職場人士辦理退休時基本上是由用人單位的人力資源部門協助辦理，個人只需要提交相關的資料，這些資料中包括社保部門規定必須提交的內容，每個地方對于資料內容的要求不完全相同。
但也不排除有的規模比較小的民營企業，單位沒有專業的人力資源管理部門，單位也不會協助員工辦理退休手續，所以只能自己去當地的社保部門辦理退休手續；靈活就業人員基本上都是自己到參保地的社保機構去辦理退休手續。
在辦理退休時，核定每個參保人的繳費年限，這是最基本的流程，之所以要核定繳費年限，主要是看參保人的繳費年限是否達到辦理退休的要求，是否符合辦理退休的條件等。我國對于退休條件的規定主要是兩條，一是養老保險的來累計繳費年限達到15年，達到法定的退休年齡。在累計繳費年限中包含了視同繳費年限和實際繳費年限。
對于繳費年限的核定，主要是根據參保人的繳費記錄來確定的，但對于視同繳費年限，只能根據個人檔案記載的工作年限的來確定，工作年限就是我們常說的工齡。
對于工齡的認定，這是一個政策性比較強的問題，同時也涉及到參保人的切身利益，不管是社保部門還是職工個人都是高度關注的。
視同繳費年限的認定主要以工齡的認定作為前提，所謂工齡的認定，主要是指在養老保險制度實施之前，國家承認的連續工齡或是工作年限。國家承認的連續工齡或是工作年限涉及到很多因素，比如企業的性質，本人的是否屬于國家正式職工，成為正式工之前工齡的認定等。
對于個人去社保部門辦理退休的人員，不管是民營企業的職工還是靈活就業人員，凡是具有國家承認的連續工齡的人，都需要由社保部門進行認定。社部門認定的依據就是個人人事檔案。
在辦理退休時，除了本人的身份證、社?？ā⒄掌ⅹ毶优C等社保部門要求的基本資料以外，凡是有視同繳費年限的人，比如過去當過兵的人，上山下鄉過的城市知識青年，過去在國有企業，機關事業單位工作過，本人辭職離職的人，在辦理退休時都涉及到視同繳費年限的認定。
要認定視同繳費年限，那就必須提交本人的人事檔案，個人人事檔案不管是在哪里保管，只要不是單位辦理退休而是由個人去辦理退休的，個人檔案的提取需要有一個合法的流程。
不管個人人事檔案是在哪里保管，都需要出具提檔函才能提取個人檔案，如果是在本單位管理的人事檔案，需要出具人事檔案提取手續，如果檔案是在原來的單位管理，或是第三方檔案管理機構管理的，需要到社保部門開具提檔函才能正常提取檔案。
由于沒有提檔函就無法提取檔案，所以第一步就是要去社保部門申請開具提檔函，第二步是憑提檔函到檔案管理部門提取檔案，需要注意的是，檔案提取以后千萬不要好奇自己偷偷打開看，如果有打開的痕跡，社保部門是不認可的。
檔案提取以后，要和其他的退休資料，比如退休申請表，身份證、社保卡等資料的復印件裝在一個文件袋里，提交給社保部門簽收，社保部門簽收以后，認為資料齊全了，從受理資料開始，就算正式提交了退休資料。
對于視同繳費部分，社保部門要根據個人檔案的記載逐項核對，然后確定的自己的工齡是多少年，確認以后需要本人簽字；如果社保部門認為有的工齡無法確認，或是不能確認，需要提交補充資料的，那就需要本人去查找相關的歷史資料來印證，比如單位檔案中和自己有關的部分等。
遇到這種情況，一定要向社保部門的工作人員咨詢清楚，是哪一段工齡不能認定，為什么不能認定，文件依據是什么，需要自己補充哪些資料，怎樣去找這些資料等。有效溝通是解決問題的有效手段，避免做無用功。
綜上所述，個人去社保部門辦理退休時，涉及到視同繳費年限的認定，最關鍵的資料就是個人人事檔案。個人人事檔案的提取需要辦理提檔函。原單位還存在的，提檔函由原單位出具，沒有單位的，提檔函由社保部門出具。只有通過正規手續提取的檔案，才能得到社保部門的認可。
