì)不由自主地說(shuō)，這個(gè)活我是怎么干的，調(diào)動(dòng)了多少資源，投入了多少心血等等。
比如上面說(shuō)到的你告訴領(lǐng)導(dǎo)先去銷售部要了數(shù)據(jù)，又去要了發(fā)貨記錄。這些你都是站在自己的角度，把整個(gè)過(guò)程匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。但這不是領(lǐng)導(dǎo)系那個(gè)藥的。
那領(lǐng)導(dǎo)是那種思維模式呢？領(lǐng)導(dǎo)是結(jié)果導(dǎo)向的思維模式。結(jié)果導(dǎo)向思維模式就是只關(guān)心目標(biāo)的完成情況，哪些地方需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、授權(quán)，什么時(shí)候能完成目標(biāo)。
員工和領(lǐng)導(dǎo)不同的思維模式
既然自己匯報(bào)的并不是領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)，那也就難怪領(lǐng)導(dǎo)一臉不耐煩的樣子了。怎么才能讓領(lǐng)導(dǎo)耐下性子，仔細(xì)聽(tīng)我們的匯報(bào)呢？這需要從匯報(bào)內(nèi)容、匯報(bào)形式和匯報(bào)時(shí)機(jī)三方面入手：
一、采用KPT匯報(bào)法，聚焦匯報(bào)內(nèi)容
KPT工作法，深受日本有“經(jīng)營(yíng)之神”之稱的松下幸之助的推崇，內(nèi)容十分簡(jiǎn)單，人人都能學(xué)的會(huì)。
日本有“經(jīng)營(yíng)之神”之稱松下幸之助
K是指Keep，也就是保持，不僅指我們工作進(jìn)度，還有在工作中取得的成績(jī)和值得發(fā)揚(yáng)的經(jīng)驗(yàn)。 P是指Proble，也就是難題，比如工作中遇到的問(wèn)題，哪些地方需要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)、協(xié)調(diào)。 T是指Try，也就是嘗試，這也是最重要的地方，你需要準(zhǔn)備要解決方案，告訴領(lǐng)導(dǎo)該打算怎樣做。
總的來(lái)說(shuō)，在匯報(bào)工作的時(shí)候，我們要讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問(wèn)答題。遇到問(wèn)題，千萬(wàn)不要問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)：這個(gè)事該怎么辦？如果碰到暴躁的領(lǐng)導(dǎo)，甚至可能說(shuō)我怎么知道怎么辦？！我要知道怎么辦，要你干啥？你就只會(huì)干活，啥都讓我想？
所以，我們?cè)趨R報(bào)問(wèn)題的時(shí)候，最好給領(lǐng)導(dǎo)提供ABC三個(gè)方案，再分析出每個(gè)方案都有什么優(yōu)缺點(diǎn)，最后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)選擇一種方案。就算自己想不出三種方案，提出一種方案也是可以的。
李開(kāi)復(fù)剛剛?cè)肼毼④浀臅r(shí)候，比爾·蓋茨召開(kāi)會(huì)議，商量為什么李開(kāi)復(fù)所在的項(xiàng)目組效率最低，應(yīng)該做出什么樣的改變。其他參會(huì)人員發(fā)言的時(shí)候都支支吾吾，不切重點(diǎn)。
創(chuàng)新工場(chǎng)董事長(zhǎng)兼首席執(zhí)行官-李開(kāi)復(fù)
輪到李開(kāi)復(fù)發(fā)言的時(shí)候，他說(shuō)：在我們這個(gè)公司里，員工智商比誰(shuí)都高，但是效率比誰(shuí)都差，就是因?yàn)閯?dòng)不動(dòng)就改變，把剛剛熟悉的同事再拆分，重新組建團(tuán)隊(duì)，這樣不顧及成員的感受和想法，不利于培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)之間的默契和信任，所以我的建議就是什么都不變！
這樣，直接給比爾·蓋茨提供了意見(jiàn)，當(dāng)然最終也得到了認(rèn)可。
你看，這種KPT匯報(bào)辦法不僅簡(jiǎn)潔明了，而且層次清晰，在日本幾乎已經(jīng)成了匯報(bào)工作的標(biāo)準(zhǔn)模板。所以，我們?cè)趨R報(bào)工作時(shí)，也要分清側(cè)重點(diǎn)，從進(jìn)度、問(wèn)題、方案三方面精準(zhǔn)下手，而不是漫無(wú)邊界地亂匯報(bào)。尤其要注意提出方案，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題。如果自己一點(diǎn)方案和思路都沒(méi)有，就不要怪領(lǐng)導(dǎo)脾氣暴躁大動(dòng)肝火了。
二、3個(gè)重點(diǎn)*30秒，限制匯報(bào)時(shí)間
匯報(bào)工作時(shí)，千萬(wàn)不要手頭所有的事情一股腦的都拋給領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)槲覀兇竽X的容量是有限的。如果你不分重點(diǎn)，沒(méi)有層次的把所有信息，都拋出去，領(lǐng)導(dǎo)不僅記不住你說(shuō)了啥，還會(huì)因?yàn)槟銢](méi)有重點(diǎn)的匯報(bào)而大發(fā)脾氣。
我們?nèi)祟惖挠洃浂加袀€(gè)局限性，被稱為神奇數(shù)字7，它的意思就是說(shuō)我們?nèi)说拇竽X最多一次只能處理7件事，其實(shí)7都是多說(shuō)了，我們普通人的大腦，一次處理3件事就很厲害了。
所以我們?cè)趨R報(bào)工作的時(shí)候，一次匯報(bào)的事情不要超過(guò)三件。
知道了每次該匯報(bào)多少內(nèi)容，那每個(gè)內(nèi)容需要多少時(shí)間呢？麥肯錫公司提出了著名的30秒電梯法則。
30秒電梯法則是指在和領(lǐng)導(dǎo)共乘電梯的30秒內(nèi)，就能夠匯報(bào)完一項(xiàng)工作。也就說(shuō)你要在30秒的時(shí)間內(nèi)，把工作遇到的問(wèn)題和解決方法匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。
30秒電梯法則
比如你要給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一項(xiàng)增加市場(chǎng)份額的方案，就不要把重點(diǎn)放在競(jìng)品分析，數(shù)據(jù)調(diào)查上，而是應(yīng)該直切要害，告訴領(lǐng)導(dǎo)你準(zhǔn)備從哪些方面入手，怎樣布局市場(chǎng)，怎樣擴(kuò)大銷量等等。
這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)看起來(lái)嚴(yán)苛，卻能保證自己始終將重點(diǎn)聚焦在最重要的事情上，防止漫無(wú)目的地高談闊論讓領(lǐng)導(dǎo)失去耐心，從而自己也失去了匯報(bào)工作的機(jī)會(huì)。
所以我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)，不僅要注意每次匯報(bào)的事情不能超過(guò)三個(gè)，也要有意識(shí)鍛煉自己的總結(jié)概括能力，將每個(gè)重點(diǎn)壓縮到30秒內(nèi)，這樣才會(huì)簡(jiǎn)明扼要，有效率地進(jìn)行匯報(bào)。
三，匯報(bào)工作，請(qǐng)務(wù)必抓住星期五10點(diǎn)的黃金匯報(bào)時(shí)機(jī)
不管是匯報(bào)什么樣的工作，找準(zhǔn)匯報(bào)時(shí)機(jī)是很重要的。要是你總是在領(lǐng)導(dǎo)繁忙的時(shí)候去匯報(bào)，再好的方案也容易被忽略。所以選擇好的時(shí)機(jī)，才能幫助你更高效達(dá)成母的。
德比·莫斯考維茨是加拿大心理學(xué)家、麥吉爾大學(xué)教授。她曾經(jīng)根據(jù)人一周的行為規(guī)律畫(huà)出了一副一周工作節(jié)律圖。工作節(jié)律圖大體含義就是一周的前半部分，人的精力比較旺盛，行為比較嚴(yán)苛、冒進(jìn)。一周的后半部分，人的精力逐步下降，更容易通融。
一周工作節(jié)律圖
一周工作節(jié)律圖，對(duì)應(yīng)到每一天，是這個(gè)樣子的：
星期一：工作成堆、非誠(chéng)勿擾
星期二：匯報(bào)計(jì)劃的好時(shí)間
星期三：超人總動(dòng)員，領(lǐng)導(dǎo)心很煩
星期四：“黎明前的黑暗”，領(lǐng)導(dǎo)易妥協(xié)
星期五：最奇妙的溝通時(shí)機(jī)
我們不難看出，日常溝通的好時(shí)機(jī)就是周五。
具體到每一天來(lái)說(shuō)，最好的匯報(bào)時(shí)機(jī)是上午10點(diǎn)。一般人都是上午精力比下午旺盛。上午十點(diǎn)鐘，基本領(lǐng)導(dǎo)剛剛處理完重要緊急的事情，正在抻懶腰放松休息，相對(duì)來(lái)說(shuō)有時(shí)間，心情也比較放松。
找準(zhǔn)時(shí)機(jī)匯報(bào)，讓你事半功倍
所以日常匯報(bào)中，星期五上午10點(diǎn)，這個(gè)黃金時(shí)間一定不要錯(cuò)過(guò)。
當(dāng)然，意外事件就不必等到星期五上午10點(diǎn)了，肯定是越迅速越好，千萬(wàn)不要以為意外事件是小事，自己可以稍微遮蓋掩飾下去，因?yàn)椴粌H紙包不住火，領(lǐng)導(dǎo)早晚有一天會(huì)知道。而且什么是大事，什么是小事，只有領(lǐng)導(dǎo)本人說(shuō)了算，自己隱瞞不報(bào)，就是別樣的越權(quán)。
都說(shuō)干得好不如說(shuō)得好，那是因?yàn)樵诠ぷ髦胁欢_的匯報(bào)方式。匯報(bào)中，可以采用KPT匯報(bào)模板，分析工作進(jìn)度、工作難題、以及提出解決方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇。還有要注意的是一次匯報(bào)的內(nèi)容不宜超過(guò)三個(gè)，每個(gè)工作時(shí)間最好不要超過(guò)30秒。匯報(bào)日常工作時(shí)，周五上午10點(diǎn)是黃金時(shí)間，當(dāng)然有意外情況和突發(fā)事件時(shí)，要隨時(shí)匯報(bào)，不可耽擱。相信做到這些，你不僅能干得好，也能說(shuō)得好！
